物资供应商自助结算平台研发与应用

2015-03-18国网吉林省电力有限公司杜尚春

财经界(学术版) 2015年14期

关键词：发票物资供应商

国网吉林省电力有限公司杜尚春

物资供应商自助结算平台研发与应用

国网吉林省电力有限公司杜尚春

本文针对电网公司物资集中管理后，结算工作量增加、人员配备不足引发的工作效率与质量问题，提出了信息化手段技术解决方案，介绍了物资供应商自助结算平台的研发和应用情况，对于提高同类企业物资结算效率和改进供应商服务管理具有较强的借鉴意义。

供应商自助结算

一、实施背景

随着省级电网公司物资集约化管理实施的不断深入推进，物资合同结算办理工作由地市公司上划到物资公司统一集中办理。业务上移后，物资公司年签订合同上万份，结算金额几十亿，发票验审、采购订单核对等实际结算工作量激增，原有人员无法及时完成大量发票处理任务。在月末物资结算高峰期，供应商排队等候现象严重，影响实际结算工作效率。

二、研发情况

为解决物资结算工作中的这些问题，提高实际工作效率，同时提升物资供应商服务水平，国网吉林省电力有限公司提出了建设物资供应商自助结算平台，利用信息手段改进物资结算管理的思路。

(一)基本思路

以提高物资供应公司增值税发票处理效率、降低业务人员的工作强度、提升会计核算质量为目标，建设物资供应商自助结算平台，实现结算过程全程自动化、数字化，从而提高公司物资结算管理水平，促进信息化管理水平不断提高，为财务集约化管理提供有力财务信息系统支撑。

(二)研发内容

建设供应商自助平台，自动识别、传递、存储发票信息，实现发票的影像化、数字化管理。设定系统运算规则，开发接口程序，实现发票扫描信息与ERP系统采购订单及供应商信息实时充分集成。建设发票验审平台，支持发票信息的自动检查及校验，实现发票信息的集中、快速验审。建设发票集中过账平台，实现发票校验信息的自动调整、自动填写，代替发票过账时人工录入发票数据操作，提高数据准确性。建设发票信息的查询程序，实现发票信息及处理状态的实时查询。

(三)处理流程

在项目开发实施前，统一组织人员对原有流程进行了优化和调整，重新确立了新的物资结算流程。平台与ERP系统统集成，每日定期接收ERP系统传输来的物资采购订单、供应商等数据，统一在平台专用服务器存储。物资供应商办理业务时，以企业组织机构代码证号码为账号，通过合同服务大厅中的结算信息查询终端查询本企业合同结算情况。在核实确定系统中的合同数据准确无误后，通过专门配备的扫描仪扫描发票，系统应用光学识别技术将发票票面信息转换为结构化数据，与平台中的采购订单数据进行比对，自动显示供应商合同金额、订单号码等信息，供应商确认系统提取数据无误后，提交平台保存。系统自动抓取有关结算信息，按照设定格式生成原始凭证电子粘贴单，由供应商负责打印并粘贴好发票。同时，系统自动将结算信息提交至发票验审人员，验审人员审核供应商有关合同金额、结算金额等信息，确认结算信息正确后，接收粘贴好的原始凭证，提交具体结算人员办理。

(四)保障措施

在工作组织保障方面，成立项目研发团队，由财务部确定项目负责人，组织协调顾问开发团队及物资公司财务部和合同履约部有关人员，做好项目开发实施、硬件准备、业务人员应用和供应商集中培训等工作。在硬件保障方面，在物资公司合同服务大厅配备扫描仪及打印机，作为应用终端。购置一台小型高端计算机，作为数据存储服务器，同时配备若干普通计算机，与ERP系统集成，供供应商查询合同数据使用。在系统上线试运行期间，由厂商开发团队负责日常运维，在正式上线后，运维工作统一移交ERP运维团队负责。