社区会计档案的保管与销毁问题浅议

摘要:社区会计档案是社区财务工作的基础资料，真实地记录和反映社区经济业务，涉及社区成员的切身利益。当前社区档案保管与销毁中存在保管人员责任意识缺失、保管不规范、销毁问题突出等问题。本文将深入研究社区会计档案的保管与销毁问题，分析当前我国社区会计档案保管与销毁中存在的一些问题，并提出解决这些问题的对策和建议。

一、社区会计档案的重要性与特点

会计档案是记录经济活动的凭证、账簿等资料，是反映经济业务的重要证据，也是会计分析、预测和决策的主要依据。这些原始资料反映与监督了管理的核心信息，通过会计档案的基础资料可以实现有效的监督考核。同时，会计档案也是总结经验、分析事故的重要参考。与其他类型的档案相比，会计档案主要有3个显著特点：一是各个经济实体都有会计档案、各项经济活动都需要会计档案记录；二是会计档案类别稳定、核算方式相对统一和标准化；三是会计档案各部分内在联系紧密、规律性强。

社区会计档案是社区财务工作的基础资料，它真实地记录和反映社区经济业务，涉及社区成员的切身利益。因此，社区会计档案的保管与销毁是一项严肃、谨慎的工作。本文将深入研究社区会计档案的保管与销毁问题，分析当前我国社区会计档案保管与销毁中存在的一些问题，并提出解决这些问题的对策和建议，以期弥补相关方面的研究并为政府制定政策提供参考。

二、当前社区档案保管与销毁中存在的问题

(一)会计档案保管人员责任意识缺失

目前，社区档案保管人员多数是会计人员，其档案意识还是传统思路，只要保证档案不丢就行，没有动力和刺激去研究加强管理的方法。另外，社区领导通常三年左右一届，也不会去过多关注档案管理情况。上级部门来检查工作，社区也通常是应付了事。事实上，社区档案保管处于一种低效率、无监管的状态。

(二)社区会计档案保管不规范

目前，社区会计档案保管还存在诸多不规范之处。不少社区的会计档案未归入档案室，由会计自行保管；个别社区将会计档案装入纸箱中,或任意堆放。还有的社区凭证没有封粘、没有相关人员签字。实际中，众多社区未填写凭证装订项目。除了填写项目不规范外，凭证、账簿等资料混乱放置，报表分散存放等现象也突出，给查找资料带来一定的困难。

(三)社区会计档案销毁问题突出

会计档案要保存好,也要及时销毁。会计档案保管期满按照规定程序予以销毁。但是，目前相关人员对档案销毁的基本程序不了解，社区领导也希望责任越少越好，通常不会考虑档案销毁的问题。为了不承担责任，即使会计档案过期、腐蚀也不会轻易销毁。

三、解决社区会计档案问题的对策和建议

(一)规范和加强会计档案保管

首先，要按照《档案法》等相关法律规定，理顺社区会计档案管理体制，明确档案的所有权。凭证要使用统一装订、封粘，有关栏目要填写齐全，并加盖会计人员印章。装订完毕依次放入会计档案。其次，必须封账，账簿空白账页取出，按账页编号顺序填写“账簿登记表”。报表逐页编序,并填写“会计档案卷内目录”。最后，对于有综合室的社区,应及时办理相关手续，将档案移交综合室。暂时未建立综合室的社区,可由社区财务等部门保管。同时，要妥善配置防盗、防蛀等安全保护设施。对于离任人员，其保管的档案应交综合室。终止会计核算业务的社区,其会计档案应交上级保管。

(二)制定相关措施，加强会计档案保管与销毁工作的监督

社区会计档案要保存期满,要及时销毁。销毁工作要按照一定流程规范操作，需要社区政府、会计部门进行审查,并编制相关销毁清册。销毁清册是销毁社区会计档案的具体信息和相关报批文件，主要包括:档案名称、编号和保管期限、报批文件、销毁时间等。另外，社区相关负责人要在销毁清册上签字，销毁时也要派人监销，监销人应当按照销毁清册内容,清点核对所要销毁的档案;销毁后,监销人应签章,报告监销情况。对于期满但未结清的凭证和档案,不得销毁,而应当单独立卷。单独立卷的档案,应当在销毁清册和保管清册上列明。另外,在建设期间的档案不得随意销毁，即使保管期限已到。

财会部门与档案部门密切配合，共同做好会计档案的监管工作。财会部门要做好凭证、账簿和报表的经常性监督；档案部门侧重做好会计档案收集、保管和使用等环节的监督。在实际工作中，不仅要遵循传统的原则，还要了解社区群众及财务管理的发展趋势，及时掌握新技术与方法，以便及时有效地纠正和完善社区会计档案管理中存在的问题。另外，区级档案行政管理部门可以成立会计档案销毁领导小组，由区级档案行政部门负责人任组长，街道档案负责人任副组长，街道档案管理部门人员任成员，以此强化会计档案销毁工作的监督力度。

(三)完善和健全会计档案保管的相关制度

完善社区会计档案保管的相关制度是社区会计档案工作的基础。要明确会计档案责任主体，健全规章制度，规范社区会计档案管理。将社区会计档案工作纳入社区总体计划，制定工作目标和具体方案。根据资产所有权不变、资金使用权不变、债权债务不变的原则，明确会计档案工作的管理主体和责任主体是社区。同时，要按照《档案法》规定，完善会计档案制度，规范档案收集、归档、保存等程序。

四、结束语

会计档案是社区财务工作的基础资料，其基本宗旨是真实地记录和反映社区经济业务，涉及社区成员的切身利益。社区会计档案的保管与销毁是一项严肃、谨慎的工作。然而，当前社区档案保管与销毁中存在保管人员责任意识缺失、保管不规范、销毁问题突出等问题。现阶段，要努力规范和加强会计档案保管、制定相关措施，促进档案销毁工作。同时，加强会计档案保管与销毁工作的监督，并完善和健全会计档案保管的相关制度，以提升基层社会的会计信息质量，促进基层社会经济事业的全面发展。