警院学员公安文秘素质培养——从基层公安机关实际需要出发

马万苓 刘哲 沈晓霞 孙国亮

（河北公安警察职业学院，河北石家庄050091）

【教育与教学研究】

警院学员公安文秘素质培养
——从基层公安机关实际需要出发

马万苓 刘哲 沈晓霞 孙国亮

（河北公安警察职业学院，河北石家庄050091）

目前，由于基层公安机关办公室人员认识偏差、自身素质不够高、办公室人才短缺等，均不同程度影响制约着公安机关工作的健康发展。办公室作为机关的一个重要部门，既是领导的参谋助手，又是承上启下、协调左右、沟通内外的中枢和桥梁，地位重要，作用突出，所以办公室人员必须提高自身的综合素质，才能胜任公安工作。本文主要围绕教学，改革创新，研究如何提高文秘学员的素质和能力，以期为基层公安机关培养高素质的办公室人员。

基层公安机关；文秘学员；素质培养

公安机关办公室人员也称公安内勤、公安秘书，是公安机关中帮助领导处理日常政务事务、负责撰制文书、管理文档、完成领导交办事项、提供综合性服务的人员。公安内勤往往是集办公室各类工作于一身，不仅担负着上传下达的桥梁、纽带作用，还履行着指挥、协调、服务和大量的文秘工作职能，工作量大、标准高、要求严格。随着社会形势的不断发展和社会大环境的变化，一些陈旧的观念、老套的办法已经不能适应当前公安机关办公室工作发展的需要，工作中暴露出的一些问题制约着办公室工作的健康发展。因此，公文写作教学团队需要开辟一条新的途径，为爱好写作且需要进一步提升综合能力的学员创造一个延伸学习、拓展能力的空间，为满足基层公安机关对文秘人才的需求搭建一个选人、用人的平台。鉴于此，河北警院开设了公安文秘特色教学班。

一、当前基层公安机关办公室人员现状

基层公安机关办公室工作多而杂，小而细，牵涉面较广，每件事情都关联着公安工作大局。对上，办公室要当好领导的参谋助手，起草大量的工作情况报告和领导讲话稿等公文；对下，办公室要将各项工作安排、部署传达下去；对内，办公室要将其“内务”打理得井井有条，讲求工作效率；对外，办公室要将公安机关的精神风貌、良好形象展现出来。因此，公安机关办公室人员工作量大，事务千头万绪。但是，由于人员认识偏差、自身素质不高、办公室人才短缺等问题的存在，均不同程度地制约影响着办公室工作的健康发展。

（一）基层公安机关文秘人才匮乏

根据我们在基层公安机关调研的情况了解到，办公室人员少，且能做办公室工作、做好办公室工作的人员更是凤毛麟角。当前基层公安机关迫切需要能把基层大事小情、先进事迹上报上去、宣传出去的“笔杆子”；迫切需要能办会、会接待、善协调、能处理来文和起草公文等综合性工作的办公室人员。

（二）部分公安机关办公室人员思想认识存在偏差

1.事项繁杂，忙于应付

目前，由于基层单位警力匮乏，工作无法细化分工，导致基层公安机关的办公室人员承担的事项多、任务重，每个内勤民警都要成为多面手，应付多项工作，这种交叉工作状态使从事内勤的人员身心疲惫，难免在工作中出现疏忽和漏洞。

2.他人不解，成绩不突出

办公室的工作大都是一些繁杂琐事，办公室人员整天忙忙碌碌，工作辛苦劳累，却得不到家属、同事甚至领导等多方面的理解，更不用说支持。嗓子说哑了，睡眠不足了，颈椎累弯了，头发变白了，功劳在哪？因此不少“伏案”民警产生了“畏惧写材料”、“被轻视、没有成就感”、“身心疲惫、难以应付”等消极思想。

（三）部分基层公安机关文秘人员综合素质有待提高

由于办公室工作事情多、回报少、付出多，工作辛苦而成绩又不显著，少数办公室民警的工作积极性不高，抱着“做一天和尚撞一天钟”的想法，故而长期以来，疏于学习，懒于钻研，发现和解决问题的能力不强，组织协调、沟通和处理事情的能力不高，不能安心工作，一心只想着找寻机会调出办公室。如此状况，办公室人员素质怎么能得到提升？又何谈为领导参谋、协助领导决策呢？

面对此种情况，作为培养公安文秘学员的教学工作者，该如何为基层公安机关培养高质量的专业文秘人才，使之真正成为一线的办公室栋梁之才，这是我们当前面临的重要问题，需要我们不断为之研究和探索。

二、基层公安机关办公室人员应具备的素质

清代王豫说过，“才不称不可居其位，职不称不可食其禄。”办公室作为单位的一个重要部门，既是领导工作的参谋助手，也是承上启下、协调左右、沟通内外的中枢和桥梁。因此，公安机关文秘人员素质的高低直接决定着办公室的工作效率，反映着办公室人员的精神面貌和公安机关队伍的整体形象，体现着整个机关的管理水平和工作作风。那么专业的公安文秘人员究竟应具备怎样的素质，才能胜任办公室纷繁复杂的工作，才能做到乐于付出、耐心坚守这份“不起眼”的工作？只有弄清这一点，我们在教学中才能做到因材施教，有的放矢。办公室人员需要具备的素质很多，但从办公室工作特点出发，最基本的素质应是政治素质、职业道德素质、作风素质、业务素质四个方面。

（一）敏锐的政治素质

1.政治敏感性

办公室是单位的核心部门，敏锐的政治素质，是搞好办公室工作的首要条件。公安文秘工作是根据党和国家的路线、方针、政策和法律法规、上级的指示精神以及领导的意图，结合本级本部门的实际情况，通过撰写各类文书，上情下达、下情上报。这些文书必须正确地体现党和国家的意志，体现人民的意愿，体现法律的意志。这就要求办公室工作人员必须在思想上、政治上、行动上同党中央保持高度一致，坚决执行党和国家的路线、方针、政策，坚决执行国家的法律法规，在大是大非面前必须树立明确的政治方向和政治立场，始终保持清醒的头脑和正确的政治方向，并始终如一地贯穿在公安文秘工作之中。

同时，办公室人员必须具有敏锐的政治眼光，能够用政治的观点分析问题。只有头脑中有政治，才能在行动上体现政治，才能从政治的高度观察、思考和处理问题，把讲政治的要求贯穿于各项工作的始终，才能对一些问题的处理得心应手，才能对一些突发性事件有较强的应变能力和较快的反应能力。

2.大局意识

作为办公室人员，要有深邃的全局眼光。无论是思考问题还是谋划工作，都要有全局意识，一切从大局出发，自觉服从大局，用全局的眼光审视、衡量、定位、思考面临的问题与情况，分析问题要全面周到，处理问题要有大局意识，撰写公文也要有大局和整体意识。

（二）高尚的职业道德素质

办公室人员的职业道德是办公室人员在从事各项管理与服务工作中能维护集体的共同利益、协调彼此关系中必须遵循的规范和准则。一名合格的公安文秘工作者应具备服务意识、埋头苦干、公道正派、严守机密等高尚的职业道德素质。这是实现公安文秘工作职能、做好本职工作、塑造自身良好形象的重要前提。

1.服务服从意识

这是由办公室人员职业性质所决定的，文秘人员完成本职工作的过程，就是为上级、领导、同事和群众提供服务的过程。因此文秘工作就是服务工作、服从领导。服务服从意识的强弱是衡量一个办公室文秘人员是否称职、是否胜任工作的重要标准。

2.埋头苦干

公安文秘工作的性质，决定了文秘工作者应当是默默无闻的实干者，而不是夸夸其谈的空谈家，“空谈误国，实干兴邦”。文秘工作十分辛苦、繁杂、要求高，且付出多回报少，加班加点多获得名利少，夜以继日多抛头露面少。只有甘于奉献，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际，才能成为合格的文秘人员。

3．公道正派

办公室人员在工作中经常接触领导，与领导同志相对熟悉，关系密切。这就要求自己自重自强，不能将为领导服务理解为主奴关系而谄媚领导、阿谀奉承、溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。在上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，从中渔利。对待领导、来宾和群众，都要一视同仁，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别。只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力，才能把办公室工作做得更好。

4.严守机密

办公室工作人员还有一个显著的特点，就是掌握和了解机密较多，很容易成为打探消息的渠道和获取情况的对象。因此，办公室人员必须严守机密，增强保密意识，防止发生泄密事件。

（三）严谨的作风素质

公安文秘工作者必须摆正自己的位置，做到谦虚谨慎，平易近人，尊重他人、办事果敢细致，决不可孤傲怪癖、盛气凌人、拖拖拉拉。这是做好文秘工作的一个很重要的也是最基本的素质。一是要对新事物、新情况、新问题保持高度的敏锐感。及时收集、整理最新信息动态，及时掌握情况发展并作出分析判断，为领导决策提供服务。二是办事要讲究效率，有很强的时间观念。在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急办的事就要马上去办，把公文处理的时间、工作办理时间压缩到最低限度。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。三是善于合作。秘书人员工作头绪多，涉及面广，又往往环环相扣，非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽，很可能就会前功尽弃。文秘人员要善于同他人合作，密切配合，才能顺利完成工作。四是恪守信用。秘书工作严谨缜密、责任重大。文秘人员必须在工作中忠于职守、恪守信用，包括约会定晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时。接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括不轻易允诺别人，一旦允诺就应该办到。五是工作要认真细致，考虑问题要全面周密。办公室内勤人员的工作纷繁复杂，因此在工作中都应尽可能考虑细致全面，特别是文字工作，要努力做到观点明确，逻辑严密，表达清楚，行文流畅。

（四）过硬的业务素质

做好内勤工作，必须做到基本知识笃学，业务知识深学，修身知识勤学，不断提高自身综合能力素质。首先过好以下三关：一是文字关。文字表达能力是内勤民警的基本功，公安文秘工作者必须提升文字语言表达水平，必须加强文字实践工作，勤学苦练。二是业务关。一名称职的公安文秘工作者，必须尽快熟谙本部门及周围工作环境所涉及的公安业务知识，迅速成为公安工作的内行，不断提高工作能力，以适应文秘工作的需要，真正成为领导的好参谋、好助手。三是能力关。文字的表达能力，不是单纯的文笔技巧问题，还需要内勤民警有较高的综合素质，办公室人员必须严格要求自己，多学活用，成为工作中的多面手，力求做到一人多能，一身多“任”，业务不仅要“精”，而且要“博”，要能高质量、高效率办理自己所从事的“专业”和“常规”事务。总之，办公室人员要使自己成为“坐下来能写、站起来能讲、走出去能干”的公安文秘人才。

做好新形势下公安机关办公室工作，固然需要许多因素和条件，但摆在第一位的是必须练好内功，提高整体素质和能力。作为办公室的工作人员一定要树立“靠素质立身”、“靠能力发展”的观念。因为良好的素质和能力是适应和胜任工作的前提，而办公室人员素质和能力的高低，更是一个单位工作质量和效率的综合反映。因此，为基层公安机关选拔培养办公室文秘特长学员十分必要。

三、探索特色教学，培养公安文秘学员综合能力

为适应新形势下公安工作的发展需求，满足基层公安机关的迫切诉求，2012年3月，河北警院结合公安机关办公室工作性质与特点，充分挖掘、培养学员特长，创新教学模式，探索教学新路子，开辟了新的领域，创办了以培养具有潜在综合素质的合格、优秀的办公室人员为目标定位的“公安文秘特长班”，以期为基层公安机关输送专业办公室人员。

（一）准确定位，明确培养目标

本着“基层实战有所需，特长培养有所应”的原则，在通过问卷调查、召开座谈会、电话访谈等做好调研的基础上，根据基层的所急所需，定位特长班教学的培养目标：通过特长班的教学，培养和提高学生成为一名合格办公室人员的素质能力。

（二）充分准备，反复教研

在每期特长班开班之前，教研室主任多次召集公文教学团队围绕特长班学员的选拔、课程设计思路、授课内容、教学方法、教材的编修和选定、考核方法等进行反复研讨，再结合通过问卷调查、电话访谈、个别座谈等多种方法获取的反馈信息，及时总结经验不足，有针对性地对教学内容进行修正、调整。

（三）选编教材，严谨慎重

特长班教材的选取与自编教材的编修工作，对公文教学团队而言尤为慎重，一本好的教材对学员的培养更是不可或缺。

鉴于《公文写作》在普通班中亦有开设，为体现“公安文秘特长班”的特色，对爱好写作、喜欢从事办公室工作的学员进行延伸培养，该教学团队精挑细选，订购了《办公室写作精要与范例实用大全》。为了更贴近实战需要，教学团队结合多年实践经验，汇集大量实践资料，又编写了《公安应用文制作及范例汇编》、《公安文秘特长班学习参考资料》，教材的不断完善与编修切实满足了教学的需要。

（四）严格选拔，保证质量

学员对文秘写作是否真正感兴趣、是否能做到坚持学习，选拔环节至关重要，这关系到他们能否真正将其所学特长技能应用到实践当中，同时也关系到特长班的培养效果。在学员选拔上以全面考察学员综合素质为目的，严密组织，严格选拔。

从选拔条件上，我们挑选有一定文字功底、爱好写作、将来愿意从事办公室工作的学员。

从选拔方式上，采用笔试和面试相结合的方法。我们围绕政务微博、政务公开、入警、服从等主题，通过自由书写的笔试形式，考察学员的分析能力、警察意识、文字表达能力等。在面试上更是多种样式。如对2011级学员采用的是结构化面试；对2012级学员则选用了无领导小组讨论方式，对参加面试的学员增加了提交随笔的考核环节；对2013级学员的选拔采用了综合分析和即兴演讲的方式，同时将学员提交的军训心得作为参考。通过灵活的笔试、面试，多方面考察了学员的素质和综合能力。本着少而精的原则，我们在参加报名的近600名学员中录取了186名学员（其中2011级58人、2012级73人、2013级55人）作为授课对象。

（五）教学实施，突出特色

教学团队以突出实战性、实用性、时效性为目的组织教学，从课程设计、教学方法、实习环节等方面切实体现和突出特长班的教学特色，进而达到预期教学目的。

1.课程设计科学合理

“公安文秘特长班”本着“授人以鱼，不如授人以渔”的理念，以办公室真实工作情况为背景，通过教学，激发学员的学习兴趣，培养学员良好的学习习惯，提升学员对办公室工作处理的综合能力。特长班授课内容作为《公文写作》课的一个补充、拓展和提高，主要侧重四个部分：一是关于写作的重要意义；二是如何提高写作能力；三是如何提高公文写作水平；四是如何做好办公室工作。

2.授课方式多种多样

为了使课堂气氛活跃，激发学员浓厚的学习兴趣，达到良好的教学效果，我们采用了多种教学方法，如还原实践法、案例式教学法、互动讨论式教学、兵教兵式教学、竞赛式教学、集体听课法、集体学习法、习惯培养法等等。

3.实习环节因地制宜

一是把学院秘书科作为实习基地。二是秘书科要起草不涉密的材料，让学员参与写作。三是让学生参与学院日常周六、日的值班。四是让学员参与领导室内卫生的清扫工作。这是一种基本素质的培养，使其学会服务，培养他们的服务意识。五是组织学员假期到实战部门见习。

（六）教学团队校局合作

在教学中，我们组成了师资力量雄厚的教学团队，团队成员的学历都在大学本科以上，教学工作时间长，最少的也有十年的教学经历，教学经验丰富，知识结构合理。为了取得更好的教学效果，除教学经验丰富的主讲教师授课外，我们还积极联系，聘请实战教官来我院讲学，加强了校局合作。外聘教官丰富了教学团队资源，壮大了教学力量，为提高教学质量提供了可靠保障。

经过三年多的积极探索，已有两届毕业学员，他们在基层公安机关发挥着专长，努力工作，并在报纸、杂志、互联网等媒体发表文章150余篇，教学质量得到了学院领导的肯定和学员的好评以及基层公安机关的认可，走出了一条特色人才培养之路。

[1]肖文键.办公室写作精要与范例实用大全[M].北京:中国华侨出版社,2012.

[2]林国清,张专赟,辜静波.实用公安文书写作[M].北京:中国人民公安大学出版社,2014.

［编辑：张钦］

D631.15

A

1672-6405（2015）03-0074-04

马万苓（1964-），男，河北河间人，河北公安警察职业学院副教授。刘哲（1980-），女，河北冀州人，河北公安警察职业学院讲师。沈晓霞（1977-），女，江苏睢宁人，河北公安警察职业学院讲师。孙国亮（1969-），男，河北青县人，河北公安警察职业学院办公室副主任。

2015-06-18

本文系2014年度河北省高等学校科学研究课题“探索特色教学，提升学员公安文秘素质”（课题编号：SZ141069）研究成果。