关于个人知识管理的思考

2015-03-26娟李

湖南省社会主义学院学报 2015年5期

关键词：档案管理数字图书馆

胡娟李薇

（1.常德广播电视大学，湖南常德 415000；2.南昌大学新闻与传播学院，江西南昌 330022）

关于个人知识管理的思考

胡娟1李薇2

（1.常德广播电视大学，湖南常德 415000；2.南昌大学新闻与传播学院，江西南昌 330022）

近年来关于知识管理的研究成果较多，但对于个人知识管理的研究成果却较少。本文以个人知识管理为主要研究对象，阐述了个人知识管理的定义、意义、原则，并结合图书馆学和档案学的基本原理，提出个人知识管理的方法。

知识管理；方法；个人

伴随着蒸汽机的发明与广泛利用，人们从农业社会步入了工业社会。如今，随着信息网络技术的推广，人们从工业社会步入了信息社会。信息社会是以“知识”作为核心资源。知识作为最重要的生产要素，在日常生活中的地位与作用越来越大。因此，对知识的管理，在新世纪显得越发重要。

一、关于个人知识管理的界定

关于个人知识管理的定义，一些学者已提出了不同见解，以下观点具有一定的代表性:

个人知识管理（persona1Know1edgeManagement）的宽泛定义由美国学者pau1Dorse教授首先提出，他的观点是:“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法”［1］。

田志刚教授认为:“个人知识管理的实质在于提高个人工作效率，建立自己的知识体系，提升个人价值和核心竞争力”［2］。

甘永成教授认为:“个人知识管理是用计算机技术、通讯技术和网络技术帮助个人有效地管理飞速增长的信息，是把个人认为最重要的且将成为个人知识库的信息进行整合的框架”［3］。

孔德超教授则认为，个人知识管理是对本人已获知识进行整理、存储，初步建立个人知识体系，并通过各种途径学习新知识、吸取新经验，进一步进行知识的积累与完善，并通过交流、应用和共享，去伪存真，实现隐性知识的显性化，激发知识的创新［4］。

综上，结合自身的思考，笔者认为，所谓个人知识管理，实质就是运用计算机、通讯、网络等一系列工具和技巧，对个人在日常工作生活中自身所需知识、息和资料，不断进行系统的收集、分类、存储、检索、创新等管理的过程。

二、关于个人知识管理的意义与原则

在当今信息时代和知识经济时代，信息和知识呈指数级、爆发式增长，“信息爆炸”、“知识爆炸”已是不争事实。如何从如此海量的信息中提取有用的信息，并切实将它转化为知识，成为信息时代每个社会个体特别是广大知识工作者务必正确面对和有效解决的问题。信息的过多重复，专业术语、新符号的大量出现，使人们理解信息的难度增加。信息与需要的关系，信息过量等问题，无时无刻不在困扰着人们的生活，从而引发人们对个人知识管理的思考，进而开始研究对个人知识进行管理的问题。

在信息社会中，对个人知识进行管理，具有十分重要的意义:

一是提升个人竞争力的有效手段。一般来说，无论从事何类工作，只要能为组织解决问题、带来效益，就会得到组织的重视、重用。可以说，个人职业生涯的成败，越来越取决于自身竞争力。比如，总结力也是一种竞争力，经常总结，善于总结，不论是在生活、工作、还是在学习方面都会有很大的帮助与提高。这里的总结我们可以理解为管理，对已获得知识的整理与归纳。个人知识管理就是知识工作者提高自身核心竞争力的有效手段，对个人知识进行科学管理，有助于自身在职场上游刃有余。

二是提高个人信息素养的必然要求。信息素养（InformationLiteracy）是国际信息产业协会主席保罗·泽考于1974年在美国提出的一个概念，它包括:能判断何时需要信息，并且懂得怎么去获取所需信息，怎么科学评价和有效利用所需信息。信息素养的高低，往往是通过运用信息工具和获取、处理、生成、创造信息以及发挥信息的效益、开展信息协作、进行信息免疫而体现出来的，这些也正是个人知识管理的要求，知识工作者可以通过知识管理，学会运用知识工具，获取、处理、创造知识，对知识进行利用、共享和评价，达到提高信息素养的目的。

个人知识管理需要遵循一定的原则，包括:

简便原则。如果知识管理实行起来非常复杂，反而会变成负担，追求简单已经成为一种潮流，苹果手机、社交软件微信的流行，一个十分重要的原因就是简单易用。

经济原则。充分利用好手头上的工具，再加上科学的方法即可，没有必要购买特别专业的软件，尽量节约经费。

积累原则。积累是管理的基本前提，因知识积累而成的知识库，是个人知识管理的一大主要对象。

共享原则。个人尽量把自身掌握的隐性知识公开，使其他人有机会接触和使用，进而共享、分享，更重要的还在于提供双方相互学习的交流空间［5］。

三、关于个人知识管理的方法

根据个体对象的不同，个人知识管理应采取不同的方法。笔者认为，对于高校师生、学术研究人员而言，对个人知识的管理，宜采用个人数字图书馆的形式；而对于一般人而言、则宜采用个人档案知识库的形式。

（一）个人数字图书馆

这里所说的个人数字图书馆，是指个人着眼于读书治学，在个人计算机上运用数据库软件，对有关的网上信息和自创的数字化信息进行采集、存储，使之成为有组织、成系统的信息集合。它最贴近用户个性化需求，是数字图书馆的一种重要类型。个人知识管理，尤其是对于学术研究人员和高校师生而言，完全可以借助个人数字图书馆。

从古代起，我国就出现了私人藏书楼，这可谓最原始的个人知识管理载体。其在图书文献的收藏等方面，具有治学的针对性、使用的方便性、引用的频繁性等特点。但这需要足够的经济支撑。私人藏书作为案头之书，是读书治学者距离最接近、使用最频繁的信息来源。据文献计量学统计，个人藏书的被引率在作者的引文献中，往往是最高的。这也从侧面说明了当今个人知识管理在学术研究人员和高校师生中的必要性。

从收录知识资源的类型角度来看，个人数字图书馆比面向公众的数字图书馆要更加广泛，其除网上下载文献外，还可收录个人撰写的文章和著作的电子文本，自己收发的E-mai1，自己发表的博文，自己喜欢的文章等；

个人数字图书馆相对独立，具有固化知识功能，因它一旦建立，既不受网络通讯的影响，又不受网站及其资源更新的影响，也不受相关软件变更的影响。个人数字图书馆中的知识资源是一种“实藏”，属于“到手”的资源，具有“实在性”。

个人数字图书馆的另一特点是简易性。相对面向公众的数字图书馆而言，支撑个人数字图书馆的软件功能比较简单，对收录的知识一般不需著录、标引等预处理，检索时一般以对全文关键词扫描为主。整个工作可由用户自己一人完成［6］。

现以中国知网为平台建立的个人数字图书馆为例，说明创建个人数字图书馆的方法。

登录中国知网首页，使用个人数字图书馆用户名和密码登录进入个人数字图书馆；没有的话可以先申请注册一个。

创建个人数字图书馆的时候，可以申请连接到机构馆。个人馆用户申请加入单位的机构馆，可免费下载使用单位订购的资源。在个人馆前台页首图片右下角的“管理”按钮，可进入个人馆后台配置页面，点击“申请加入机构馆”按钮，输入机构名称，查询后得到机构馆列表，点击“申请”，认真填写并提交个人信息后，等待申请的机构馆的审批即可。审批过后，后台的“状态”将显示“已通过审批”，同时，在个人馆的前台将显示我的机构馆栏目，点击机构馆名称可直接进入该机构馆查看［7］。

个人馆的前台显示页面是用户获得知识情报信息的页面，包括个人馆显示名称，数字出版平台重要页面的导航链接，如我的机构馆、查找数字图书馆、浏览器下载。还包括个人馆内功能导航、个人馆检索平台和个人馆内的各标签定制栏目。个人馆内功能导航可在建设和管理平台，按照自己学习研究的兴趣，自由组织馆内提供的服务项目设置:添加、修改、删除标签页，设置服务项目导航。学术类模板提供6大类功能服务，即知识资源服务、科研情报服务、学术情报服务、其他读者服务、查找工具。个人检索平台，包含检索平台，定制机构馆资源，可在定制的资源范围内检索所需文。个人馆内的各标签定制栏目，可展示个人馆内定制的各种个性化栏目，可以自由配置各功能服务标签页的栏目。

个人数字图书馆后台功能包括个人管模板的选择、个人基本信息设置、修改密码和我的机构馆。最后是建设个性化个人数字图书馆，包括知识资源服务、科研情报服务、学术圈动态推送、其他读者服务、检索平台和其他自定义栏目。其中知识资源服务包括主题文献馆、期刊阅览室、法律文献类栏目等十五个子目。在科研情报服务方面，科研项目跟踪，科研助手，科研栏目申报信息播报还有我承担的科研栏目。学术圈的动态推送包含学术热点、国内外学术会议等内容。其他读者服务包括常用互联网网址、收藏的文献、我的书架、知识卡片等内容，像浏览器的收藏夹一样主要起着导航的功能。

（二）个人档案知识库

对于我们个人所掌握的知识来说，同样具有档案的某些性质，知识是我们个人通过社会活动获得的有价值的信息。

1.档案管理与知识管理之间的联系

档案管理有广义和狭义之分。广义的就是指档案的保管；狭义的是指对已整理好并存入库房的档案进行日常养护，并保持其有序化、条理化。而知识管理同样可分为组织知识管理和个人知识管理两大类，组织是由众多个体构成的。同样，笔者认为，在个人知识管理与组织知识管理之间存在着某种相通的联系。

首先，档案管理有助于沉淀知识、积累知识。知识可分为隐性知识和显性知识两类，其中隐性知识为主，且相当重要。但其往往存储于个人大脑，难于管理。而档案管理要求产生文件并归档，强调文件和档案的集中统一、完整齐全，这无疑有助于知识的沉淀、积累，为知识管理奠定了资源基础。

其次，档案管理有助于传播知识、交流知识。信息和知识的传播交流，主要通过语言、书面两种途径。前者包括口头交流、会议交流、电话交流，等等；后者主要以文件为载体或工具。档案管理属于借助现代信息技术的书面交流，它可不受时间、空间的限制，传递速度快，传播范围广，信息损耗或失真少。

再次，档案管理有助于理解知识、挖掘知识。“来源原则”是档案管理的最基本理论和最高原则。基于对来源的尊重，使得档案在记录基本的“内容知识”同时，隐含了深层的“背景知识”。后者往往不仅可帮助我们更好地理解前者，而且还为人们提供了寻找知识的线索和评价知识的依据。

最后，档案管理有助于管理知识、维护产权。保护知识产权，对企业而言，是维护合法权益、增强知识创新能力、提高核心竞争力的重要保证，也是知识管理的重要内容。而档案管理对文件档案的原始性和证据价值的关注和维护，决定了其对此有十分重要的意义。［8］

综上所述，对于个人而言，通过建立个人知识档案库来对个人知识进行管理是十分必要的，也是完全可行的。

2.建立个人档案知识库——网盘式管理

在我国，尚未出现档案馆或档案保管机构提供给个人用户进行知识管理的档案管理平台，所以笔者“曲线救国”，建议借助网盘来建立个人档案知识库。

网盘，是一种云存储技术，也称网络U盘、网络硬盘，属于互联网公司推出的在线存储服务，可以向用户提供存储、访问、备份、共享等文件管理功能。云存储的概念一提出，便得到了众多互联网公司的关注。亚马逊、谷歌、微软、I B M等公司纷纷开发并推出了各自的云存储产品。根据服务的类型和面向的用户不同，其可以分为个人级应用和企业级应用两大类。

网盘模式有多种，一般可分为3大类:web模式、FTp普通模式和客户端模式。we b模式是通过网页登录存储空间，来进行文件传输操作，使用者主要是一些临时用户；FTp模式是直接在浏览器上输入F T p服务器的地址，输入用户名和密码登录即可，其操作和windows几乎一样，使用者主要是机关、企业等组织内部，一般不进行互联网的共享，如湖南省检察院就使用这一模式；客户端模式则不需借助浏览器，通过用户名和密码登录后，在本地硬盘上出现文件夹或虚拟磁盘驱动，显示其网上存储空间，并通过同步功能使用TCp等私有协议与网络存储空间进行传输，这一模式的使用者既可以是组织，也可以是进行知识管理的个人［9］。

网络硬盘对于个人知识管理的优势在于:

一是经济。相比国外的网络云盘的应用服务来说，我国网盘的提供应用服务是相对落后的；同时以极低的价格就可获得大量的空间，这就使得我们借助网盘来进行个人知识管理变得非常的经济。

二是空间大。大部分的互联网公司为了抢占市场，获得更多用户的选择，以简单无偿的方式，比如每日签到或上传、下载文件等形式，奖励给用户大量的云存储空间，与国外网盘以“Gb”为单位相比，我国流行使用的网盘都是以“Tb”为单位，所提供的空间非常大。

三是便捷。网盘的应用与发展是迅速的，不仅有电脑的客户端软件，还有手机的客户端。近年来，随着智能手机的普及，移动互联网也是飞速发展。截至2014年4月，我国移动互联网用户总数达8.48亿户，在移动电话用户中的渗透率达67.8%；手机网民规模达5亿，占总网民数的八成多，手机保持第一大上网终端地位。我国移动互联网发展进入全民时代。移动互联网，说到底就是将移动通信和互联网合二为一。网盘客户端在移动终端的推广使用，使得个人进行知识管理非常便捷。

3.建立个人档案知识库的方法——以百度网盘为例

百度云包含百度网盘、相册、通讯录等云服务，百度网盘是百度云的一项服务。它主要有以下特性:

（1）数据共享。支持webpC，AndrOid、iphone、windo wsp hone手机客户端等，实现跨平台、跨终端的文件共享，做到随时随地访问。用户上传的文件保存在云端，访问文件时，登录任何一平台都可访问到所有平台存储的文件，可谓存储随意、访问便捷。

（2）分类浏览。对用户文件自动分类，查找浏览方便，极大方便了用户对文件的管理，特色独具。

（3）快速上传。web版和p C客户端分别最大支持1GB和4GB单文件上传，且不限速；同时，可批量操作，便利轻松，可以说网络有多快上传就有多快。上传文件时，与云端资源库自动匹配，如果成功，则可以实现秒传。

（4）离线下载。输入需要下载的文件链接，服务器将自动将文件下载至网盘，且最大限度节省存储时间。

（5）数据安全。目前最具优势的存储机制，是百度强大的云存储集群，它给用户提供了完善高效的服务，即:高效的云端存储速度和稳定可靠的数据安全。特别是完善的文件访问控制机制，给用户提供了良好的安全屏障。同时，依托百度大规模的可靠存储，做到一份文件多份备份，以防范意外发生；对数据传输加密，有效防止数据窃取。

（6）好友分享。支持短信、邮件、链接、秘密分享等分享方式，轻松进行文件分享。分享时，设有提取码，只有输入准确才能访问文件，从而确保了隐私安全。

（7）闪电互传。闪电互传是百度云推出的数据传输功能，使用“闪电互传”在2台及多台移动设备上（主要是:手机、I p a d），相互传输电影、视频、游戏等，无需网络、wiFi，真正的零流量传输，传输文件的速度比蓝牙快70倍，同时支持安卓、苹果自由互传。

总之，个人数字图书馆和个人档案知识库，均为个人知识管理的重要平台，无论选择哪一方式，对人们而言，最终要做的都是要养成对个人知识实施管理的良好习惯。

［1]黄娟.信息时代的个人知识管理探微［J].教育传播与技术，2005，（1）：29-32.

［2]詹延遵.高新技术企业知识管理能力研究［D].暨南大学，2007.

［3]甘永成.e-Learning环境下的个人知识管理［J].中国电化教育，2003，（6）：21-23.

［4]孔德超.论个人知识管理［J].图书馆建设，2003，（3）：17 -18.

［5]王力.个人知识管理研究［D].东北师范大学，2007.

［6]陈光祚，阮建海，臧国全.论个人数字图书馆［J].中国图书馆学报，2002，（03）：14-17.

［7]个人数字图书馆..http：//e1ib.cnki.net/He1p/AssistDocument/ 029/htm1/main.htm.

［8]徐拥军.档案管理与知识管理的关系研究［J].山西档案，2008，（01）：17-19.

［9]何思敏，康慕宁，张晓，孙展望.云存储性能评测技术与方法研究［J].计算机与现代化，2011，（12）.