“关停并转企业”会计档案亟待盘点整理

张益君

（江苏文峰集团办公室，江苏南通，226007）

上世纪90年代以来，随着我国改革开放的不断深入，不少国有企业、集体企业在计划经济向市场经济过渡的过程中，不能适应发展形势的要求，逐步被市场所淘汰，走向“关停并转”。这些企业的职工虽然早已进行调配分流，企业资产也相继作了处置，但企业遗留下来的档案，特别是会计档案很多还没有进行盘点整理。这些企业虽不复存在，但企业会计档案的历史凭证作用并没有消失，它在反映企业经济往来、处理经济纠纷、涉及民生利益等方面仍然具有重要的证据作用。因此，做好“关停并转企业”会计档案的盘点整理，其意义不言而喻。

一、“关停并转企业”会计档案盘点整理已成当务之急

近年来，“关停并转企业”的会计档案经常被查阅利用，有的是为解决经济纠纷寻找证据而来，有的是为房产登记查找原始票据而来，有的是为办理退休手续证明自己工龄而来，等等。查找利用的目的可以说是多种多样，查找利用的人数也呈逐步增加趋势。可是这些档案早已物非原主，而且有的是几易其主。因此，无论是这些档案的管理者，还是利用者，他们面对一堆堆、一捆捆、一袋袋或一箱箱杂乱无章、满是灰尘的会计档案，往往是无从下手，要找到想要的材料简直是大海捞针，相当困难。这是历史遗留问题，也是当前亟待解决的一个问题。尽快对这些档案进行盘点整理、登记造册、上架归位，为需求者提供利用服务，已成为当务之急，也是档案工作者的应有职责。

二、从“关停并转企业”会计档案特点出发做好盘点整理工作

“关停并转企业”在“关停并转”之初，往往重视人员的分流安置、资产的交接处理等工作，而对企业档案一般都搁置一边，无暇过问。尤其是会计档案，由于数量多、内容杂、利用频次低，就像一个烫山芋，无人愿接，无人愿管，包包扎扎墙角放，虫蛀鼠咬任由它。因此，“关停并转企业”的会计档案普遍都存在着时间跨度长、材料较为杂乱、完整性差等问题。

“关停并转企业”的会计档案带有历史档案性质，我们对它进行盘点整理，首先要有一个重新鉴定的过程。

一是在初步考察企业发展历史沿革的基础上，对所有的会计档案进行一次全面盘点，包括凭证、账簿、报表等要按种类进行分类，按时间顺序进行梳理排队。通过盘点，摸清档案的齐全完整和质量好坏情况。本着对历史负责的精神，对短缺的档案要通过有关单位部门想方设法给予查找弥补，尽可能收集齐全；对确实难以找到的档案（少年缺月的凭证、账簿等）或损坏严重、无法修复利用的档案等，要做好相关统计和情况记载，以便日后备查。

二是根据会计档案保管期限要求和档案价值属性，对这些档案进行认真鉴定，作出取舍和处置安排。

三是对要销毁的档案进行登记造册，制出清单；对要保留的档案，如原来没有全宗号的，重新确定全宗号，并视情做好保管期限划分，以及重新包角、装订、修复、编号、贴标签等处理。

对重新整理好的档案，要做好编目编号、档案系统电子录入等工作，要让其进“室”、进“馆”，并制成纸质与电子双重检索工具，为方便查阅利用创造条件。

三、“关停并转企业”会计档案盘点整理要注意的有关问题

1.要统一思想认识，下决心做好盘点整理工作。

据了解，目前仍有不少单位和部门对“关停并转企业”会计档案是否要进行盘点整理还心存疑虑，拿不定主意，总认为这些企业早就“关停”、早就“并转”，再重新整理这些会计档案没有必要；再说这些企业的会计档案本身利用率就不高，花费一定的财力、人力进行整理有些得不偿失。这是认识上的误区，也是不应该有的态度。这些企业虽然已经“关停并转”，但它们在历史上曾有过辉煌，对国家和社会有过贡献，整理好会计档案，并提供利用，能从一个侧面展示企业的发展历史，也是企业档案完整性要求的体现。这些会计档案利用率不高，并不代表没有利用需要。“关停并转企业”职工是社会的弱势群体，让沉睡多年的档案为他们提供查阅利用，无疑起到了雪中送炭的作用。所以，一定要提高认识，统一思想，下决心把“关停并转企业”会计档案整理好，让它在服务民生中发挥应有的作用。

2.在盘点鉴定的过程中，要切忌“一刀切”。

“关停并转企业”会计档案，是企业在存续期间经济业务状况原始而真实的记录。这些档案一般都普遍存在整理滞后多年的问题。所以，在整理的过程中，应区别于一般性、常规性会计档案，以历史的辩证的观点来分析对待。在档案的鉴定、材料的取舍上，不能怕麻烦、图省事，搞“一刀切”。在涉及保管期限等方面，要具体问题具体分析，灵活处理。对涉及财务管理、经营分析等属于文书档案范畴的材料，要另行组卷。特别要注意的是，对原分散装订在凭证中的企业各年度、各月份的“职工工资表”，要完整抽取出来，单独装订，永久保存。这是反映职工从业经历的重要依据，也是会计档案查找利用最多的一项内容。

3.要加强组织领导，确保盘点整理工作有序进行。

“关停并转企业”会计档案的盘点整理是一个系统工程，也是一项“苦脏累”的艰苦工作，必须组织专项整理队伍，有组织、有计划地进行。目前社会上有不少单位或部门聘请专业档案服务机构进行盘点整理，双方制定合约，最后以整理好的档案来计件付费，这也不失为一个很好的办法。但是，作为“关停并转企业”会计档案的管理方、发包方，不能一“请”了之、一“包”了之，而要明确盘点整理工作的负责人、联系人，及时掌握盘点整理工作动态，实时做好盘点整理工作的沟通指导和配合工作，为盘点整理提供应有条件，确保盘点整理工作有序进行，同时加强盘点整理过程中的安全保密防范工作，从而达到盘点整理的质量和进度要求。