集中管理 数纸互备——全力开创税收档案工作新局面

孙 斌¹ 陈建华²

（1.国家税务总局税务干部进修学院，江苏扬州，225007；2.扬州市地方税务局，江苏扬州，225012）

遵循科学规范、安全集中、简便实用的原则，江苏省扬州地税局通过理念创新、机制创新，把税收档案管理改革作为税源专业化管理改革的一个有机组成部分，积极探索税收档案“集中管理、数纸互备、分级查阅”新模式，全力构建集中统一、规范高效的档案管理工作平台，取得了显著成效，并在省档案局行政执法检查中得到充分肯定。

一、深化改革，推行档案集中管理

1. 整合职能建立机构。税收档案的专业化管理，是税源专业化管理的必然要求，是税源专业化改革的一个重要环节。2013年，扬州地税局将原来分散在各个部门和单位的档案管理职能，进行了有效整合，成立了档案管理中心。各县（市、区）局均成立了相应机构，配备了专门档案人员，划拨了档案库房，添置了硬件设施。

2. 全面明确职责分工。税收征管资料由各基层征管单位明确专门人员负责收集、整理、录入、移交：纳服局负责收集、影印前台受理的纸质资料，管理分局负责收集、影印基础管理及调查核实类形成的资料，风险应对局负责收集、影印中等风险应对形成的业务资料，稽查局负责高等风险应对形成的资料；机关各处室将各自的业务资料和重大活动档案资料集中整理，统一移交；档案管理中心负责各单位档案资料的接受、校验、编号、归档、保管，数字档案按“一户式”归档，纸质档案按事项流水归档，实现了各类税收档案的统一管理、分级应用、规范一致。

3. 夯实档案制度建设。按照全新的税收征管流程，制订出台了《档案管理办法（试行）》《税收征管档案采集管理办法（试行）》《档案借阅利用制度》等，将各类涉税资料设为四级目录，共13 个大类，80个事项，212个子事项。

4. 规范资料传递流程。对税收征管资料的收集、整理、录入、移交、归档、保管、调阅等过程，制定出科学规范、系统完整、简便实用的管理流程。结合税收征管大集中系统，严格税收资料传递手续，建立资料传递清册和传递清单，清册实行按月装订，用于备查防止资料遗失。涉税管理事项涉及不同部门和单位的，按照“谁受理，谁影印”的原则，由受理单位进行影印、移交。档案管理中心接收时，对档案资料的完整性进行检查，并按事项对纸质资料与数字资料一致性进行逐一校验。

5. 细化档案考核责任。强化责任是搞好税收征管档案管理工作的保障。将资料收集、整理、录入、归档等工作，与岗位责任考核挂钩，列入个人绩效管理，通过应完成量和实际移交量等量化数据进行定期通报考核，加强沟通，明确职责，形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条，促使征管资料收齐无漏，及时归档。

二、严把四关，确保档案资料质量

1. 把好硬件关，管理保质量。数字档案方面，专门配备两台服务器，分别部署电子档案管理系统和档案数据库，确保电子档案的录入、查询高效有序。纸质档案方面，将五楼整层（536 平方米）分配给档案中心使用，做到办公、借阅、库房三分开，并按档案保管的特殊性要求改造了档案库房和阅档室，配置了98 组密集架，可存放档案9万多盒。同时，为档案库房配备了库房专用空调、灭火器、监控器等设备，库房建设符合“八防”要求。

2. 把好提醒关，预警保质量。首先，建立与业务处室的联动机制。与业务处室挂钩联系，掌握业务工作进度，把握工作结束时间节点，阶段性工作结束后，及时向档案采集单位发出档案移交提醒。其次，建立征管档案采集表跟踪机制。依据档案采集表列举的工作事项，按照各工作事项的特点，及时跟踪正常业务工作完成时点，提醒采集单位移交。第三，建立移交单位回访机制。每周与各采集单位进行沟通了解，掌握工作进展情况，提醒档案及时移交。

3. 把好对接关，协调保质量。首先，加强对接，纳服局是征管档案资料的重要来源，每天保持工作对接，遇到问题及时解决。其次，做好与征管业务部门的对接，对征管业务和系统方面的问题，及时进行沟通协调。第三，不断与市档案局对接，保证档案工作按规范开展。

4. 把好审核关，防控保质量。各部门移交资料时填写档案移交清单，档案中心根据送达的移交清单，确定应归档户数，按事项逐一比对，发现问题及时退回补正。校验无误后，在《移交清单》上签名确认。资料收集齐全后，根据年度档案目录，对业务档案进行分类、筛选和辨别，然后校验立卷归档。

2013 年以来全市共完成税收业务档案资料387320个事项，归档上架24333 个档案盒；数字档案的数据量已经达到2.1T。

三、强化利用，深挖档案内在价值

制定了税收档案借阅流程，规范税收档案查询工作。鼓励利用电子档案，充分利用纸质档案，对档案系统中已有的资料，纳税人无需重复报送。

1. 税务人员按权限查询。基础管理人员可以登录电子档案系统，依权限查阅本单位的电子档案信息；风险应对人员可以查阅进入应对环节的纳税人所有电子档案信息，无需审批。对于权限以外档案的调阅、借阅，由查阅人通过电子档案系统提交申请，档案中心按规定赋予查阅权限。目前，为机关各单位提供征各类档案资料580件次。

2. 外部人员依申请查询。对于纳税人及其他外部人员的查阅要求，实施“前台受理、内部流转、前台出件”的工作模式，即纳税人在办税服务厅提出档案查询申请，前台税务人员通过电子档案系统，发起查阅流程，经审批后推送到档案中心，档案中心查阅后，复印件送至前台。提高了服务效率。截至目前，查询契税现金完税证、拆迁协议163 件次，解决了纳税人因遗失资料而不能办理房产证的实际困难。