舞阳钢铁销售与收款环节内部控制浅析

□文/高瑞霞

（河北经贸大学河北·石家庄）

舞阳钢铁销售与收款环节内部控制浅析

□文/高瑞霞

（河北经贸大学河北·石家庄）

［提要］伴随着我国经济的不断发展，各行各业都有着很大程度的发展和变化。钢铁企业作为我国的支柱产业，处于非常重要的位置。但是，由于钢铁企业原料资源的紧缺以及钢铁行业竞争压力的不断加大，使得钢铁企业自身的发展面临着重重困难和挑战。本文通过分析舞钢钢铁销售与收款环节内部控制的特点以及目前所存在的问题，并提出几点建议。

内部控制；销售与收款；预收账款

收录日期：2015年7月7日

一、舞阳钢铁有限公司概述

河北钢铁集团舞阳钢铁有限责任公司（以下简称舞钢）地处于河南省平顶山市，是我国首家宽厚钢板生产和科研基地，我国重要的宽厚钢板国产化替代进口基地，中国500强企业，河南省重要的利税大户。现有资产总额132亿元，职工一万余人。具有年产钢500万吨、宽厚钢板300万销售收入百亿元以上的综合实力。

舞钢于1970年建厂，原为国防军工项目。1978年9月，曾经号称我国“轧机之王”的舞钢4，200mm宽厚板轧机建成投产，一举结束了中国不能生产特宽特厚钢板的历史。1997年9月，舞钢由原冶金工业部直属企业改制为邯钢集团控股的有限责任公司，2008年6月加入国内的钢铁集团——河北钢铁集团。

二、舞阳钢铁销售与收款的内部控制

（一）舞钢销售业务控制流程。舞钢销售管理的主要流程有以下六个基本环节：

1、处理订单。仅接受在信用额度内的订单，新顾客需要提交客户信息，包括税务登记本副本、营业执照、组织代码证、开票信息复印件，新顾客提交的信息资料交于合同管理科保管存档，信息管理员将新顾客的有关信息录输入产销系统，建立顾客档案，并进行合同编号。对于新顾客的初次订单，必须100%支付货款。

2、管理层核准销售订单和条件。接受订单，由公司销售经理签字确认订单，客户需预付30%～0%的货款，新客户先支付货款再发货。价格销售部有统一价，实行议价制度。特殊情况，由销售部各处室提出基础价格，销售部领导、主管销售经理、公司价格科有关人员参与议价。

3、确保已记录的销售订单的内容准确。业务员与客户签订合同后，由合同科审核价格等合同条款与支持性文件是否相符。信息管理员负责将顾客采购订单和销售合同信息输入合同信息管理系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。每周，信息管理员核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。每周，应收账款记账员汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。如有不符，应收账款记账员将通知信息管理员，与其共同调查该事项。

4、确保已记录的销售退回、折扣与折让均为真实发生的。舞钢公司收到顾客提出的异议报告（函电或信件）后，及时进行分类、编号、登记。凡客户提出的各类异议，必须具有合同号、生产号、钢种、规格、吨位等原始资料。市场部根据客户提出的异议情况，考虑是否需要派人去现场核实异议是否属实。经核实异议确属舞钢公司的责任，汇报给舞钢公司市场部，舞钢公司将通过降价、降级、补货、退货、修补、判废、冲重、退款、调换等处理方式来制定具体的处理异议方案，并经部门领导审批。对于客户要求退货、退款的，双方确定好退货吨位及价格的，客户申请开具红字增值税专用发票，并将“开具红字增值税专用发票通知单”寄予舞钢公司市场部，市场部将处理结果通知销售部合同科，合同科打印出“异议处理通知单”将其与客户方主管税务机关开具红字增值税专用发票通知单一并送至销售部结算科，结算科开具增值税销项负数专用发票，并办理冲账手续，调整应收账款明细账。

5、确保已发生的销售退回、折扣与折让均已记录。定期公司会指派相关业务员与顾客对账，如有差异业务员会及时查找发货单等资料进行调查和处理。确认已发生的销售退回、折扣与折让均记录于适当期间。业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表。确认市场部、合同科均有已处理台账，每月进行核对，异议台账按单位及日期依次统一编号，相互核对；对于已发生的销售退回、折扣与折让要准确记录，如调查结果表明需调整账务记录，应收账款主管将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管复核批准后方可进行财务处理。

6、坏账准备的计提。确保准确计提坏账准备和核销坏账，并记录于适当期间，公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。每年末，销售部根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，考虑应记录于适当期间的坏账准备，交财务部复核。应收账款会计根据应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。如发生较大变化，会计主管编写会计估计变更建议，经舞钢公司财务部领导复核后报董事会批准。

（二）舞钢收款业务内控流程

1、确保收款是真实发生的。由会计主管审核收款、付款凭证，主管领导审批付款审批。

2、准确记录收款。应收账款记账员将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，提交会计主管复核。在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有支持文件上加盖“核销”印戳。出纳员根据经复核无误的收款凭证及时登记现金和银行存款日记账。

3、监督应收账款及时收回。月末，应收账款主管编制应收账款账龄报告，内容包括应收账款总额、应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单（业务员拿回）的核对情况。如有差异，应收账款主管将立即进行调查。如调查结果表明需调整账务记录，应收账款主管将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管复核批准后方可进行财务处理。

（三）销售与收款业务控制特点

1、销售政策制定控制。销售部严格按照公司制定的《钢铁产品价格管理》办法执行相关销售政策。该文件明确了价格管理的基本原则、产品价格制定依据、价格管理领导小组和市场营销室职责、价格管理范围，并通过价格管理流程来规范公司钢铁产品的价格制定，通过对各类产品的年度目标基价制定和日常价格调整的管理方式，经公司领导或部领导批准后，形成公司的基价库。

2、客户信用控制。销售部制定了信用风险管理岗位和职责，信用风险评估流程，根据客户信用评级方法和客户信用授信表，建立客户信用档案。

3、收款控制。舞钢采用的是销售预收款制度，这就保证了企业的现金流。收款作业是由财务在收到客户的支票、汇票、商票、本票、信用卡或电子汇兑的款项，进行相关财务处理的过程。对收款作业，销售公司、进出口公司财会处首先从岗位上对收款人员和填写进账单人员进行分离；其次在销售收款子系统中完成该作业，其主要流程和控制措施为：根据订货政策，每收到一笔款项，先由系统生成连续编号的收款单，再向普通会计系统抛账，生成会计凭证。同时，销售资金管理也对预收款的补合约欠款和退余款进行了明确规定。

三、销售与收款控制中存在的问题和建议

（一）销售与收款控制中存在的问题

1、缺乏内部控制评价制度。内部控制评价是内部控制的重要组成部分，对内部控制的有效性进行评价，是优化内部控制自我监督机制的一项重要制度安排，是内部控制的重要组成部分。五部委制定的《企业内部控制评价指引》对内部控制评价的原则、内容、程序和报告要求等方面进行了规范，内部控制评价的模式、组织形式、具体评价内容等则由企业根据自身实际情况确定。而舞钢对这一评价机制是缺失的，没有相应的文件和制度。

2、缺少高度信息化系统。舞钢在销售环节只有合同管理的系统，并且软件版本过低，一些合同的相信信息并不能录入进去，这导致一旦企业的销售合同丢失，则相应的客户、订单信息则无法查询，这不利于企业的销售后期工作的开展。

3、销售人员对内控的重视程度不够。许多的财务人员都已经很好的普及了内控知识，并且在工作过程中能很好的运用，但是由于舞钢销售人员流动性较强，在新员工的入职过程中并没有做好相应的内部控制培训，导致企业在销售环节过程中，由于销售人员的个人行为导致丧失企业的客户给企业带来损失。

（二）完善舞钢销售与收款循环内部控制对策建议

第一，完善内部控制评价机制。根据《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制评价指引》的规定，考虑上述因素和自身实践经验，舞钢构建了“自评+复评”的内部控制评价模式。“内控自评”强调自主性，遵循自我发现、自我改进的工作机制，发挥自评主体的主观能动性。“内控复评”侧重监督评价与辅导，遵循独立复评、专业指导的工作原则，在检查评价“内控自评”的规范性与有效性并查找内控缺陷的同时，提供专业辅导，促进内部控制评价意识和技能的持续提高。

第二，加强信息系统建设。当今社会已进入了信息化时代，企业管理信息化已经成了一种非常普遍的现象，良好的信息系统能够帮助企业利用现代信息技术，提高对生产、经营、管理的决策水平，能够有效的提高内部控制的执行效率。升级操作软件，使收款项与合同项对应，以便对收款进行控制。

第三，加强员工的内部控制教育。销售人员是销售部门的核心人员，是销售部门的发动机，如果销售人员对内部控制意识薄弱将会给公司带来了巨大的损失。内部控制的教育应尽快在公司销售内部开展，主要内容为内部控制的基本原理与内部控制在本公司之中的具体运用与实施，加深销售人员对内部控制的理解与认识，从而明确内部控制中有关责任划分、职权分离的意义，以理论知识带动实践，同样以现实公司中发现的内部控制不足以形成学习理论，充分将理论与实践相结合，将内部控制中的优秀理念融入公司的管理之中，从而真正建立起内部控制体系，防范由于销售收款内部控制不善而给公司带来的风险与损失。

主要参考文献：

［1］张维维.YG公司销售与收款循环内部控制研究［D］.辽宁大学，2014.6.

［2］罗喜英.内部控制的发展和启示［J］.财会通讯（学术版），2007.10.

［3］企业内部控制应用指引第9号——销售业务.

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