医疗设备档案管理流程分析

汤建华

医疗设备档案管理流程分析

汤建华

为了优化医疗设备档案管理流程，本文从医疗设备档案的形成出发，对从医疗设备的申购到安装至报废的整个的管理流程进行系统的分析，发现规范、合理的管理流程不仅能确保设备档案的完整齐备，还能提升信息和数据的准确性和完整性，具有较高的应用价值。

医疗设备；档案管理；流程

随着信息技术和网络技术的发展，基于互联网的医院管理系统开始应用于医院的日常管理中，显著地提升了医院的管理水平。大多数综合性医院都实现了病房、住院、门诊、药剂以及财务的信息化管理，但医疗设备档案管理还有待加强。本文分析三甲级大型医院的设备档案管理流程，现报道如下。

1 医疗设备档案的形成

（1）建立设备档案的归档制度阶段：通常情况下，设备档案的归档制度建立在设备使用部门、档案部门、设备管理部门充分协商的基础上。在院长的牵头组织下，本院成立了医院大型医疗设备管理委员会，院长任会长，科室负责人、专业人员任会员，并把设备档案管理归类到医院医疗的质量目标管理中[1]。（2）购置前准备阶段：在设备购置之前，医院大型医疗设备管理委员要对各科室提出的购置申请进行系统的分析和论证，把同类产品价格、性能等详细数据报告给医院决策部门，直至决策部门做出选择。（3）购置阶段：经上级和主管领导签字同意采购申请后进入购置阶段，在购置阶段主要是办理各种批文、手续以及进口设备有关技术商务文件。为了方便后期的查找和管理，要对购置阶段所涉及到的原始凭证进行集中管理，比如论证报告、标书、中标通知书、购置清单、发票、验收单、科室申购报告、培训单、设备参数、报价单、院长办公会纪要、合同等，无论新旧档案都进行数字化处理，以建立一个详实、高效的数据库[2]。（4）设备开箱验收阶段：只有在使用部门、档案部门、设备管理部门的参与见证下，才能进行设备的开箱验收，并对合格证、说明书、全套随机技术资料、开箱记录、操作手册、装箱单等进行检查，确保各项手续文件齐全完整，并在验收完毕后进行归档处理。对于需要借阅的操作手册，在编码编页完成后方可借阅，避免出现缺页的现象，确保档案资料的完整性。（5）安装调试阶段：仪器设备验收意见报告、安装调试报告记录、测试数据，以便设备能尽快投入使用。（6）使用阶段：在使用过程中产生的维护日志、零配件购置记录、维修备忘录、保养记录等，以便后期的维护管理。（7）设备报废处理阶段：可对部门相关的档案进行销毁或留存，销毁的主要是与医院主要业务关系不大的相关设备的档案，留存主要是与医院主要业务相关且能作为历史见证的档案[3]。

2 医疗设备档案管理流程的工作方法

（1）建立相应规章制度。为了确保医疗设备档案管理的顺利实施，应根据国家有关法律法规制定《医疗设备档案管理办法》。（2）确定归档范围和原则。通常情况下，归档范围和原则由医院的业务内容所决定。本院医疗设备档案归档范围：论证报告、标书、中标通知书、购置清单、发票、验收单、申购报告、培训单、设备参数、合同、院长办公会纪要、报价单等。我院医疗设备档案归档原则：5万元以上医疗设备，一个设备对应一份档案；5万元以下设备，一类设备对应一份档案。价值不高但精密度要求高的设备，建立特殊档案，一个设备对应一个档案，比如精密仪表、计量仪器等[4]。（3）坚持“四同步”管理。为了确保设备档案的归档率、完整率和准确率，要确保档案员或兼职档案员同步参与到合同订立、重大维修、设备论证、开箱验收中。（4）确定医疗设备档案的组卷原则。方便后期利用和查找是医疗设备档案的组卷原则，通常情况下由设备管理部门档案员根据设备档案的内容、载体和形成规律对归档材料进行组卷，并把整理好的设备文件材料按归档年度向院档案科移交[5]。（5）建立科学的借阅制度。在医疗设备最初的安装、使用阶段，随机的安装手册、说明书等技术性资料最常被借用，而科学的借阅制度不仅能方便设备档案的借阅，还能确保档案的完整性和安全性。本院的借阅制度是先归档后借出，有时也会借阅相关档案的复印资料，先归档后借出能督促员工及时归档，确保档案的安全；复印资料能提高科室使用档案的周期，放缓档案的磨损。（6）建立有效的监督机制。本院的设备档案管理直接由院长领导，实行严格的监督机制，对科室的帐、卡、物以及相关内容进行定期或不定期检查，发现问题责令其进行整改，并把检查结果与科室的绩效考核成绩挂钩，并在月工资和年终评奖中体现出来。（7）建立设备档案信息库。对于30万以上的设备，我院每月都会对其使用效率进行分析，并由专门的设备档案管理人员把相关的信息数据录入电脑中，建立数据库，方便以后的查阅和管理[6]。（8）设备档案信息的全程收集。从设备采购申请到安装与验收至设备报废的全过程都应进行档案信息的收集，为后期的设备的采购、安装、使用提供数据支撑。

3 讨论

医疗设备档案管理是医院设备管理的一部分，对于医院日常事务的开展具有积极的作用：指导和监督设备的购置；服务服务医院中心工作的开展；为医疗或经济纠纷提供有效法律凭证。医疗设备价格昂贵、采购过程复杂，尤其是需省卫生厅批准的乙类大型设备，而档案管理能为设备的购置提供信息支撑，为设备管理委员会讨论、设备论证申请、招标、可行性研究分析提高参考依据，为决策层的最终决策提供有力证据，最大限度地发挥档案的指导和监督作用，避免不必要、无效的购置，为医院节省资金支出[7]。进行设备档案管理的最终目标是为了服务医院中心工作，保证各医疗设备的正常运行，方便医院中心工作的顺利开展。比如，当一个医疗设备出现故障后，如果让厂家来修，不仅会有费用支出，维修周期也较长，而设备的档案管理储备了完成的信息，医院医学工程师根据档案的技术信息就可以很快修复医疗设备，不仅节省了一大笔维修资金支出，还积累了一定的技术储备。进行设备档案管理的另一目的是为医疗或经济纠纷提供有效法律凭证。在科技昌名、技术先进的今天，误诊和漏诊也不是完全能避免的，一部分是由主管因素造成的，一部分是由医疗设备造成的。而设备档案管理能出具原始凭证，划清责任，帮助患者维护自己的权益[8]。如果在正常使用的过程中，医疗设备发生故障而厂商不愿意提供服务或服务不合符原先的约定时，医院可向有关部门出具法律凭证，维护自身的合法权利。总之，要不断完善医疗设备档案管理流程的工作方法，发挥档案管理的最大作用，提高医院整体的管理水平。

[1] 陈宏文.医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备,2007, 28(3)：46-47.

[2] 童斌.医疗设备维修管理的几点问题与对策[J].医疗卫生装备, 2010,31(1)：91-92.

[3] 章洁,史维新.浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策[J].档案与建设,2011(10)：67-68.

[4] 刘伟.加强医疗设备档案管理提高设备的使用效益[J].中国医疗设备,2010,25(9)：75-76.

[5] 曾冬梅,张正军.精益管理在医疗设备档案管理中的应用[J].中国医疗设备,2013,28(2)：63-64,57.

[6] 朱学君.医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J].现代医院,2010, 10(3)：134-136.

[7] 刘延祥.现代医疗设备科学管理模式的思考[J].当代医学,2008, (18)：27-29.

[8] 高扬,赵昕峰.浅析医疗设备管理和设备维护[J].当代医学,2013, 19(33)：12-13.

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.10.009

广西 541001 广西桂林医学院附属医院设备科 （汤建华）