数字档案馆项目风险管理的理论及作用分析

吴沅微 颜祥林

（南京大学信息管理学院，江苏南京，210046）

1 引言

随着档案信息化建设的开展和逐步深入，数字档案馆建设已成为了全国范围内档案信息化建设的重点工程。但是，数字档案馆的建设绝非易事，它是一项复杂的系统工程，涉及资源、技术、人员、资金、设施等诸多因素，需要档案管理部门、各业务部门、其他相关单位及人员的共同参与。正是数字档案馆建设的复杂性决定了其建设面临着很多的不确定性，这些不确定性即项目风险。在数字档案馆建设中必须注重风险管理，及时对风险因素进行识别、评估和分析研究，拿出可行性的风险控制策略。

2 数字档案馆项目与风险管理

按照PMI（Project Management Institute，美国项目管理协会）的定义，“项目是为提供某项独特产品、服务或成果所做的临时性努力”。［1］数字档案馆项目则是围绕数字档案馆的建设、运行和维护所做的一系列的努力工作。风险管理即数字档案馆项目管理组织对项目可能遇到的风险进行规划、识别、估计、评价、应对、监控的动态过程，力求以科学的管理方法实现最大的安全保障。风险管理做得好，就能够有效地规避和解决数字档案馆项目建设进程中的风险因素，保证项目的顺利开展。

2.1 风险管理的本质

风险管理是对项目风险从识别、分析乃至采取应对措施等一系列过程的管理工作，它包括将积极因素所产生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化两方面的内容。风险管理的目的是要在风险成为影响项目成功的威胁之前，识别、着手处理并消除风险的源头［2］。

2.2 数字档案馆项目与风险管理的关系

对风险管理的研究开始于第一次世界大战以后，当时国际局势复杂、社会矛盾尖锐，风险事故频发，西方国家的一些大型企业开始思索风险管理的问题。德国比较早的建立了风险管理的系统理论，而美国也在经历了严重的世界性经济危机之后，于1932年成立纽约保险经纪人协会，定期讨论风险管理的理论和实践问题，此举标志着风险管理科学的兴起。20 世纪60年代以后，美国、日本、英国相继成立了专门的风险管理协会；在欧美等国，风险管理知识通过课堂得以普及［3］。目前，风险管理的应用领域已扩展至金融、投资、生产、医疗、天气、项目等诸多领域。由于数字档案馆项目在我国发展至今还不够成熟，风险管理在这一领域内进行运用，可以针对数字档案馆项目的具体特点发展出新的理论和方法，从而推动自身的理论和实践发展。数字档案馆项目是一项复杂的系统工程，所涉及到的知识领域较广，需要较大的资金、技术、人员投入，因此存在着很多不确定性，这些不确定性就是风险，只有对这些风险进行系统的管理，才能保证数字档案馆项目的顺利开展和成功运行。

3 实施风险管理的制度背景和理论依据

在数字档案馆建设项目中实施风险管理绝不是凭空臆想出来的，是有一定的制度背景和理论依据作支撑的。

3.1 实施风险管理的制度背景

2009年年末，国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）历时五年在广泛收集各国风险管理成果的基础上，发布了适用于各种组织的风险管理国际标准ISO 31000:2009 和ISO/IEC 31010:2009 等系列标准。截至2011年年底，ISO 风险管理标准一族共包含如下三个正式标准：ISO Guide 73:2009 风险管理术语；ISO 31000:2009 风险管理原则与指南；ISO/IEC 31010:2009 风险管理技术。其中，ISO Guide 73:2009 为阅读和理解族里的其他标准提供术语的定义和解释；ISO 31000:2009 是风险管理标准一族的核心，它为风险管理明确了原则、框架和过程；ISO/IEC 31010:2009 侧重于风险评估方法与技术，是读者使用ISO 31000:2009 时的技术补充［4］。我国也有自己的风险管理国家标准：GB/T 24353-2009 风险管理原则与实施指南。此标准提供了风险管理的原则和通用的实施指南，适用于各种类型和规模的组织。但具体实施仍需取决于各组织的实际需要和具体实践。《数字档案馆建设指南》第五部分——保障体系建设中也明确提出为保障数字档案馆的信息安全就必须遵守GB/Z24364-2009《信息安全技术信息安全风险管理指南》，这其中的主要内容即风险管理概述，认为风险管理主要包括以下步骤：背景建立——风险评估——风险处理——批准监督——监控审查——沟通咨询——信息系统规划、设计、实施、运维、废弃阶段的信息安全风险管理。

3.2 项目管理理论

项目管理贯穿于项目的整个生命周期，它是一个运用科学有效的管理方法对项目进行计划、组织、指导和控制的过程。由于项目开展过程中具有很多的不确定性，因此项目管理的一个主要方面就是对项目中的不确定性和风险因素进行科学管理［5］。项目风险管理是指项目管理组织对可能遇到的风险进行计划、识别、估计、评价、应对、监控的全过程。根据项目风险有无预警信息，项目风险管理理论可分为两种：一种是针对无预警信息项目风险的管理方法和理论。无预警信息项目风险的管理控制主要有两种方法，即消减项目风险后果的方法和项目风险转移的方法（例如通过外包转移风险）。项目风险管理的另一种理论和方法是针对有预警信息的项目风险，此类项目风险事先是可以进行预测的，所以可采取跟踪风险的发展变化情况的方法来控制这种项目风险［6］。

3.3 风险管理理论

按照ISO 风险管理标准ISO Guide 73：2009 的定义，风险管理是指针对风险所采取的指挥和控制组织的协调活动。风险管理是项目管理中至关重要的一个环节，按照其实施的严格程度，可将其分为六级水平。［7］第一级：不可见的风险管理，是指在项目管理中没有明确的风险管理概念，风险管理隐含在整个项目管理的进程中；第二级：临时风险管理，是指在项目管理过程中出于不可抗拒的原因而偶尔进行的风险管理活动。第三级：形式风险管理，是指在项目管理进程中，开展了风险管理活动，并且这部分活动也体现在了项目进度报告之中，但是在项目最初的计划和最终的总结报告没有体现。第四级：必需的风险管理，是指在项目管理过程中，对风险管理提出了一定的要求，需要频繁地报告、更新和追踪风险管理计划和风险清单。第五级：有支持的风险管理，是指项目管理中纳入风险管理的具体内容，明确了风险管理的方法、过程及工具。第六级：精炼风险管理，是指在项目管理中，有系统地进行风险管理的过程。

4 风险管理在数字档案馆建设的作用

作为数字档案馆项目管理的重要环节，数字档案馆项目风险管理对保证项目成功实施具有重要的作用，具体包括以下几点：

4.1 提高项目成功率

数字档案馆项目整个生命周期内，风险时时刻刻存在，一旦出现风险，就很有可能对整个项目构成威胁和损害，不利于项目的顺利实施。而数字档案馆项目风险管理通过在项目初期进行风险分析，并提出有效的风险规避策略和风险应对预案，能够降低整个项目的失败概率，避免返工造成的资源浪费。

4.2 增加团队健壮性

风险管理的一个首要环节是对风险因素进行分析，在对风险进行分析的时候，团队的成员能够对可能存在的风险因素进行全面细致的了解。这样有助于大家对各种潜在的困难事先做好心理准备，不至于出现受挫后整体士气低落的情况。在团队成员对整个项目的风险进行分析、评估和规避的过程中，也能够很好地联络大家的感情，增加团队成员的集体融入感，有助于团队的团结。

4.3 提升管理者水平

在管理者统筹规划整个数字档案馆项目风险管理的过程之中，各方面的素质都得到了全面的考验和提升。由于整个风险管理过程涉及知识面广，这就要求管理者对各方面的知识都有所了解；风险管理团队里有很多成员，这些成员之间必须协同努力，把各自的工作环节有效地衔接起来，这就对管理者的组织协调能力提出了很高的要求。在整个风险管理过程中，管理者也必须要不断总结以往项目的经验教训，并积极采纳先进的科学技术和管理知识。

4.4 提供经验教训

数字档案馆项目风险管理能够为以后相类似的项目提供风险分析、评估和管理等方面的资料和经验，能够帮助改进将来的数字档案馆项目风险管理方法，提高管理水平。目前，我国数字档案馆建设起步尚早，至今也没有形成一套完善的评估标准和一个标准的范本，数字档案馆项目风险管理将有利于数字档案馆项目引入的顺利开展，为以后的数字档案馆项目提供不只是风险管理方面，也包括整个项目进程中的管理方法和经验教训。

5 风险管理在数字档案馆项目建设中实现作用的路径分析

鉴于风险管理在数字档案馆项目建设中的重要作用，必须通过多种途径，实现风险管理在数字档案馆建设中的作用，以推动数字档案馆建设的进程。

5.1 提升风险管理意识

数字档案馆建设目前在我国正如火如荼地开展，但是由于数字档案馆建设至今仍缺乏统一的概念和顶层设计，究竟什么才是有效、合理的数字档案馆项目建设方法至今仍没有一致的观点，这就很容易导致各单位在进行数字档案馆建设中各行其是，缺乏科学方法的指导。风险管理理论发展至今，在金融、软件等领域已取得了很好的成效。事实证明，风险管理在整个项目管理中的作用是至关重要的，行之有效的风险管理能够减少和规避项目进程中风险因素带来的损害。因此，在实施数字档案馆项目之时，项目负责人应该提升风险管理意识，将风险管理纳入数字档案馆项目管理之中，充分吸收和借鉴风险管理在其它领域的经验和成果，以推动数字档案馆项目的顺利开展。

5.2 构建完善的风险管理体系与框架

风险管理之所以在其它专业领域的项目管理中发挥了重要的作用，引起了各个领域的广泛重视，最关键的还在于风险管理自身的体系框架的构建。单凭理论知识是很难取得良好的实际应用效果的，完善的风险管理体系与框架才是指导风险管理实际应用中最关键的因素。由于风险的不确定性，人们很难充分识别出项目中所有的风险，在项目进程中，随时有可能出现以外的情况，而完善的风险管理体系与框架能够指导人们在项目管理进程中稳步推进风险管理的各项进程，把风险造成的损害控制在最小的程度。因此应根据数字档案馆建设的实际构建出真正适合数字档案馆项目建设的风险管理体系与框架，这样才能充分发挥风险管理的重要作用。

5.3 建立风险管理制度

为了提升人们的风险管理意识，充分发挥风险管理的作用，就有必要建立统一、完善的风险管理制度，以指导整个数字档案馆项目中的风险管理进程。建立风险管理制度的意义有以下几点：第一，提升人们的风险管理意识。如果有了完善统一的制度做保障，人们在进行数字档案馆项目建设的时候 就会加强对风险管理的重视，自觉地在项目管理中实施风险管理。第二，推动风险管理在数字档案馆项目中的开展。风险管理制度是一种顶层设计和上层指导，在目前普遍缺乏数字档案馆建设顶层设计的情况下，如果能建立起完善的风险管理制度，从某种意义上也就是建立了一种数字档案馆建设的范本。以此范本为指导，就能够很好地推动风险管理在数字档案馆项目建设中的实施，从而推动整个数字档案馆建设的进程。

5.4 吸纳和培养相关人才

在目前各级各类的档案馆中，人员的知识结构还是比较单一的，思想观念也比较保守。因此，要想充分发挥风险管理在数字档案馆建设中的作用，就必须吸纳和培养风险管理人才。根据风险管理的主要内容和数字档案馆建设的需要，可以归纳出风险管理人员共需要具备以下几点能力：第一，具备一定的档案专业知识。只有充分了解了数字档案馆建设的流程和需要，才能够发挥好风险管理的作用。第二，了解风险管理理论、框架、方法。风险管理人员要想充分发挥好自身作用，就必须掌握好风险管理的基本知识，从而融会贯通，将风险管理纳入到整个数字档案馆建设的框架之中。第三，具备创新精神。这是指风险管理人员要有创新思维能力，不能生搬硬套传统的风险管理理论。必须要针对数字档案馆的实际，开创出适合数字档案馆项目的一套风险管理理论、体系和方法。

［1］沈建明.项目风险管理［M］.北京：机械工业出版社，2012:2.

［2］郭宁.IT项目管理［M］.北京：人民邮电出版社，2012:243.

［3］沈双洁.数字档案馆项目风险识别和分析研究［D］.南京大学，2013.

［4］李素鹏.ISO风险管理标准全解［M］.北京：人民邮电出版社，2012:3.

［5］沈建明.项目风险管理［M］.北京：机械工业出版社，2012:6-7.

［6］郭宁.IT项目管理［M］.北京：人民邮电出版社，2012:244.

［7］方德英.IT项目开发风险管理——理论与方法［M］.北京：人民邮电出版社，

2008:31.