创新高职院校档案管理新思路

杨金莲

（湖南环境生物职业技术学院，湖南衡阳，421005）

创新高职院校档案管理新思路

杨金莲

（湖南环境生物职业技术学院，湖南衡阳，421005）

高职院校档案是高职院校管理的重要组成部分，随着现代信息技术的快速发展和高职院校教育管理水平的提高，对于新时期高职院校的档案管理工作也提出了新的要求，本文强调了高职院校档案合理的服务功能，并从目标导向、全面规划、重点建档等方面提出了高职院校创新档案管理的新思路。

高职院校；档案管理；新思路

随着我国高职院校教育事业的发展和教育教学改革的深化，高职院校档案是教学科研、教育管理以及教学督导评估的真实记录与必不可少的资料，是高职院校管理的重要组成部分；随着现代信息技术的快速发展和高职院校教育水平的提高，高职院校不仅对于师资力量提出了更高的要求，同时对于高职院校的档案管理工作也必须进行新时期的管理，这就使得这些高职院校档案管理的工作人员要以开创性的思维加强档案的现代技术管理。

一、目前高职院校档案管理的现状

首先，高职院校档案管理工作人员大部分没有经过专业的档案知识培训[1]，对档案的重要性、管理档案要求不专业，对档案收集意识淡薄，致使材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，一些归档的材料不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的材料不完整。其次，对档案工作的重要性一些院校领导认识不够，没有重视档案管理人员的知识、结构、学历和职称等，使档案管理工作团队结构不合理，造成档案归档不齐全，案卷质量不高，查考利用率低。第三，档案管理人员对档案重要性认识不足，档案管理人员未对档案的重要性进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料未能及时补充、完善与更新，由于受到时间和专业的限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的发展趋势，对新知识、新技术未能及时充实。第四，高职院校的一些职工对个人档案采取不认真的态度，有些人对自己的档案在哪里都不了解，甚至有人认为自己的档案由本人保管，而不应该在本人所属的单位，结果使应该归档的材料不能及时归档，这些思想和观念必然导致档案材料的不全或缺失。

二、创新档案管理工作的新思路

（一）以高职院校实际情况为基础，对档案信息进行全面规划管理。

高职院校的实际情况不仅包括以教育资源背景为主的宏观情况，而且也包括高职院校中特殊的个案等微观情况，针对高职院校这些具体的实际情况对档案管理工作进行有计划的规划和设计，实现对所有档案信息的科学化管理，只有全面综合考虑到了高职院校具体的实际情况，档案管理的信息才会具有全面性和参考性，否则仅仅依据某一方面的信息对档案资源进行整理，那么这种档案管理的效果无法跟上时代发展的需要。

（二）以高职院校发展目标为导向，对专门的档案信息材料进行搜集和规划整理。

不管是哪个高职院校都有着具体的短中长期战略规划和相关工作计划，但是在对档案进行管理的过程中，要加强对不同时期那些特殊或者重要目标进行专门的搜集整理和归档工作的建设，因为这些具体的教学工作计划或者是其他具体规划对整个高职院校教育资源的利用价值以及后期相关活动的展开具有很重要的参考作用。

（三）以高职院校教学中心任务为出发点，加强对“重点项目”相关档案信息的整理。

在对高职院校档案信息进行管理的过程中，要提高对中心教学任务服务的意识，如关于教学、科研的等工作的建设都是高职院校档案管理的主要工作，所以需要对这些重点课程、主要学科领导人的相关档案信息进行专门的管理，因为这些档案不仅在很大程度上代表着学校的档案特色，而且也更加代表了学校的整体办学质量，对这些重要工程相关信息的整理和归纳需要相关工作人员进行重点专门性的建设。

（四）以档案真实性管理为原则，紧密结合高职院校实际工作的情况对管理工作进行创新。

档案管理的目的在于为相关活动的进行以及人才价值的发挥提供真实可靠的参考信息，所以在高职院校档案管理的过程中，必须严格按照档案信息的真实性，在结合高职院校的具体工作实践情况，以创新档案工作为重点，为高职院校提供良好的信息资源的支持。

（五）创新服务形式，提供面向学院以及广大师生的档案服务

服务是高职院校档案工作的立身之本，服务创新亦是高职院校档案工作创新的重中之重。做好服务工作的发展与创新，能够为高职院校档案工作提供强大的原动力，促进高职院校档案事业的加速发展。档案信息服务是公共服务的一部分，各个档案馆、室可创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足学院需要[3]。首先，高职院校档案馆（室）要简化利用程序并且改进查阅方式，做好档案查阅服务这一基本工作，尽可能地满足广大师生的需求。其次，拓展服务渠道，紧紧围绕学校决策以及各部门的需求，大力开发校史资源，主动配合教学科研工作，编辑出版知名学者科研成果，举办学校大事记专题档案展览，制作发布学校重大活动事件网络视频等多种形式，提供多层次的档案信息服务。第三，高职院校档案部门要紧跟形势的发展，不断调整业务种类，以满足广大师生的档案需求。例如，伴随着国际化步伐的加快，不同形式的合作交流、出国深造机会的增多使成绩单、学历证明以及出生证明等档案材料的需求量逐年上升，高职院校档案部门应该顺应这种新的形势，主动了解需求方的要求，调整业务范围与方向，如增添自助打印设备，提供多种语言的档案证明材料等，以更好地为广大师生服务，最大程度满足其要求。

[1]程钰.新形势下高校人事档案管理的思考和建议[J].兰台世界，2011，（S3）.

[2]于海艳.新形势下高校档案管理的新思路探析[J].教育管理，2013，（6）.

[3]戴玉霞.浅议档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2010，（29）.

New Ideas on the Innovation of Archives Management in Higher Vocational Colleges

YANG Jinlian
（Hunan Vocational College of Environmental Biology）

Archives management is an important part of the management in higher vocational colleges.And it must keep pace with the rapid development of modern technology and the improvement of higher vocational education.Therefore,the working personnel of file management in higher vocational colleges must reinforce modern management techniques with creative thought.

higher vocational college;archives management;new ideas

G717.24

A

1671-5004（2015）04-0121-02

2015-5-5

杨金莲（1972-），女，湖南衡阳人，湖南环境生物职业技术学院档案管理员，研究方向：档案管理。