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浅谈出纳工作中存在的问题及防范对策

2015-03-19徐州市公共交通有限责任公司张静

财经界(学术版) 2015年11期
关键词:财务工作企业

徐州市公共交通有限责任公司 张静

浅谈出纳工作中存在的问题及防范对策

徐州市公共交通有限责任公司 张静

出纳工作是会计核算工作重要的组成部分,是会计制度实施、执行及会计核算的基础。作为会计工作中的首要环节,出纳工作既关键重要不可或缺,又繁琐复杂容易出错。如何有效避免、正确防范易出现的错弊,就成为日常工作中应重视和亟待解决的首要问题。

出纳 制度 责任 问题与对策

出纳工作是财务流程的起点,是整个环节中至关重要的一项。它主要是依据相关的政策法律及规章制度,办理本单位的现金收付、银行结算和有关账务,核算库存现金、有价证券,保管财务印章及各类票据等业务。不仅掌握着日常工作中会计信息的第一手资料,也是控制资金动态流向的重要关口,既能够正确引导企业资金的使用方向,同时也是管理层及外界了解企业财务管理水平的标尺。出纳工作既关键重要不可或缺,又繁琐复杂容易出错,一点点的失误,都有可能给企业带来不可预估的损失,甚至会影响全局的决策布署,引起生存危机。所以如何有效避免、正确防范易出现的错弊,就成为工作中应重视的首要问题。

一、出纳工作中存在的问题

(一)企业制度不规范,岗位不受重视

出纳工作贯穿整个财务活动过程,起到承前启后的作用,保证资金的安全及合理使用,影响企业的会计核算质量和效率。但很多人甚至包括管理层,对出纳仍有一种错误的认识,认为仅仅就是收收钱、跑跑腿,没有任何的专业可言。思想上的忽视带来的就是无证上岗,不予培训、任人唯亲的不良情况,这将给企业财务工作的良性运转及日后发展带来极大的隐患。

一个企业如果没有制定一套完善的管理体系和会计制度,势必会给具体的工作造成无法可依、无章可循的混乱局面。财务工作一旦没有制度的约束,不能以相关的规定为准绳,就会给一些别有用心的人有机可乘:利用漏洞乱设明目报销费用、不通过出纳就随意经手现金、私自更改账目金额、上下层勾结舞弊等等。这些情况的发生,会导致出纳难以控制资金,收支情况出现差错。长此以往,会计数据就会失真、账目不清、核算失控,会计工作将失去其真正的作用。管理层也无法了解真实的资金情况,无法对未来发展作出正确决策。

(二)手续不全疏于防范,思想懈怠不认真

出纳是一项缜密的工作,不能有丝毫差错,需要会计人员具有高度的耐心、细心、事业心及责任感。但很多会计人员工作的时间长了,思想上就会松懈,对业务的要求也会降低。一些看似不起眼的失误,日积月累,都会变成无法查明的大问题。

(1)收付现金不及时记账,引起盘点时数目短缺或盈余,但日久却无据可查、难以找平。

(2)金额、小数点、大小写、记账方向等方面漏记错记,填制凭证不规范,造成后期结账、报税一系列的连锁错误。

(3)原始单据未分门别类的粘贴在凭证后,时间长了找不到,令凭证缺失真实依据。

(4)相关的支票没有在规定时间内办理,给开票方和使用方带来不必要的麻烦,容易造成企业资金流动滞怠、周转延长、形成坏帐。

(5)未能严格审核发票及相关票据,在签字盖章手续不全的情况下,给职工支出借款或报销。

(6)内部牵制、稽核制度执行不到位,缺乏自我约束力及监管力度,导致层层出错;更有甚者会出现造假、监守自盗的现象。

(7)保管不当,遗失印章、票据、现金等重要物品,在需要时无法及时拿出使用,影响工作效率。

以上几点只是现实工作中常见差错的一小部分,而因为怕麻烦、怕得罪人、懒惰、粗心或故意等原因产生的五花八门的错弊不胜枚举,轻者会加大工作量;重者会产生投机倒把、贪污腐败的情况,致使企业资金流失、蒙受经济损失。

(三)一人多岗,只求量不保质

某些企业规模较大,下面还往往设有若干分公司。管理层有时为了节约成本或者对财务

部门的岗位认识不足,会安排一人兼职多家、一人兼顾多岗。这种高负荷的工作量会让会计人员手忙脚乱,使差错增多,现金交叉混乱。由于每月只是一味的在追赶进度,因而无瑕顾及其准确性、合理性,对账目中隐在的一些含糊不清的问题没有时间思考研究。长此以往,一直存在而得不到解决的不合理之处,就更加难以查询根源,无法进行系统的梳理纠正。疲劳兼职令工作质量得不到保证,更谈不上业务上的创新。而错误的工作方式方法一直延续,弊端显露无遗,对财务工作发展有百害而无一利。

二、出纳工作中问题的防范对策

(一)提高岗位认识,建立健全规章制度

首先企业要建立健全公司管理体制,管理层应改变思想观念,从根本上加强对会计职

务的重视,定期关注财务工作。并从自我作起,以身作则,不搞特殊待遇,不走特殊流程,一切以制度为准则。其次,一个企业的会计制度,从制订到执行,都应得到管理层的大力支持,并给予适当的权力。它的完善,要在全体财务人员的共同努力下,在工作中通过不断的实践、探讨、总结和修正来完成。

出纳岗位应由经过专业学习的人员持证上岗,按照制度行事,严格实施《现金管理暂行制度》及公司内部相关规定,明确职责和权限。规范出纳工作的相关操作,在工作中严把监督关、检查关,注重事前预防和事中控制,主动发现问题,排查原因;结合事后检查、现场检查,及时做出解决方案,确保会计工作顺利有序的进行。

(二)规范操作流程,提高业务能力

出纳工作中要加强程序制约,严格监控资金的开支额度及使用范围,每日盘查核对;对银行存款和借款进行定期核查、清理,作好备查簿,以保证资金的安全性、流动性和效益性,尽可能的防范财务风险。对于借款报销相关的支出,必须严格遵循申请授权、盖章批准、签字执行、细致记录、认真检查等控制程序,不符合规定的坚决不予受理,以达到业务流程对完整性,严谨性及正确性的要求。

出纳人员要不断完善自身职业道德的培养,本着与时俱进、适应时代发展的理念,主动学习与专业相关的知识,加强业务储备,积极参与财务建设。增强责任意识,提升综合素质,爱岗敬业。从核对单据到计算汇总,从保管印鉴到开具支票,对待每一笔业务都要做到细心严谨、认真负责、端正思想,从源头上杜绝粗心大意造成的错误,防止玩忽职守的情况,提高出纳工作水平,为接下来的各项财务步骤打好坚实的基础。

(三)明确岗位分工,注重工作质量

《会计法》第三十七条规定:“会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼任稽核、会计、档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”虽然国家进行了明确的规定,但由于组织管理结构不完善、管理层意识淡薄,一人多岗、一人负责多家单位的情况还是层出不穷。

对此,企业应充实德才兼备的专业会计人员,培养多元化、复合型人才,完善内部牵制和审计制度。可胜任的会计人员充足,才能保证一人一岗,才能真正做到分工明细,职责明确,才能严格执行账款分管的相关制度;有了内部牵制制度,在工作中各岗位才能彼此互相监督、互相制约、互相合作;监管到位,才能保证所有业务手续完备、由专人制单专人复核,防止一个人处理业务的全过程,才能有效的将错误漏洞防患于未然。

三、出纳工作在财务流程中的重要性

出纳工作在会计循环中是非常重要的一个环节,无论是传递、循环还是流水作业、资金的进入和退出,出纳工作都是源头。在任何经济组织和单位中,出纳工作都要是一个独立的岗位。《会计基础工作规范》中指出:会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。由此可见出纳工作的特殊性、重要性和不可替代性。

现金周而复始的流动保障了企业的正常运作和存续发展,而出纳正是现金的忠诚保管员。它担负着会计核算的基础工作,主要体现在货币计量准确、收支凭据真实、合理调度资金、传递循序渐进、信息反馈及时等方面。只有做好出纳工作,才能为整个财务流程的良性循环提供可靠的支持。因此在会计机构中设置出纳工作岗位具有制度上的合法性、工作上的适应性、行为上的规范性、管理上的科学性。

四、结束语

出纳工作一直以来都不容忽视,它是财务工作纪律的先行者,是维护工作秩序的实施者,做好出纳工作是财务管理关键环节。在新的机遇和挑战面前,企业应当重视出纳工作,重视财务团队。而对出纳人员来说,也要清楚的认识到自身的不足,多向经验丰富的同事学习,取长补短,努力提高自业务素质和思想政治素质。对出纳工作中容易出现的问题,认真总结验和教训,积极应对不断完善。以饱满的工作精神和热情的工作态度投入出纳事业,与企业一起在新时代新形势下稳健发展,逐步成长。

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[2]贺铭亮.企业出纳工作中常见错误及防范措施[J].商场现代化,2014,01:186

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.11.061

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