浅析网上报销系统对加强科研事业单位财务控制的作用

2015-03-18中国核动力研究设计院邓颖华

财经界(学术版) 2015年14期

中国核动力研究设计院邓颖华

中国核动力研究设计院邓颖华

随着信息化时代网络技术的迅速发展以及国家对科研事业单位改革的进一步深化。本文讲述了在财务信息化的趋势下，科研事业单位构建网上报销系统相比传统手工报销方式下的种种优势，阐明了网上报销对提高工作效率、增强财务预算管理水平、加强财务部门内部控制、数据分析、决策支持等的作用，并且从科研事业单位网上报销的具体流程入手，提出实现网上报销系统所应注意的具体设计要点。

科研事业单位网上报销系统财务控制

目前国家正在深化对科研事业单位的改革，对科研事业单位的监管力度有所加强，这就对科研事业单位的财务管理工作能否适应改革的发展，提出了更高的要求。科研事业单位虽然在早些年就已经开始了财务电算化的尝试，但大部分还停留在以账务处理和报表编制为主的层面，与现在所要求的管理会计还有一定的差距。随着计算机技术和信息处理技术的发展，办公自动化的普及，科研事业单位可以通过网上报销系统将业务流程和财务流程进行有机融合，以业务流程为中心，实现审批流程网络化、查询决策可视化、财务管理信息化，进一步提高财务管理工作的水平。以下就来谈一谈网上报销系统的优势以及对加强科研事业单位财务控制的作用。

一、网上报销系统相对于传统报销方式的优势

(一)提高工作效率，使财务报销流程更透明化

网上报销系统是通过建立一个科学的跨部门报销流程，将报销申请人、审批人、财务人员三者更为有效的相互协调起来。报销申请人不再需要拿着填好的单据逐级找领导签字审批，而是通过网上报销系统的相关授权审批环节，提请领导审批，并且可以随时查看待办的报销事项在整个报销流程中的运行进程。单位的相关领导也可以在待审批事项中对需要进行审批的事项进行实时了解。网上报销系统的应用彻底改变了报销申请人拿着单据到处走的情况，也让财务人员从既要审核原始单据的真实性，又要复核单据金额的准确性，还要控制审批流程的完善性中解放出来，大大提高了工作的效率。

(二)提高预算管理的精细化，为项目决策提供支持

在传统的报销模式下，各个科研项目、各种经费的预算都是通过财务人员人工统计完成的。财务人员根据财务核算系统中各科目、各项目发生的相关支出进行统计，编制报表，核对各类经费的支出是否超预算，不仅耗费了大量的人力，而且数据的及时性也得不到满足，统计结果无法给管理层提供及时的决策信息，没有发挥预算的事前预警功能，很难确保费用、预算控制目标的落实。在实行网上报销后，可以通过程序将预算、报销、数据分析三大功能相结合，采用实时费用动态监管的方式，提前预算的关口，从发起报销或借款的环节就开始进行控制。没有预算或预算不足的经费处理将无法通过报销流程。科研事业单位的财务人员、项目管理人员以及相应的管理层在需要了解各项经费预算执行情况时，也可以从系统中进行查询，为各项决策提供数据支持。这样才真正实现了经费的事前预算控制、事中动态监管、事后数据分析，极大程度提高了预算控制的能力。

当然项目管理人员也可以根据项目的实际需求调整预算，合理控制预算进度，将预算管理与项目经费的实际情况相结合，既有绝对的控制，又具有充分的灵活性，使项目管理更为精细化。

(三)固化内部控制流程，减少内部控制风险

2012年11月29日，财政部发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求自2014年1月1日起执行。行政事业单位内部控制规范的执行揭开了加强事业单位内部控制的序幕，对科研事业单位的内部控制管理也有了新的要求。

在传统的报销模式下，存在报销申请人或审批人对内部控制流程了解的不够全面或工作中的疏忽而导致出现越级审批或审批流程不完善的情况，财务人员也往往需要在领导审批以后被动的复核内控流程的完善性、合理性。在实行网上报销以后，可以将科研事业单位相关的报销制度、内部控制制度通过程序预设到网上报销审批流程中，通过固化的内控流程和审批权限管理使业务审批更趋规范化，报销流程更趋标准化，全面杜绝了越级审批等情况，财务人员也不再需要对内控流程进行复核，进一步加强了科研事业单位内部控制执行的严密有效。

二、网上报销系统的具体流程

在网上报销前，项目管理部门需要按项目经费来源的渠道、经费的构成，将相应的信息录入到项目管理和预算管理的模块中。

报销申请人创建报销单，录入报销信息，系统会自动调用项目管理、预算管理模块中的相应信息检查是否超预算。当预算控制检查通过后，单据信息予以保存并提交至部门主管，部门主管审批同意后，单据信息将流转至财务审核人员，经财务人员复审同意后，即可按照财务核算的要求，借助网上报销系统与财务核算系统的接口及凭证的模板生成相应的凭证，交由出纳进行支付，完成报销流程。

财务实际支付后，实际支付的数据会自动录入到预算管理的模块中，通过预算管理的多种分析功能，对预算执行的情况进行实时监测及反馈，为管理层及时获取相应有效信息，进行决策提供支持。

三、实行网上报销系统的几点建议

(一)完善、梳理相关制度，把握流程控制点

对科研事业单位的内控制度以及相关的报销制度进行梳理、完善，以流程管理为切入点，准确的了解和把握各类业务授权事项的环节，准确的判断不同业务内部控制的关键点，制定标准的业务流程，将这些流程嵌入到网上报销系统的设计中。例如：科研事业单位在固定资产报销时，普遍将固定资产的验收入库作为一个单独的环节进行管理，而内部控制的要求是固定资产管理必须做到帐实相符，那么在流程设计时就可以考虑将固定资产验收入库的环节集中到网上报销系统中。预留出资产管理人员的授权审批环节，要求资产管理人员在授权同意报销时录入相应的资产编码，这样就大大减轻了固定资产管理部门和财务部门进行固定资产匹配时的工作量。

(二)提高科研事业单位整体信息化程度

网上报销系统是一个不同部门、不同行业相互协作的系统工程，一般由财务部门主导，信息部门配合，单位自主开发或外包给系统开发商。但网上报销系统的运行都是搭建在单位的内部网络上，这就意味着系统办公功能方面的信息化仍然要依赖于整个单位的信息化程度。如果有的部门根本就没有连接内网，或者说单位整体的办公信息化程度并不高，那么网上报销系统就只能说是一个“摆设”而已。

(三)提高计算机软、硬件的配备以及提升系统的安全性

在网上报销系统的设计方面，需要充分考虑计算机硬件的配置以及报销系统软件设计两方面的需求。在硬件配置方面，主要考虑给网上报销系统所配备的网络安全设备、备份设备是否足够强大；在软件方面，应当充分考虑该系统设计是否容易受到网络的攻击，发生数据混乱、遗失或系统崩溃时有没有相应的应急措施。

(四)解决财务核算系统与网上报销系统的对接问题

网上报销系统是否能准确、自动的生成会计凭证，一定要解决好网上报销系统与财务核算系统的对接问题。首先需要将报销的种类进行清理，确定严格、标准的分类，为报销系统规范导入提供保证。其次，由于网上报销系统只是一个内部管理系统，而财务核算系统是以财务会计准则为基础建立起来的标准系统，因此应当以财务核算系统的核算科目、项目、部门、人员等信息为准，将网上报销系统的成本类型与财务核算系统中相应的核算科目进行绑定，准确对应会计科目，自动书写成标准的会计凭证。