高校科技查新工作站的现状、问题与发展趋势

2015-03-22

中华医学图书情报杂志 2015年12期

科技查新工作在科研人员的科研立项、成果鉴定、奖励申报等方面发挥着重要的参考作用。自从1992年教育部首次在其直属的高校中设立“高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站”以来，越来越多的高校图书馆经批准成为教育部科技查新工作站，高校科技查新工作的整体状况将影响查新工作的质量。

1 高校科技查新站工作的现状

1.1 查新站的地区分布日趋广泛

教育部科技发展中心分别于1992年、1995年在高等院校设立了两批共15所查新工作站。2003年教育部对高校科技查新工作站进行了重新认定和审批，截至2015年初，除宁夏、青海、西藏外，在其他省(市)、自治区的高校设立了7批共102所科技查新工作站。

查新工作站多分布在经济较为发达的华东、华北、华南和华中等地区。其中，华东地区查新站数量最多，共有29所，占高校查新工作站总数的28%；其次是华北地区，共有20所，占高校查新工作站总数的20%。各个地区的查新工作站主要分布在省会城市，如江苏省共有15所，其中南京有8所；广东省共有10所，其中广州有8所。高校科技查新工作站分布的多样化，能够充分满足不同地区、不同学科的科研人员对科技查新的需求。

1.2 查新数量逐年增加

高校查新站分为综合类、理工类、农学类和医学类4类。本文根据教育部科技发展中心主任在2015年郑州查新员培训会议上所提供的2014年查新业务量统计结果，连续几年超过1 000项的查新站(如郑州大学查新站、苏州大学查新站、江南大学查新站和江苏大学查新站)以及2015年常州教育部科技查新研讨会上不同类别查新站报告中提供的数据，选取具代表性的查新站，最后再从年均查新量均超过教育部统计的年平均量的综合类和理工类查新站中选取部分具有代表性的查新站(其中医学类查新站查新业务量超过教育部统计的年平均量，农学类则略少)，共选出14所不同类别具有代表性高校查新工作站。统计分析结果显示，部分查新工作站查新业务量呈现逐年增长趋势，如郑州大学、苏州大学、江苏大学、江南大学、中国海洋大学、中国石油大学、福建农林大学及广东医学院等；部分查新工作站的查新业务量呈现不规律变化，如吉林大学、扬州大学、西南大学、广州中医药大学及北京中医药大学等。这可能与不同年度地方政府对科技项目的支持力度不同有关，但每所高校查新站的查新业务量均逐年增长。

统计分析了不同类别部分查新工作站的查新业务量，结果显示综合类和部分理工类查新站完成的查新数量较多，如郑州大学、苏州大学、江苏大学和江南大学2010-2013年年均查新量均在1 000项以上，超过高校年均查新量的近2倍(表1)；部分医学类查新站的查新业务量也相对较多，如广州中医药大学和北京中医药大学2010-2013年年均查新量分别为627项和607项，高于高校年均查新量；农学类、部分综合类和理工类查新站的查新业务量较少。

表1 2004-2013年高校科技查新工作站查新业务量

说明：1、年平均量为年度查新总量除以该年度查新站的数量，2、“-”表示未统计到数据

表1显示，在2004-2013年10年间，高校查新工作站的查新总业务量及年平均量均呈现持续增长趋势，表明国家在加大科研投入力度的同时，也加大了对科技项目质量审批的力度。近10年查新服务对象主要是校内外科研人员，校外查新数量在2007-2013年间逐年增长，说明高校查新工作站在为校内科研人员做好服务工作的同时，也扩大了社会服务的职能。从查新范围来看，以国内查新为主，国外或国内外查新比例偏低。

尽管不同地区、不同查新类别的部分查新工作站查新业务量呈现不规律变化，但高校查新工作站年查新总业务量呈现逐年增长趋势，并且是科技部、卫生部认定查新机构查新业务量的近2倍(医药卫生系统2008年、2009年、2010年的查新业务分别为13 105项、15 807项、15 615项[1])。教育部认定的高校查新工作站有102家，科技部认定的查新机构有38家，卫生部认定的查新机构有32家，教育部认定的高校查新工作站数量多与其查新业务量较高有一定关联。

1.3 查新人才队伍建设水平不断提高

科技查新人员的专业背景、专业知识水平与查新报告的质量密切相关。近年来，高校科技查新工作站在提高原有查新员素质的基础上，结合查新站的学科特色，引进了一批具有不同学科专业背景的查新员，涵盖理、工、农、医、图书情报、人文社科及英语等专业。笔者通过对102所高校查新工作站中的10所(包括综合类、理工类、农学类和医学类)查新人员的专业背景及学历结构进行统计的结果显示，查新人员的专业背景主要是自然科学类(包括农学、生物学、化学和工学等)，其次是图书情报类专业及人文社科类专业。其中东华大学和华南农业大学自然科学类学科背景的查新员比例达91.7%(表2)。

表2 教育部科技查新工作站查新员专业与学历构成

表2显示，较多查新站拥有博士学历的查新员。博士和硕士学历的查新员成为查新站的主要成员，例如华南农业大学和上海海事大学查新员队伍中，博士和硕士学历的查新员分别占本校查新站查新人员总数的91.7%和80%。

1.4 查新文献资源建设投入逐年增加

表3显示，2012年度78所高校科技查新站依托部门的总经费较上一年增长了9.8%，用于资源更新的经费较上一年增长了11.2%；2013年度84所高校科技查新站依托部门的总经费较上一年增长了9.3%，用于资源更新的经费较上一年增长了5.1%。其中综合类查新站拥有的文献资源数量较多，用于文献资源建设及更新的费用也较高，如南京大学拥有纸质文献419万册、中外文数据库192个，清华大学拥有纸质文献400万册、中外文数据库319个[2]。

表3 2011-2013年高校科技

由于文献信息量急剧增长，很多高校和情报研究所建立了文献资源共建共享机制，一方面可以应对期刊和数据库价格连年上涨的压力，另一方面也可以满足不同学科类别对查新工作的要求。如2006年由江苏省科技情报研究所、南京图书馆、南京大学、东南大学、南京农业大学、中国药科大学、南京医科大学、南京工业大学、江苏省农科院和江苏省技术监督情报所等10家单位共同建设的江苏省工程技术文献信息公共服务平台[3]，有效解决了大量中外文文献的需求，避免了重复建设。但目前多数地区的高校尚未建立文献资源共享机制，资源保障的压力很大。

1.5 查新质量反馈机制逐步健全

查新报告的质量是查新工作的生命线，因此提升查新报告的质量是关键。目前，高校查新工作站建立了3种查新报告质量评估机制。一是查新用户意见反馈制度：查新用户反馈意见的方式包括有电话、QQ、E-mail、在线反馈和现场反馈等，查新工作站通过整理和分析查新用户对查新报告质量的反馈意见，评估查新人员的查新报告质量。二是同行之间的查新质量复申核体系：即一个查新机构的查新结果由另一个查新机构进行复核，这样即可以保证查新报告的质量，又可以保证项目申报的质量，但目前只有极少数高校查新工作站建立了这种查新质量复申核机制。三是科技查新行业协会，如2005年7月北京地区部分查新机构召开了筹备组建科技查新行业协会的座谈会，2005年12月浙江省科技查新咨询协会召开成立暨第一次会员大会，成为了国内首家科技查新咨询协会。虽然各个地区查新工作站建立了不同形式的查新质量评估机制来提高查新报告的质量，但面对与日俱增的查新业务量，我们还需思考如何进一步完善查新质量机制。

2 科技查新工作存在的问题

2.1 国内外查新数量偏低

调查结果显示，科技查新范围以国内文献查新为主，同时进行国内外文献查新的项目所占比例较低。国内外查新业务的用户主要来自本校和校外的科研院所，少数来自大型企业，中小型企业通常只进行国内查新。笔者认为主要原因是查新用户的认识存在偏差：一是部分委托用户认为查新报告仅仅是根据项目申报要求提供的一个附件而已，不重视通过科技查新来发现和捕捉同类技术在国内外的研究动向，这一现象不仅存在于校外科研院所和企业查新用户中，也存在于校内查新用户中。二是绝大多数中小型企业申报的项目级别是市级科技项目或省级高新技术产品，委托用户认为申报此类课题只进行国内查新即可，不必进行国内外查新。

2.2 专利查新较少

我国的科技创新活动活跃，创新成果日新月异，每年发明专利申请近百万件，连续4年位居世界首位[4]。然而，通过教育部科技发展中心年检统计报告可知，高校科技查新工作站每年的专利查新不足查新总量的2%(2011年的专利申请查新量占查新总量的0.5%，2012年专利申请查新占查新总量的0.6%，2013年专利申请查新占查新总量的1.2%)。专利查新数量与专利申请数量相差甚远的原因：一是专利申请者对专利查新了解甚少，未充分认识到新产品专利申请查新的重要性。二是多数查新机构日常的科技查新业务量已饱和，没有精力关注专利查新业务[5]。三是一些专利查新对专业知识的要求较高，现有的查新工作队伍难以满足。

2.3 查新人员的职业倦怠

在查新高峰期，每个查新机构都会收到大量的查新委托，每个查新员会同时接到几个查新任务，而且都要求在一定时间内完成。查新工作本身就是一种强脑力劳动，不仅需要查新员对查新项目有比较深入的理解，更需要查新员能够准确理解、分析和判断所检出的中英文文献。而且不同的查新委托项目内容不同，每接受一份新的查新，查新员都要开始新的学习，每一项查新都是一个新的挑战[6]。在查新过程中，查新人员承受着繁重的体力支出与高强度的脑力负荷。由于长期的超负荷工作和持续紧张的脑力劳动，较多查新员表现出职业倦怠。

2.4 查新质量监督机制不完善

高校查新工作站是由教育部科技发展中心负责审批和管理的，虽然该中心每年对所属查新工作站工作进行检查，并对部分查新工作站进行实地考察，但难以做到对每个查新工作站、每一份查新报告的质量实施监督；虽然个别地区已建立科技查新行业协会来监督查新报告的质量，但其监督力度尚未见报道[7]。因此，有必要建立切实可行的查新质量监督机制，规范和提高查新报告的质量。

3 科技查新工作的发展趋势

3.1 社会对查新的需求将更加突出

随着国家及地方政府对科技创新的重视，查新数量呈现逐年递增的趋势。国家“十二五”规划中，16个科技重大专项全面实施，研发投入显著增加[8]，科技研发活动的产出快速增长，对查新的客观需求进一步增加。随着科技创新竞争的日益激烈，科研人员为了更准确地把握科研方向，有效节省人力、物力和财力，也主动要求查新。可以断定，未来社会对查新的需求将会继续增长。

3.2 企业将成为查新服务对象的生力军

企业是技术创新的主体，每年国家和省(市)政府都会提供一定数量的资金，用于重点支持对国民经济有贡献的企业进行技术改造。企业可以申报的科技项目主要有科技创新基金、高新技术企业和高新技术产品等。越来越多的企业深刻地认识到，争取国家资助来提高技术含量，是提高企业市场竞争力的重要途径。科技查新在有效配置公共资源及加速培养高新技术产业的过程中发挥着重要的作用。随着对企业研究开发投入的不断增大，未来企业对查新服务的需求也将继续增长，企业将成为查新服务的主要对象。

3.3 数字化资源是查新检索的主要工具

多数查新工作站能够访问Dialog、OCLC、ESA和STN国际联机检索系统，从而提高密切相关文献的查全率和查准率。一些免费数据库(如中国专利数据库、美国USPTO专利文献数据库等)、开放存取目录(如DOAJ)和一些搜索引擎(如Google Scholar)等也为科技查新工作提供了丰富的信息资源。

4 新形势下完善查新工作的建议

4.1 科技查新要注重质、量齐升

科技查新工作主要是对委托项目的新颖性做出判断，它对促进我国科技发展、建设创新型国家具有重要的作用。查新工作若只注重数量的增长，而忽视了质量，恐难以持续发展[9]。查新报告的质量是查新工作的生命线，只有查新报告的质量提高了，查新工作站才能够健康持续发展。因此，查新工作站要坚持质、量并重的发展理念。

4.2 建立多样化的查新服务模式

随着科技查新项目数量的日益增加，委托单位对查新质量的要求也日益提高，现有的查新工作服务模式已难以满足查新工作质、量并重的要求。因此，查新站应在保持传统查新服务模式的基础上，建立查新云服务模式，即查新工作站将本站已有的数据库与网络资源进行整合，形成一个云数据库[10]。云服务查新模式既为高校科研人员或博士开题查新提供了极大的便利，又提高了查新工作站的信息服务能力。

4.3 攻克专利查新较少的局面

专利查新在避免重复研究、加快专利申请进度、评估企业专利技术、防止侵权或保护自身利益等方面有着重要的作用。要改变专利查新申请数量少的局面，提升科技查新在知识产权保护和运用等方面服务的能力。笔者认为，科技查新机构一方面要加强专利查新重要性的宣传，强化用户专利查新的意识；另一方面要提高查新人员的专利查新能力，选派查新人员参加专利查新、专利分析等方面的培训和学术交流，为广泛开展专利查新服务提供人才保证[11]。此外，建议查新工作站配备专职专利查新人员，同时配备国际联机专利检索数据库资源，以满足专利查新的需要。

4.4 消除查新人员的职业倦怠

针对部分查新人员的职业倦怠，为了增强查新工作站的活力，笔者建议：一是查新工作站根据自身的人员配置、涵盖的查新范畴、专业特色等，合理制定查新任务，不可盲目追求查新的数量；二是建立专职查新员与兼职查新员轮换制度，3-5年一换；三是建立调休制度和有效的激励机制，充分调动查新员的积极性，激发查新员的工作热情。