如何管理电脑资料？4招教你摆脱混乱

钟佳德

身处信息时代，是一种幸福，因为我们可以很廉价地获取大量免费的资料。但是当我们获得的资料越来越多的时候，资料的管理却往往让很多人头疼。电脑是我们存储资料的重要工具，如何整理并管理好电脑的资料便成为很多人关注的问题。本期小编就为大家总结了4个整理电脑资料的妙招，让大家摆脱资料管理混乱的窘状。

合理构建文件夹结构

电脑是以文件夹的形式存储资料的，文件夹便是文件管理系统的骨架，对管理电脑资料至关重要。因此，建立科学且适合自己的文件夹结构，是管理电脑资料的第一步。

文件夹是用来组织和管理磁盘文件的一种数据结构。其一般采用多层次结构（树状结构），在这种结构中每一个磁盘有一个根文件夹，它包含若干文件和文件夹。

在创建文件夹结构时需要注意，首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。其次，要保证文件夹的层级数不要超过4级别，文件夹数量不宜超过100个，而且文件夹结构一旦建成，就需要长期坚持，不要轻易修改和破坏结构层次。

此外，文件夹建立需遵循以下原则：1、每级目录尽量控制在7个文件夹左右，尤其是根目录不宜太多。2、假想任何文件都能够找到归属。比如朋友临时传来一张图片，你应该放到那里。3、每个文件夹下都预留一个临时文件夹，以防当新接收到的文件因为不知道如何归类而导致根目录无限扩张。

读者们可以根据文件夹建立原则，结合mindmanager（思维导图）设计属于自己的文件夹结构。mindmanager（思维导图）的结构与文件夹的层次结构相同，均采用多层次结构（树状结构），这有助于我们形成符合自己的文件夹结构。

科学命名文件

存储的资料最重要的就是找到它们为自己所用，因此，正确寻找到资料是我们管理资料的目的。目前，电脑本身也具备搜索信息资料的功能，也有很多实用的文件搜索管理软件供使用，比如能快速搜索到电脑信息资料的Everything软件。但是所有搜索工具均依据文件的命名进行搜索，用户也是使用关键词等进行信息资料的搜索，因此科学命名文件就显得尤为重要。

为文件夹和文件命名没有固定的形式，用户可以根据自己的喜好进行设置。但是科学命名文件却需要遵循一些原则。比如：命名规则统一、名称直观简短、可排序性等。

命名规则统一，即用户需要定制一个符合自己习惯的命名规则，每个文件命名时候均含有相同的规范模式，比如：所有文件均按照“数字”+“-”+“名称”的格式命名，如01-演讲比赛；02-书法比赛。依据统一的模式命名，既可以让用户快速地搜索文件关键词而找到文件，也可以让文件进行排序管理，方便用户查看。不过用户一旦确定了命名模式就不要更改，要坚持使用，这样才会有效果。

名称直观简短，即要求用户在命名文件时尽量让文件名称简短且能体现文件的内容性质，让人一看到这个文件名称就大概知道文件的内容。

可排序性，即文件名称中有能让电脑进行降序或者升序排列的符合名称，比如数字、日期等。我们可以加一些特殊的标示符，如在文件名称前加上一个“1”或“★”，这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面让经常使用的文件排在前面。充分利用排序管理文件能大大提升查找资料的效率。

当然用户也可以在命名文件时增加关键词，比如图片文件，统一按照“数字”+“-”+“图片”+“文件名称”的方式命名，如：“01-图片-春节烧烤”；音乐文件，则可以统一按照“数字”+“-”+“音乐”+“文件名称”的方式命名，如“00-音乐-XX专辑”。用户可以根据自己的喜好合理界定关键词，便于自己搜索和整理。

如图所示，该文件夹的命名方式统一采用“数字”+“文件名称”的形式统一命名，然后其“文件名称”是根据文件夹内容进行命名，让人直观地了解该文件夹里面的大致内容。文件名称中含有数字，因此可以对文件进行排序管理。

善用搜索工具整理信息

在整理资料的时候，搜索工具就必不可少了。合理运用搜索工具，将会大大提升整理资料的效率。小编在这里为大家介绍windows自带的搜索工具和Everything软件。希望对大家整理资料时能有所帮助。

以前的windows系统，电脑自身的搜寻体验并不好，但自从vista之後，受到google desktop search的刺激，微软的自身搜索已经很强了，速度可以比拟网络搜索。右图小编使用XP系统为大家演示下其自带的搜索功能。

当然，windows自带的搜索工具需要用户提前知道文件或文件夹的名称的关键字，这样才有助于用户快速搜索到想寻找的资料。但是对于不知道名称的文件就比较难搜索。因此小编在这里为大家演示一款快速搜索到电脑资料的Everything软件。Everything是速度最快的文件搜索软件，其速度之快令人震惊，百G硬盘几十万个文件，可以在几秒钟之内完成索引。

当然，使用Everything软件也要注意搜索技巧，这样可以让我们的搜索工作事半功倍。在Everything的搜索框中可以输入多个关键词，以空格分开，表示“与”，表示搜索结果要包括全部关键词。对应“与”的还有“或”（OR）运算，用半角竖线表示：|。当你不确信关键词的准确描述时，这种方式非常有用。

巧用云存储

电脑的硬盘容量都是有限的，如果不做好整理工作，很容易让电脑的存储空间爆满，严重影响使用体验。对于电脑上的资料，我们还可以巧用云存储工具为自己的电脑“减负”。目前，云存储技术已经发展得较为成熟，主流的云存储工具包括百度云、115盘、360云盘等。用户可以根据自身的喜好，选择一个适合自己的云存储工具整理电脑上的资料。

当然，使用云存储工具整理资料也需要注意一些技巧与细节。比如，要遵循构建科学文件夹结构、科学命名文件、加密文件。也许很多人问为何需要加密文件，那是因为云存储毕竟存在一定的安全风险，所以，适当的文件加密可以有效降低文件泄露的风险。在互联网时代，树立信息安全意识还是很重要的。

小编在此以360云盘作为例子演示一下如何运用云存储为电脑“减负”。360云盘有个好处就是空间足够大，用户可以将其作为存储自己一些不太重要却有用的文件。当然上传的所有文件需要适度进行加密。

灵活利用云盘可以有效实现存储自己电脑上的资料，当然使用云盘存储资料需要做好加密工作，除了压缩软件自带的加密功能，用户也可以选择其它加密软件对资料文件进行加密。当然为了防止信息资料丢失，用户可以将文件同时存放一份至另外一个品牌的云盘中，实现备份。小编不建议使用云盘自身的备份功能。