“标杆管理理论”在高职教务管理中的应用

赵云鹏（淮安信息职业技术学院 教务处，江苏　淮安　223001）

“标杆管理理论”在高职教务管理中的应用

赵云鹏
（淮安信息职业技术学院 教务处，江苏淮安223001）

摘要：文章从含义、要素和一般流程等出发对标杆管理理论进行了解读，分析了高职教务管理中应用标杆管理的意义，并结合高职教务管理工作的特点提出了应用标杆管理的思路，最后以教务运行管理为例说明了标杆管理应用的一般流程。

关键词：标杆管理理论高职教务管理应用思路

一、标杆管理理论的解读

（一）含义

标杆管理（benchmarking），是通过在组织内外选择最佳实践方式作为标杆，并对其进行深入分析和比较，在结合自身实践的基础上创造性地学习、改造和引用这种最佳实践方式，从而使组织功能得到最优化的管理理论。西方管理学界将其与企业再造、战略联盟一起并称为20世纪90年代三大管理方法。标杆管理方法的本质特点是能够展示现代企业组织积极提升并追求竞争优势的特性，已被广泛应用于市场营销、成本管理、人力资源管理、产品研发、教育管理等各个方面，如我国的联想集团通过标杆管理理论的应用取得巨大成功。因此，标杆管理方法具有很强的实用性和适用性。

（二）标杆管理三要素

1.标杆管理实施者，即发起和实施标杆管理的组织。

2.标杆伙伴，也称标杆对象，即定为“标杆”被学习借鉴的组织，是任何乐于通过与标准管理实施者进行信息和资料交换，而开展合作的内外部组织或单位。

3.标杆管理项目，也称标杆管理内容，即存在不足，通过标杆管理向他人学习借鉴以谋求提高的领域。

（三）标杆管理的三个层次

1.战略层，是将本企业的战略和对照企业的战略进行比较，找出成功战略中的关键因素。

2.管理层，涉及分析企业的支撑功能，具体指人才培养与管理、市场营销策划、资金管理、管理信息系统等。

3.操作层，主要集中在比较具体产品和服务的差异性，重点是功能分析，一般与竞争性成本和竞争性差异有关。

（四）标杆管理的一般流程

1.确定内容并组建标杆学习团队。

2.选择目标，通常情况下，竞争对手和行业领先企业是进行标杆学习的首选对象。

3.收集分析数据，包括本企业的情况和标杆目标企业的情况，数据应重点针对企业的运营过程和活动，而不仅仅是针对结果。

4.制订行动计划，找到差距后进一步要做的是确定缩短差距的行动目标和应采取的行动措施。

5.实施计划并跟踪结果，定期衡量并及时提出修改措施。

二、高职教务管理中应用标杆管理的意义

（一）“标杆管理理论”是高职教务管理部门进行自我评估和自我改善的有效工具

运用“标杆管理理论”可以评价自己与其他高校教务处相比所处的位置，从而对本部门做出客观评价；同时通过对比标杆对象，可以调整本部门的评价标准，使评价标准更客观、科学。评价旨在促进本部门管理的改革，运用标杆管理法可以及时发现教务管理部门存在的问题并及时予以解决，将优于本部门的管理实践引进来，促进自身发展。

（二）标杆管理的实施过程有助于建立有价值的人际关系网络

我省高职院校教务系统长期“各自为政”，同行之间极度缺乏沟通。标杆学习者一般为了解决教务管理中出现的问题，或是为了提高教务管理效率、提升教务服务的水平，唯有通过不断地沟通学习才能达到提高的目的。可见标杆管理的实施者与其标杆伙伴之间能够建立足够全面的合作关系，有助于加深彼此的交流和沟通，构建起十分有价值的组织之间的人际关系网络。

（三）标杆管理有助于激发教务管理的创新

标杆管理方法是一种系统化学习，绝非毫无框架的简单模仿，而标杆管理工作的落实过程本身就是一个不断发现、创新和超越的过程。标杆实施者组织的发展与标杆伙伴的发展不可能是完全一致的，标杆管理理论倡导在综合分析的基础上，结合自身的实际需要引进学习并不断在管理和操作层面进行再造甚至创造，以此推动自身发展，最终超越标杆组织。高职院校作为一个学习型组织，其发展要求创新和超越，“标杆管理方法”是高职院校建设学习型组织的重要方式，对于学校形成学习型氛围意义重大。

三、高职教务管理中应用标杆管理的思路

标杆管理在高校教务系统中的实践应用尚处于初期探索阶段，各院校教务管理部门沟通交流活动甚少，难以形成常规化的合作集团。因此，在高职教务管理部门推行这种新型管理方法应形成“自上而下”的实施办法，即由高职院校管理层牵头推动，由教务管理部门主管领导组织具体实施。具体思路如下。

（一）对标杆管理的目标项目进行优选

教务管理工作是高职院校的核心工作之一，是一项科学性很强的工作，选择好标杆管理的目标项目十分重要。教务管理过程涉及方方面面庞杂的事务，理论上讲都可以纳入标杆目标项目，但从实际效果角度考虑，进行适当的优化选择是必要的。可优先选择教务运行相关的项目进行量化，譬如排课管理办法、考试中心搭建、成绩管理、毕业生服务等。

（二）组建高职教务标杆管理合作联盟

标杆管理主体对标杆对象的目标信息全方位的了解和把握是实施标杆管理的前提条件，没有与目标伙伴的沟通合作，标杆主体后续的数据收集、制订策略计划和组织实施将成为空谈。因此，组建高校教务系统标杆管理联盟，在参与标杆管理的高校教务管理部门之间创建一个客观真实的信息共享平台是不可或缺的。联盟内部各个组织可能同时具备标杆主体和标杆目标两个角色，所以构建合作联盟信息共享平台是可行并有效的。

（三）建立科学高效的评估和反馈网络

任何一种管理方法都离不开对绩效结果的评估和反馈，要实现标杆管理的目标前提是能够收集到客观、及时的绩效评估数据和反馈信息。因此，高职教务管理部门应强化绩效评估和反馈机制建设，在联盟信息共享平台上及时发布并反馈标杆学习项目取得的成效和存在的问题，联盟内其他组织都可以对比参照并借鉴学习，最终使各教务管理部门达到一种持续的优化和提升。

四、高职教务管理中应用标杆管理的步骤

高职教务管理应用标杆管理的步骤和企业标杆管理的一般流程类似，主要包括组织团队、制订目标计划、数据分析、行动实施、评估反馈等五个阶段，实际应用中标杆主体可根据自身组织结构具体情况适当调整。下面以教学运行管理实践为例，说明标杆管理应用的基本步骤，仅供参考。

（一）根据自身实际确立标杆项目

首先，教务运行管理可选择信息化、二级排课管理、考试管理、教材管理、教室管理、学生信息管理、成绩管理等作为标杆项目。其次，寻找并确立参照标杆，可寻找国家级重点高职院校的教务管理部门作为标杆。最后，针对所需学习的项目，重点跟踪和关注。

（二）收集信息并进行有效的数据分析

运用现场访问、对应岗位员工互动交流、会场演示和资料分析等方式，收集标杆对象在日常管理活动中的行为或工作方式、心得体会、成功经验等相关信息，分别加以分析梳理，提炼出对本部门开展工作具有指导性的工作特色、亮点，组成标杆学习库。

（三）有针对性地制定达标的改进方案

这一步旨在将收集的有价值信息转换成可以为本部门实现的方式方法和解决途径。可从标杆库中选择合适的标杆，对照标杆的成功经验，查找自身存在的问题、不足及其原因，最后提出适合本部门的具体目标和评估指标，制定切实可行的改进措施。

（四）严格高效地组织实施

通过数据分析和计划方案的制定阶段，实际上已经为标杆管理积累了足够的动力，组织实施计划方案是对前期工作的检验。要做到严格高效，关键是构建一套行之有效的监测反馈和调整机制，对本部门的实施行为进行实时监测和调控。要齐心协力克服改进过程中的困难，激发对做好高职教务工作的信心和动力。

（五）及时评估、调整和创新

高职教务管理部门是一个综合性的管理部门，其发展是不断完善的动态过程，要在教务运行管理过程中不断寻找存在的问题，进行调整和补充以适应发展的需要。对于改进方案的每一个时间节点都应给予及时评估，根据评估结果重新调整方案内容，并及时付诸实践。此外，在完成对标杆对象学习的同时，本部门还应该充分发挥主动性、积极性和创造性，在标杆管理过程中有所创新，超过标杆，最终通过创新和共享使其他实行标杆管理的教务管理部门得以收益。

参考文献：

［1］谢万杰.高校教务管理信息化的探索与实践［J］.中国教育信息化，2009（03）.

［2］徐进.高校教务信息化现状及趋势［J］.中国新技术新产品，2008（10）.

［3］周强.高职院校教务管理信息系统的构建［J］.中国成人教育，2008（12）.