高校机构知识库自存储研究

李昆明 喻 丽

（南京审计学院图书馆 江苏南京 211815）

高校机构知识库自存储研究

李昆明 喻 丽

（南京审计学院图书馆 江苏南京 211815）

高校师生中均有自存储的需求，但因对机构知识库的认知度不够等因素影响了师生对机构知识库自存储的积极性。认为应通过以下措施促进高校机构知识库的健康、可持续发展。一是通过建立激励措施，做好使用方面的宣传培训；二是将其纳入科研绩效管理；三是对灰色文献提供管理与监护服务，吸引高校人员进行自存储。

机构知识库；自存储；影响因素；对策

机构知识库是指机构内的研究产出以数字资源形式保存，并且实行开放获取，是机构为成员提供一套知识资产管理的工具，是一个机构知识管理能力的体现。高校机构知识库的建立是定位于收藏、检索和分享本校师生员工的学术、学习资源，对员工的智力成果进行搜集、整理、存储。在数字化时代，建立机构知识库有利于高校的科研成果实现规范、高效地管理与利用。成员可以便捷地向机构知识库中上传自己有价值的学术成果，也可以查看、评论及下载其他用户的成果，“科研人员对自存储的态度和意愿是影响机构知识库建设的关键”［1］。

1 高校教学、科研人员对自存储的需求

1.1 科研数据、智力成果和教学资源长期保存与便捷使用的需求

科研、教学人员对研究数据和各类文书及教学课程资源有安全保存与便捷使用的需要，虽然现在互联网上有方便的商业云存储，但无可靠的保密性；移动存储设备的可靠性也是相对的，频繁地在设备上存取数据极容易造成数据的丢失，且不方便。而作为智力成果的永久保存、共享的机构知识库则可以为成员提供便捷、安全稳定的存储条件，用户将个人的研究数据和智力成果存储后，能够生成随时可以访问的链接。

1.2 对已发表学术成果的管理需求

大部分高校都有针对员工科研项目及成果集中管理的科研管理系统，其目的是考核员工的科研成绩和激励管理。但是局限于科研成果题录信息收集的科研管理系统的功能相对单一，并且没有专业的人员对科研成果进行管理和维护，既不能提供被引、收录等信息的跟踪服务，也不能进行全文检索与下载，更无法提高所收录科研成果在世界范围内的能见度。在机构知识库建立后，提交到机构知识库中的文献经审核后，由专门的工作人员进行管理维护，具有相对稳定性、可靠性和权威性的特点，学校各职能部门需要相关佐证材料时就可以直接从机构库中检索或下载，这样可以避免许多重复的劳动。同时，为科研人员省去诸多繁锁的程序，节省时间与精力，更好地投入于科学研究的活动当中，提高科研工作效率。

1.3 用户对于科研过程中产生的灰色文献有开放存取需求

没有通过媒体渠道向大众正式公开过的资源，称为灰色文献［2］。它也是科研过程中重要的信息数据，尽管大多数灰色文献的研究结果不太完整和精确，但它们的研究价值和情报价值往往不低于正式出版物，有着丰富独到的见解和发端于此的进一步深入研究的可能。虽然随着互联网的发展，部分灰色文献通过商业出版的方式转化为正式出版的“白色文献”，但绝大多数的灰色文献依旧没有正式发行，机构知识库则可以为灰色文献提供展示它们学术价值的平台，并且使灰色文献被获取的机会大大提高。

2 影响机构知识库进行自存储行为的主要因素

2.1 对机构知识库的认同因素

认同因素是指成员对发展机构知识库相关价值的了解、认知与愿意选用的程度，主要包括机构成员对开放获取理念的认同与机构知识库存在价值的认同。开放获取的目的是为实现学术信息无限制的充分利用，这一目标正被机构知识库所践行，对机构知识库价值了解的前提是机构成员对开放获取理念的充分认识。机构内的成员既是机构知识库资源提供的主体，也是使用机构知识库资源的主体。所以，每个成员对机构知识库存在价值的认同，是促进机构知识库健康发展的重要因素。

2.2 科研考评因素

目前，在科研评价指标中主要是按照传统的期刊论文发表情况进行考核，考核结果在一定程度上取决于学校科研管理部门对期刊的分级。“国内各种所谓核心期刊评比，又人为地将科技期刊划分级别，使之成为直接评价一份期刊论文质量的重要指标。”［3］作者的职称晋升、学术能力评价和科研成果的考评直接与科研评价指标紧密相关，而在机构知识库上发表学术论文并没有被高校科研机构纳入到科研成果评价体系中，极大地影响了科研工作者在机构知识库发表学术成果的热情和动力，成为机构知识库要吸引资源流入的一道障碍。

2.3 成本因素

（1）版权问题：版权的争议是阻碍科研人员运用机构知识库的成本因素之一。一是作者发表在机构知识库中的资源日后被商业期刊出版后，与出版社对作者版权的独家控制相矛盾；二是发表在机构知识库中的学术成果可以不受版权限制的被其他用户随意使用，因此大多数成员对自己的学术成果著作权安全表示深深的担忧。

（2）时间与精力：参与机构知识库自存储需要额外投入更多的时间和精力也是一个参与自存储的阻碍因素。教师对参与自存储的过程中，因注册、额外的文书解释以及因自存储数据格式等所引起技术问题普遍存有反感情绪，因为这些对他们来说属于额外的事情，影响他们做研究和写作，这些因素最终会导致一些学术工作者产生参与到机构知识库自存储建设的抵触情绪，从而最终可能会放弃进行自存储。

3 高校机构知识库自存储资源建设的对策

当前机构知识库主要有主动自存储、强制自存储、协议性代存储这三种方式。强制自存储，只能保证资源的数量，却无法保证质量。成员会因为这种强制性的政策表现出反感，并产生敷衍了事的态度，出现自存储过程中提供的论文不完整、价值不高等问题。有学者认为，一味强硬不可能使机构库成功发展下去，重要的是认真研究用户需求，灵活调整存储策略，使机构库成为整个学术环境中的一份子，而不是一个被边缘化的孤立实体［4］。为了提高用户提交内容的完整性、提高资源内容的质量，因此我们亟需创建一系列激励措施，使之能把外在的消极因素转变为机构库成员内在的自存储积极因素。

3.1 建立激励政策，鼓励教研人员进行自存储

从机构知识库着手创建以来，因对机构知识库价值理念的宣传和有效服务措施的缺失，而使得成员参与的热度不高。高校的科研管理机构如果能够制订相关配套的激励政策，来鼓励教师和科研人员把其研究的成果自存储到机构知识库当中，例如，将发表和自存储在机构知识库中的科研成果纳入学术业绩和奖励范畴内，那么将会大大地激发成员参与自存储的热情度。与此同时，“还要尝试将科研人员提交到机构知识库科研成果的数量与对科研人员的科研工作评价相结合，根据自存储资源的点击、浏览、下载次数、首发文献的被引次数等给予作者相应的奖励。”［5］同时，给予用户充分的自主权利，让用户能够对其上传的数据集自行调整甚至删除，也可以根据个人的需求自行设定共享的范围，从对课题组成员、本校用户开放到对公众公开。

3.2 加强使用宣传培训，做好便利的自存储服务措施

机构知识库的创建机构应该高度重视针对用户的推广工作，以及做好配套的用户培训工作，以此来提高用户对机构知识库的认识，提高他们的使用能力。为了推进机构知识库的认知程度，提高机构知识库的使用效率。首先需要学校的领导和相关机构负责人先行意识到它的价值和对促进学校科研发展的作用，从而使机构知识库的建设能够得到充足的资金支撑，保障项目建设推进获得充分的支持。知识机构库可以成立一个专门的宣传培训部门，积极到各个院系、科研部门中宣传推广机构知识。同时，还可利用图书馆定期开展专题讲座，以促进全校师生对机构知识库的价值和创建理念的认同程度，争取使每一位师生都了解机构知识库以及知道如何充分利用机构知识库。

为了消除用户对于自存储会消耗其大量的时间和精力的顾虑，要在机构知识库建设之初就需要简化用户的提交程序，尽量使用户使用界面简洁、方便操作。此外，还可以设立专人协助用户提交存储，并为用户提供在线咨询服务，尽可能地减少用户自存储过程中的不便。

3.3 为机构知识库的自存储行为建立科研绩效管理

做好机构知识库发表学术科研成果的考评机制，针对库中每一篇论文做好完善的存储与评价分析服务。在资源管理方面做到一次性录入文献的完整信息，并与各功能之间对接实现多层次利用，并让用户对录入数据进行确认，保障数据的完整精确。由专门人员负责定期对知识库中文献的点击浏览量、下载数量、被引次数进行量化分析。只有如此才能在各种评价分析的需要下，使机构知识库可以对每一学术文章进行文献计量学的综合性评价，并且减少不必要的反复劳动。为了提高机构知识库的使用率，机构知识库的管理层要主动与学校科研管理考核机构进行沟通，将机构知识库中自存储的文献成果纳入职称考核指标当中。在今后职位的晋升、科研业绩的考核情况均与知识库中的科研数据为参考，以此促进成员进行学术成果自存储，并积极主动参与到机构知识库中学术成果的维护与管理中来。使科研人员接受、认同自存储的学术成果，促进机构知识库被科研人员广泛地使用，提高知识库的利用率和权威性，一次推进机构知识库走向健康的发展轨道。

3.4 对学术科研数据等灰色文献提供管理与监护服务

为使灰色文献也能够被纳入学校科研成果评价体系中，还应该与学校各机构之间沟通交流。努力完善灰色文献在网络数据中能够被精确检索，为了彻底解决灰色文献的知识产权的争议问题，还要提供反剽窃的技术支持，科学分析灰色文献被浏览、下载的数量、被引用次数等。巩固和提高机构知识库在学术生态中的影响力，日趋良性健康发展，则机构知识维护管理的数据，不是单纯对这些数据进行存储，而是在数据供学术、科研及教育所用的生命周期内对其进行持续管理的活动，通过评价、筛选、重现及组织数据以供当前科研活动获取，并能用于未来再发现及再利用［4］。

4 结语

我国很多高校建立了机构知识库，但却因为成员积极主动自存储的热情不够，库中数据资源质量和数量都不够高，不仅是机构成员认识上的不足，也是科研考核政策层面以及应用技术层面等的问题。应从用户的使用角度考虑他们可能会遇到哪些困扰，在大力宣传培训用户的基础上，鼓励机构成员的自存储行为，同时，建立相关的自存储激励政策，吸引成员积极参与自存储与数据管理，促进高校的机构知识库的健康、高效、可持续的发展。

［1］何燕.我国科研人员潜在自存储行为影响因素研究——以中国科学院科研人员为例［J］.图书馆，2008，（3）：32－35.

［2］王淑兰.高校灰色文献资源建设初探［J］.湖南工程学院学报：社会科学版，2006，（1）：121－122.

［3］陈振英，何小军，陈益君.开放存取在中国的困境及对策分析［J］.大学图书馆学报，2008，26（2）：35－40.

［4］杨鹤林.从数据监护看美国高校图书馆的机构库建设新思路——来自DataStar的启示［J］.大学图书馆学报，2012，30（2）：23－28.

［5］夏明春.机构知识库发展现状、问题及对策研究［J］.图书情报工作，2008，54（4）：108－110.

G205.76

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2015-08-29 责任编辑：张静茹）