会计信息化下企业会计问题及其监管探析

●胡宗能 易国安

会计信息化是指依据会计管理理论，应用现代信息技术，整合会计业务流程，将企业的会计业务流程与其他业务流程融为一体，实现物流、资金流、信息流的三流合一，及时、准确地向企业管理者和会计信息使用者提供有用的会计信息支持，充分开发和利用会计信息资源，使其产生效益的一系列过程。随着全球信息化的深入发展，企业广泛使用ERP 等会计信息化软件，会计信息实现了数据录入、自动处理、统计汇总和海量数据综合分析，不仅改变了会计核算方式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，促进了会计管理体制的改革，大幅度提高了会计信息资源的利用效率，更对会计信息质量监管工作提出了新挑战。

一、会计信息化下企业会计工作中的常见问题

（一）财务会计信息管理系统生成的会计资料不规范

财政部驻江苏专员办在日常监管中发现，某公司在使用ERP 系统中的财务模块自动生成明细账时，大部分行次摘要内容为“已创建日记账导入”，没有登记经济事项或交易的业务内容摘要，且明细账每条记录对应的金额为一个时间段内经济事项或交易金额的合计数。这种没有按规定将日期、业务内容摘要、金额及其他有关资料逐项计入明细账的做法，违反了《会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定，既不利于企业内控部门确认经济事项和交易基本情况，也对外部使用者如监管部门获取企业真实会计信息造成较大障碍。

（二）记账凭证、明细账等会计资料未按规定存档

企业每个会计年度形成的总账、明细账、日记账和部分转账类记账凭证未及时打印归档，而是以电子数据形式存放在财务会计信息管理系统中。这种做法既不符合《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》的有关规定，也无法保证会计数据的原始性和真实性。

（三）部分证明经济事项和交易真实性的原始凭证、合同等资料，未作为会计凭证管理

企业使用ERP 系统后，业务数据和财务数据高度融合，记载和反映经济事项和交易的原始凭证，仅作为业务资料在业务管理系统或业务档案中保存，不直接作为记账凭证的附件即原始凭证在财务会计信息系统中保存，原始凭证没有与对应的记账凭证固定在一起，导致其真实性、对应性受到质疑，对经济事项和交易真实性的证明力下降。

（四）业务管理台账与总账、明细账、日记账等会计账簿不直接对应，导致会计信息与经济事项不对应

以某公司“在建工程”科目会计核算为例，其建立了“在建工程”管理台账，记载有“项目号”、“采购订单”、“物料编码”、“采购说明”、“供应商”、“金额”等信息，但是却没有“发票凭证编号”、“付款凭证编号”等关键信息，导致该业务管理台账无法与明细账、总账直接对应。

（五）企业总部制定不符合会计法律规范的内部规定，造成下属企业被动地统一违规

在财务会计信息管理系统实行总部高度集中化管理的情况下，企业总部制定不符合会计法律规范的内部规定，不仅导致其下属企业统一违规，还在集团公司对ERP 系统程序设置进行修改之前，使下属企业对存在的问题无法进行纠正和整改。如某集团公司内部规定，会计核算时不使用“低值易耗品”、“待处理财产损益”等会计科目，编制资产负债表时不使用“一年内到期的非流动资产”会计科目，并对ERP 系统进行了程序设定，造成下属企业无法通过系统据实填报。

二、会计信息化对监管部门的影响

（一）监管工作面对技术性壁垒

一方面，企业财务会计信息管理系统自动生成的不符合国家统一会计制度的明细账、日记账等会计账簿资料，不能直接反映企业发生的各项经济事项和交易的内容，不能准确地反映发生的时间、金额等重要信息。另一方面，监管部门要获取上述会计信息，不仅要进入财务会计信息系统，熟练掌握系统登录、综合查询、读取、生成数据等技术性操作手段，还要获得不同等级的系统权限授权，这些都对监管部门设置了短时间内难以克服的技术性壁垒。

（二）企业会计信息获取难度加大

由于企业会计信息和业务数据高度融合，且由总部实行高度统一的集中管理，监管部门获取上述信息数据的难度加大，要么向企业总部索取数据，要么由被查企业获得总部授权后从系统中提取导出。而会计数据与业务数据密切相关，是一个事项的两个不同方面，监管部门若不能掌握会计信息与业务信息间的联系，不能深入到业务中去，就很难对会计信息的真实性、准确性、完整性做出有效判断。

（三）对监管能力提出严峻挑战

当前，企业业务数据和财务数据高度融合，会计信息数据量大且信息高度集成化，这些都对以财政部门为代表的监管部门开展会计监管工作提出了严峻挑战。监管人员如果不能开展计算机检查，深入了解、熟练掌握、有效利用以ERP 为代表的企业财务会计信息管理系统，那么在面对海量数据信息时，要么是“挂一漏万”，要么是“盲人摸象”，只能发现点上的问题，很难综合分析出面上的系统性、全局性问题。

三、会计信息化下对企业会计监管的对策建议

第一，及时修订《会计法》，增补对信息化违法违规行为的处理处罚条款。现行《会计法》没有规定上述信息化条件下企业会计存在违法违规行为的法律责任，建议及时对《会计法》进行修订，为会计信息化违法行为的定性和处理处罚提供法律依据。

第二，加大对会计信息化软件准入的评审审查力度。按照现行规定，在我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过有关财政部门评审。建议财政部门进一步加强对会计核算软件，特别是含有会计核算功能的ERP 系统软件的评审审查力度，确保其自动生成的会计账簿、记账凭证等会计资料符合国家统一会计制度规定。

第三，加强对企业会计信息化软件使用运行情况的日常监督检查。对企业使用不符合规定的会计信息化系统软件，擅自更改软件功能设置等行为，要及时督促其整改，防止其对监管部门形成技术性壁垒或障碍。同时，切实提高会计监管人员利用计算机技术开展会计监管的业务水平和操作能力。

第四，针对高度信息化企业已经形成的技术性障碍，监管部门进点检查前采取适当的应对措施，是消除障碍、提高监管效果的有效途径。监管部门在查前调查的基础上，责令其必须按照规定的格式（可以设计报表、账簿的格式表格），按照会计法律规范要求，提供报表、总账、明细账、日记账等会计资料，并要求打印盖章，破除其人为制造的技术性障碍，做到事半功倍。■