基于信息化视角下的高校固定资产管理

江苏信息职业技术学院 任远 俞红梅

作为高等学校的教学、科研以及后期的管理工作，都是高校固定资产的信息化管理的前提和基础。高校固定资产随着科技日新月异的发展，高校自身的发展状况存在着固定资产信息化管理不规范的问题。

一、高校固定资产的信息化管理的含义

所谓的高校固定资产，顾名思义就是指高校的经济财产，这直接体现了一所高校的办学规模。房屋建筑物、专用设备、一般设备、图书设备等是高校固定资产的重要组成部分，其中仪器设备直接会用来教学和科工作的研探究，技术含量较高，品种较为齐全，耗用的资金数额巨大。

因此，对于高校固定资产的管理工作人员而言，十分不便。如何实现对高校固定资产进行科学管理配置呢？采用信息化管理固定资产是非常必要的，可以减少工作误差，保护高校固定资产的安全、完整，也有利于防止资产流失，对高校的教学带来不良影响。

高校固定资产是保证教学、科研、行政、后勤等工作长期顺利实行的物质保障，是衡量一所高校的办学质量和规模的首要因素，也是国有资产的重要组成部分。但由于部分高校长期紧抓教学、科研工作，放松对固定资产的信息化管理，这无疑会成为高校内部管理的弱项。随着部分高校固定产的流失，高校资产总量的增加，信息化管理开始引起各大高校的关注焦点。

所以，大力推进信息化管理成为当今高校的当务之急，强化对高校固定资产的信息化管理，是改善资产管理最有效的途径之一。

二、信息化在高校管理固定资产的重要性

(一)提升了固定资产的科学化、智能化管理

信息化在高校固定资产管理中的科学运用，改变了传统管理的单一性，实现了高校固定资产的合理开发使用。同时，现代网络的时效性、便捷性，能够及时准确地为高校工作人员提供管理所需的信息，保障固定资产的安全有效。

高校固定资产网络化，必须严格落实“责任到人”的要求，从对固定资产的采购、审核等登记，这个过程都必须要明确到具体负责人，这一些列的过程必须透明管理，规范操作，避免失误。这样，高校固定资产的分配、使用、报废等都实现了动态化的管理，每件物品的使用都有了保障。

首先，所有的高校固定资产都必须由领导小组经行统一登记，制定合理的固定资产使用的制度，对于损害固定资产的高校教师给于一定的经济处罚。资产管理处的工作人员具体负责固定资产的管理，高校其他各个部门都必须积极配合，每个部门都要指派专门固定资产管理员具体负责操作，实施固定资产的借用程序制度。

其次，高校各个部门要严格明确固定资产的负责人，确定专职或是兼职管理工作人员，把具体的管理责任落实到具体人，切实做好人员落实和工作落实的工作。每个管理工作人员对于固定资产，及时查缺补漏，定期向学校领导小组的负责人进行汇报，学校领导小组的负责人必须对固定资产的了解做到心中有数。

最后，明确规定高校各个管理部门的职责，负责对固定资产的监督、审核、报销等，高校财务处根据经费的使用情况，对固定资产的发票单进行检验。高校每年可根据实际情况，从财务处拨出资金购置有利于教学、科研的固定资产，提升教学的质量。

由此可见，实现信息化的高校固定资产管理，具有很强的操作透明度。通过网络资源平台，对获得的数据进行统计和对比，科学化、智能化的管理，对于国有资产的流失可以起到良好的保障作用。

(二)节省了人力和开支，提高了工作效率

在当今大多数高校中，都会存在一些“三张皮”现象，即指高校的财务部门、资产管理部门、资产使用部门由于信息不畅，缺少联系和制约，未能将固定资产的管理责任落实到位，给高校的固定资产带来了损失。

实现信息化的高校固定资产管理，明确各个部门的具体责任，通过网络信息化的功能为每个部门的负责人设置权限。网络会对固定资产进行跟踪，一旦出现违规情况，会自动提醒部门负责人。这样操作简单，给各部门负责人的管理工作带来了很多方便。一方面，减少了人力资源和一些不必要的开支，节省了资金支出；另一方面，也有效促进了各管理部门负责人的责任意识，有效解决固定资产中的浪费现象。

通过网络信息化的资产管理，有效梳理资产操作的各个环节和分离支点，节约成本，提高工作效率。

(三)信息化的管理轻松实现高校资源共享

在网络发达畅通的环境下，资产管理部门可以对固定资产及时监控，能及时的了解到固定资产的第一手资料。无论是学校领导、部门负责人，还是普通教职工，坐在电脑旁，通过软件平台，只要轻敲键盘，就可以在电脑上了解到想要知道的信息，快速实现资源共享的精确。

合理运用信息化管理手段，可以轻松利用现有资源，根据掌握固定资产的使用情况和空置情况，科学分配，提高固定资产的使用率，保证高校资源有效运用于教学之中，轻松实现资源共享。

三、高校固定资产的信息化管理存在的问题

(一)管理制度不健全，责任不明确

依据高校固定资产的现状，高校固定资产的管理制度主要沿用原有校区的陈旧制度，这些管理制度墨守成规，与时代的发展脱轨，没有根据高校固定资产的具体情况去改变创新。陈旧的管理制度，沿袭了管理体制的多元化，导致了财政部门只管账，不管物的现象经常发生；教学部门只需管理仪器设备，损坏的仪器无人处理；后勤部门只是管理基建房产的一般设备。这样的管理制度造成了固定资产设备出现损坏的情况，各部门互相推卸责任，资产设备基本处于交叉的盲点。 资产管理缺乏科学化制度，造成了固定资产的大幅度损坏。

高校各个部门把分配到的资产占为己用，把固定资产的使用权与所有权混为一体。这些管理部门从不将就轮流使用，投入和产出也不严格登记，甚至是有些部门宁可让资产闲置到报废，也不愿给需要的部门交换使用。大量空置的资产长期储存，就失去了原本应有的功能。

经营性的固定资产管理制度僵化生硬，各高校部门无偿使用学校固定的资产，更有甚者可以把这些学校资产间接转化为个人私有财产变卖，造成高校资产流失，没有起到应有的使用效果。

(二)资产管理部门机构精简，专职人员编制少

在当前诸多高校中，很多学校为了节省支出，资产管理部门的工作人员由一些教职工兼任，缺乏统一有效的管理。多数固定资产管理部门的工作人员多数都是聘用制或是合同制，专职人员的编制偏少，与飞速发展的校区规模和办学质量相违背。

一些高校在固定资产的机构设置中，多采用一些部门职能精简的形式，也因此出现资产管理工作人员直接纳入了党政职能范围、综合职能范围，或是纳入后勤部门。这样没有出于工作考虑因素的安排，重此失彼的现象严重发生，造成固有资产没有专职人员管理，流失现象惨重。

(三)各部门交流不畅，信息孤岛现象严重

高校固定资产的管理部门，对资产管理记录不明确，各部门也很少组织专门的研讨会交流沟通，相互不了解。在传统管理模式的压制下，通常关注固定资产的原值和折旧核算相关的信息，对于固定资产的型号、功能没有形成完整的记录，这必将影响盘点和更新资产设备。高校的盘点人员在核算资产时，根本无法判断固定资产的情况，是否符合最初的账面情况，无据可依，这会导致一些不法人员违法操作。同时，由于固定资产记录不详细，审批人在审核资产时，不知道是否已经存在类似财产，也无法正确合理采购，这会造成重复投资的现象，影响高校财产的合理支出。

高校资产管理部门之间相互不了解，相关的信息沟通不畅，他们对资产设备的了解只是道听途说，无法正确判断真假。譬如，各部门领导和后勤部门之间就没有直接的联系，他们唯一进行交流的是一张授权审批单，还有一些部门领导对于审批单粗心大意，存在侥幸心理。后勤部门领导也很可能迫于一些压力，忽略了实际情况直接签字，导致资产信息不一致，固定资产的管理无效。

(四)资产管理部门授权审批程序复杂，效率低下

对于传统的固定资产管理办法，严格制定了审批程序，但由于程序太过复杂，影响了固定资产管理的效率。通产情况下，审批程序包括：资产使用部门申请资料、相关部门领导审批、后勤部门审核校对、后勤领导批准申请、相关部门外出采购、后勤部门实行登记、财务部门报销经费、资产部门分配资产。这些繁琐的程序前后衔接，如若其中的一个程序出现差错就要返回重新申请，一项资产的申请要经历很长一段时间的审批。如果一项资产紧急运用于教学中，长期的申请资料得不到有效回复，就失去了教学实施的有效性，教职工也对学校资产应用教学失去了兴趣。下次出现类似的情况，就不愿在申请购买资产设备，也从一个方面降低了教学和科研质量。

四、提升高校固定资产的信息化管理的建议

(一)加强资产管理的建设，转变传统模式为现代信息化管理

近年来，随着高等院校相继建立数字化信息平台，资产管理部门可以应用学校网络平台，建立一套行之有效的规范资产信息管理体系。对于高校的每一件固定资产都要随时进行动态、多维监管，反映出固定资产在运用教学、科研过程中经历申请、分配、维护、报废的周期。对于固定资产的整个生命周期，都运用信息化的管理精细化、动态化，这必将彻底改变传统模式繁杂的程序、落后的信息、沟通的困难。对于现代信息化的管理资产，将会使高校资产真正应用于教学设施中，也使管理手段更加科学、规范。

(二)利用现代信息技术化科学规范管理固定资产

高校可以根据实际情况，建立专业的固定资产信息化部门，成立专门机构，对固定资产进行分类、登记，对每件固定资产进行详细记录，明确每个管理部门的使用权限和职责权限。

高校必须加强对固定资产信息化的管理和监督工作，通过对固定资产实行科学分类的登记，建立“物品身份证”，将会有效了解资产部门和使用部门定期检查，盘点固定资产的储存，定时了解固定资产的有效动态。利用网络信息技术化的管理，减少固定资产的报损漏洞，让资产的管理面向全校教职工，完全透明化，从根本上解决了固定资产报损处置的问题，有效保障了固定资产的安全增值。

不仅如此，高校还应该加强对固定资产管理工作人员的培训和考核，建立一支业务熟练、素质过硬、效率较高的资产管理队伍，这是保障高等教育事业质量的前提和基础。固定资产管理人员，必须切实落实组织协调、监督管理的责任，部门资产管理人员必须具备一定的专业素养，这体现了一所高校自身发展、创新改革的需要。

学校领导小组定期对固定资产管理人员进行抽查、培训，通过一些列的具体活动让每位资产管理人员明确自身的责任，强化责任意识，在管理工作中不断总结经验，在年末列出全年经验和来年计划，对固定资产有全新的认识。

(三)利用信息化管理增强固定资产的安全性能

由于高校固定资产数量庞大、种类繁多、价值颇高，为了防止固定资产的流失与重复购置，必须利用信息化手段增强固定增产的安全性能。

第一，固定资产管理工作人员充分做好备份和审核工作，资产管理部门领导人随时录入信息系统，在系统中形成有效的“验收单”，依照次序进入资产使用部门，回收到管理部门。对于当年采购的固有资产必须严格按照年初部门预算，不得随意采购。如果确实是需要采用的设备，经过相关部门领导人的批准审核，资产管理部门方可依据审批单建立额外增加资产的信息数据库，并对固定资产进行标签打印。

第二，固定资产进行转移时，应有转出部门在管理系统中填写“固定资产调剂单”，然后由固定资产部门在管理系统中进行调整，做好备份存档工作。

第三，在固定资产管理系统中必须增加口令管理功能，即登录帐号和密码，将登录用户根据部门确定使用权限，依据权限进行不同的操作。对管理系统中数据进行加密，资产管理部门负责人每天可以随时看到每位教职工使用资产管理系统的动态，加强对管理系统的监护功能。

高校固定资产信息化管理工作比较繁琐，容易出现差错。高校应该根据社会发展的趋势，加快管理创新的步伐，提高高校管理的效率，建立健全科学化的管理机制，明确每位高校管理者的任务，从而真正实现高校固定资产信息化管理的目标，使高校朝着又好又快的方向发展，为社会主义建设事业培养创新型人才。

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