信息化背景下的高校档案管理研究

2015-03-19赵悦佟

长治学院学报 2015年4期

赵悦佟

（长治学院人事处，山西长治 046011）

随着信息技术的迅速发展，高校的信息化、网络化应用越来越普及，许多高校还提出了构建数字化的校园，进一步加快了高校教学、科研、管理的信息化进程。高校必须立足自身的发展现状，运用档案信息化带来的新技术，结合档案信息化提出的要求，为自身的信息化档案管理发展谋得切实的改进和长足的发展。

一、高校档案管理发展现状

（一）信息化的发展对高校档案管理的要求

档案信息化是一场已经敲响雷鼓的革命，是一项刻不容缓又复杂而浩大的系统工程，档案信息技术在档案管理活动的应用给高校档案管理带来方便快捷体验的同时，也给传统的档案管理活动带来严重的冲击。高校档案管理要适应档案信息化的发展要求，必须做到以下几点：

1、档案信息资源的数字化

高校档案馆保存着大量的教学、科研、党政工作等活动产生的档案信息，这些档案有很强的知识性和教育、管理参考的功能，要想让这些具有知识性的档案信息转化成更强的生产力，使它们发挥最大的作用，就必须将档案进行信息化，促进档案信息作用更好地发挥，使档案信息更有效地为高校教学工作、科研工作、党政等中心工作服务，为高校档案信息的用户服务[1]。

2、变革高校档案的管理模式

信息化背景下，档案管理的对象从单纯的纸质文档逐渐发展到纸质文档与数字化文档混合，并不断向全数字化文档转变，而随着信息技术的渗入，档案管理技术也在不断更新，高效便捷的档案管理越来越成为高校档案管理的需求[2]。知识更替加快，用户的需求也日益不同等，这些随着信息化浪潮扑面而来的改变，不断推着高校档案管理向前，这就要求档案管理模式、管理流程等都应当做出相应的变革。

3、实现高校档案的深度开发和最大化利用

保存档案的目的就是要实现档案信息开发、编研和利用，并服务于高校的各项工作中。高校档案包含校史档案、学生档案、科研档案等，馆藏信息庞大而丰富，仅靠人工难以对这庞大的数据进行组织和开发，而利用计算机技术可实现对档案信息的组织整理和深度开发[3]。在当前信息时代，档案的价值不能停留在传统的凭证和参考作用，高校档案馆应摈弃“重藏轻用”的传统观念，鼓励档案工作人员对档案信息进行大力开发，充分发挥高校档案在信息时代的“参考作用”和利用价值。

二、高校档案管理发展的困境

档案信息化的呼声在学术界持续了很多年，为了适应档案信息化的发展，部分高校积极做出相应的发展规划和实践，取得不菲的成果，但多数高校仍然处于被动的发展过程中，对比国内高校发展不平衡的现状，归纳高校档案管理发展的困境如下：

（一）高校档案信息数据库建设效率低下

高校档案信息数据库的建设除了要将大量的馆藏档案进行数字化转变外，还需要进行数字化文件的收集。传统落后的管理理念、与日俱增的现行文档以及庞大的馆藏信息基量，给档案信息数字化的过程带来困难，阻滞了档案信息化的进程。相当一部分高校进行的档案信息化只是对当前产生的文档进行信息化，认为档案信息化只是文档产生和传输方式的电子化，对馆藏档案的信息化消极怠惰，影响档案信息收集全面性和数据库建设的效率。总之，在全国范围讲，高校档案的数据库建设还处于发展阶段，任重而道远。

（二）高校间缺乏统一的档案管理细则

由于各高校的档案管理部门设置不同，数字档案资源形式多样，档案管理信息化发展现状参差不齐，统一的管理标准是有效连接各高校信息资源的通道，是保障各高校间信息互通与资源共享的桥梁。虽然国家早在2008年就颁布了相关办法，但其内容只是纲领性的综合条款，缺乏对档案管理工作细节的规定，目前国内多数高校档案管理处在档案信息化的进程中，缺乏统一的引导而自成体系，标准各异，一旦数据库建立完成再统一标准就更加困难，因此，实现高校间档案信息资源网络化共享，首先需要建立适合各高校的统一的档案管理标准规范。

（三）网络环境下档案信息存在安全隐患

档案数字化带来的档案信息安全问题已引起档案界的热烈讨论，但至今没有一套系统的解决方案。在数字化档案信息时代，档案的载体已经不是特别重要，档案的安全常常指的是档案信息安全，因此除了对载体采取基本的保护措施外，更重要的是对档案信息本身的保护。在网络环境中，文件的信息与载体可以分离，这就为数字化档案信息管理带来安全隐患，其中最常见的是系统、软件硬件的威胁和来自恶意侵犯者的威胁，这两种威胁是目前数字化信息主要的两种安全隐患，高校在建立数字化档案管理系统时应采用先进技术来防御各种恶意侵犯。

（四）高校档案信息资源利用率低

档案管理部门是集中管理档案，也是档案信息最为丰富的部门，但是由于种种原因，档案信息开发利用率却并非如预期那样高。

首先是由于档案收集的滞后性，造成档案信息开发利用的低时效性，档案部门收集档案缺乏主动性，就导致档案在立档部门的滞留，导致有时效利用价值的档案失去价值，影响档案信息的开发利用。其次是立档单位分散造成档案信息分散性，给档案信息的组织利用带来困难，高校档案包含的各类档案中，教学档案和科研档案具有较高的利用价值，而由于立档部门的分散和各部门立档标准的不统一，随着档案管理部门累积的分散档案日益增多，进行组织利用的困难就会越大[4]171-174。

三、档案信息化背景下高校档案管理的对策

（一）高度重视信息资源的建设，增加投入

1、档案部门领导要重视信息资源的建设

观念是指导行为的主动力，而领导是档案部门前进的主要带头力量，档案部门领导要首先提高对档案信息化的认识，要意识到信息资源建设是档案数据库建设的基础与核心工作，带领档案部门主动适应信息化的要求，在指导上把档案信息资源建设提到重要工作的议程，通过恰当的激励措施提高档案工作人员的工作热情和工作效率。

2、选择适合自身的档案信息化管理系统软件

要开展档案信息化管理的工作，必须要有档案管理信息系统软件的平台支撑，选择适合的档案信息化软件与校园办公自动化管理系统衔接，加快实现文档一体化管理，提高高校档案管理工作效率。选择档案信息化软件可以通过购买市场上成熟的商品化档案管理软件系统、请有实力的专业软件公司根据本校的档案管理需求进行档案管理系统开发或者自主开发软件[5]。

（二）建立统一的档案管理细则

借鉴国内外先进的标准，结合国内行业标准及高校档案管理发展现状及趋势，在全国范围内制定适合高校特点的规范化标准，形成制度化的管理。高校档案管理标准包括以下几方面：（1）学校档案管理规定，依据国家颁布档案的相关法规，结合普通高校的发展现状，制定适用于高校的档案管理实施细则；（2）立卷归档标准，如确定归档范围、确定分类方法、统一归档要求等；（3）保密标准，对保密档案的具体规定及对档案人员的规范；（4）档案保管标准，档案借阅准则、档案移交步骤规定等。

（三）健全档案管理安全制度，提高档案信息安全技术

1、建立健全的档案管理安全制度

健全的档案信息化管理安全制度是网络环境下数字化档案的第一道防护墙，也是最基本的保障，包括对系统的安全监测、定期维护系统功能、保护用户的信息安全、建立安全责任制度等，档案管理安全制度是防患于未然的第一步，也是解决问题的首要准则，更是维护档案管理工作有序运行的重要举措。

2、提高档案信息安全技术

要保护档案信息的安全，就要运用信息技术采取相应的保护措施：一是通过对数字化文件添加数字签名或数字水印等，对信息的识别和鉴别，保证传送的文件内容不被篡改或辨别文件的真伪；二是严把身份识别关，通过设定用户登录口令、生物识别或者信息加密等措施，对用户的身份进行认证，确保用户身份的合法性；三是日志记录和数据备份，对数字化文档的生成时间、生成部门、责任者、访问者等从档案生成到利用的每一部操作信息进行详尽的日志记录。此外，根据数字化文档的生成作用和保密性等特点，对文档进行定期备份或者实时备份；四是利用防火墙技术防止阻挡网络病毒和黑客攻击[6]211-217。