新形势下民办高校院系办公室工作现状及对策分析

孙碧群

(三江学院 外国语学院，江苏 南京 210012)

新形势下民办高校院系办公室工作现状及对策分析

孙碧群

(三江学院 外国语学院，江苏 南京 210012)

主要对现阶段民办高校院系办公室工作的特点、现状、主要功能以及所面临的普遍性问题进行阐述，提出解决这些问题的针对性措施，希望对我国民办高校的办公室工作带来指导和借鉴。

民办高校;院系办公室;问题;解决措施;管理

一、目前我国民办高校院系办公室工作的特点及实际状况

随着高校规模越来越大，院系办公室的工作也越来越朝着制度化、规范化、科学化方向迈进。而各二级院系办公室是为师生服务的综合性办事机构的直接部门，具有工作面广、层次多的特点。鉴于此，在实际工作中一定要严格遵循相关制度办事，而且要紧跟时代的步伐，在理念和方法上全面实现网络化，从而达到制度化、规范化、科学化的要求。

二、民办高校院系办公室的主要功能

(一)服务学校管理及师生的需要

民办高校院系办公室的工作涉及到了院系工作的方方面面，像组织开展活动、档案管理、调查研究、接待工作等等，所以它的工作范围极其的广泛。现在民办高校提出了“以人为本”的管理理念，这就强调了不仅要重视教书育人的质量，也要重视管理服务的水平，而院系办公室可以通过服务去协助领导的工作，维护领导的形象，通过服务深入基层，提升组织成员的凝聚力和归属感，进一步促进工作效力的提高，与此同时，还可以通过服务给学生带来更大的便利，让每一位学生更有归属感。

(二)部门之间的桥梁

通常情况下，民办高校的日常工作，包括院系领导的决策和管理方面的信息绝大多数都是通过院系办公室发布的。学校的重要文件下达到院系后，由分管领导进行审批后就会交由办公室去执行，院系办公室在执行过程中会遇到各个问题，需要领导决策，这时就需要办公室将各个方面的资料和信息准确且真实的去反馈给相关领导，以便及时有效的解决问题。

(三)院系工作的枢纽

民办高校的院系办公室是保障整个院系工作顺利进行的重要枢纽，因为它可以有效协调上下级的工作，一定程度上起到操控全局的作用，院系办公室要想很好的扮演“秘书”这个角色，就必须全面深入了解情况，洞悉问题深层次原因，能够为领导出谋划策，在领导与教师之间起到上传下达、穿针引线的作用，提高沟通协调功效，使领导的决策意志为院系教师所深入理解，并得以顺利贯彻执行，同时也使基层教师的想法通过办公室渠道为领导所洞察，在解决问题或决策时，充分考虑群众的需求。

(四)监督和协调作用

主要体现在三个方面:第一，院系办公室不仅要准确及时的传达任务，还要对领导的决策执行情况具有监督责任，所以必须要全面掌握贯彻执行相关政策的具体情况。只有这样才能真正清楚各项工作的完成情况及遇到的问题，并且要做到适时地将工作完成的进展情况反馈给上级领导;第二，在各部门的工作中，能及时的给予建议和协调，以此来最大程度的减少工作上的失误;第三，掌握每个部门的实际情况，了解他们的工作状态和能力，使得领导可以相对全面地了解学院及每个成员工作状况，在年终的时候能够给出合理公正的评价。

三、民办高校院系办公室工作中面临的主要问题

(一)工作人员少，工作任务重

目前，民办高校会根据院系的规模大小去配置院系办公室的工作人员，通常都是1－3人，有些规模比较小的院系基本上只配置1人。虽然院系办公室的工作人员较少，但是需要处理的事务范围没有发生根本的变化，只是在同一批性质的工作时，可能会因为学生人数的减少，而工作量有所减少。由于办公室工作需要完成教务、科研、后勤等工作，既繁杂又琐碎，一些日常性工作事情小、重复性高，长期处理这些事情，工作人员没有成就感或满足感，极易让人产生挫折感和工作倦怠感，这会大大影响到工作的效率和工作积极性。

(二)办公室工作得不到重视

民办高校普遍存在对院系办公室的工作不重视的问题。一方面认为办公室工作不存在专业性，在人员数量、人员配置上，缺乏规范的认定，认为谁都可以胜任该工作，导致管理队伍来源复杂，水平参差不齐。另一方面，院系办公室工作人员存在“重使用、轻培养”情况，凡是需要院系承担、协调的工作都与办公室联系，而对办公室人员的认同、激励及培养方面缺乏必要的机制。

(三)工作职责不完善

当下民办高校院系办公室的管理工作体系还只是处于一个摸索阶段，还需要不断改进和完善，所以在管理上，会出现由于管理职责不清楚，而导致职责发生交叉，职位出现空缺，工作上互相推脱的现象。更为严重的是，在管理过程中出现新问题的时候，由于不知道该由谁去负责，是属于办公室的管理范畴还是与己无关，从而导致问题得不到很好的解决。这样的一些问题也会对院系和部门间的工作造成不利。

(四)员工素质有待进一步提高

因为院系办公室的工作任务繁重，而发展空间也比较狭窄，所以工作人员的流动性比较大，这对办公室的管理产生了很大的影响。办公室工作人员主要是以年轻人为主，他们大部分都缺乏管理经验，而要成为一名优秀的办公室工作人员就必须具备较强的综合素质，但是办公室工作人员被日常的工作缠身，很少有时间去充电，加上平时很少有机会参加培训提升自己，所以在综合素质、工作能力、思想态度等方面的认识都比较落后，跟不上实际的需求。

四、改善民办高校院系办公室工作的几点建议

(一)提高认识，推进院系办公室的职能转变

1.切实提升对民办高校院系办公室工作的认识

随着科技的快速发展，院系办公室同样也面临着许多新的问题，因此需要加强协同工作的力度，充分发挥自身机制比较灵活的优势，提高办公效率，建立一支具有战斗力的干部队伍，切实提高办公室相关人员的政治素质和理论水平，从而可以更好地为教学科研工作服务。

2.快速推进院系办公室的职能转变

随着教育体制的深入改革，民办高校院系应当积极主动地适应新形势发展的需要，努力改进自身的职能，强化工作重点，尽量克服人手少、事情多的不利局面，真正落实好各项政策的执行工作，加强监督检查、统计、报送信息等一系列工作。总之，就是需要积极发挥自己的参谋助手职能，优质高效地为教学和科研做好服务，以此来确保院系教学工作的顺利开展。

3.结合实际情况不断完善制度

制度是每个机构和单位必不可少的，因为只有制定了制度，并且严格按照要求去执行，才能保证各项工作顺利的开展，才能提高工作效率，所以院系办公室要想做好工作，建立完善的管理制度势在必行。通常情况下，制度主要包括办公室工作人员需要遵守的规章制度，各项岗位职责和教学、科研等管理工作的办理程序等内容，除此之外，院系办公室还需要建立起一些与党务和行政方面紧密联系的制度。制度建立起来之后，要求相关部门人员严格遵守而且要坚决的实施，在执行的过程中要善于发现问题并及时改进。

(二)认真落实民办高校院系办公室的协调作用

1.协调功能是办公室的基本职能之一

这主要体现在以下三个方面:(1)作为院系领导的得力助手，将直接为领导提供支持，并根据决策层的意图进行组织协调;(2)民办高校院系办公室在学校的日常工作中处于中心位置，是院系各个部门、各个层级之间信息传输和反馈的重要桥梁和管理枢纽;(3)它是民办高校院系对外联络、沟通的窗口。它的宗旨在于协调二级院系与上级主管部门之间的关系，贯彻落实各项政策的真实意图，围绕民办高校的目标展开工作;(4)协调民办高校与社会的联系，院系办公室应当积极与当地的政府、企业沟通和交流，为高校建设创造一个良好的外部环境。

2.协调工作中应当遵守的几条基本原则

(1)少数服从多数，局部服从全局的原则;(2)加强调研工作的原则。办公室工作人员要多与基层取得联系，了解真实情况和实际性问题，认真做好调查研究工作。在此过程中，要坚持实事求是的原则，在推进领导决策的科学化和民主化过程中发挥应有的作用;(3)按章办事的原则。在处理问题的过程中，千万不要脱离相关的政策要求，政策执行质量的高低取决于各部门协调工作的质量高低。因此就需要在办公室工作的同志一定要认真学习研究各项政策，充分了解政策出台的最终目标，在实际工作中做到客观分析，秉公办事，不断地转变观念，努力提高工作质量。

3.建立一支高素质的民办高校院系办公室干部团队

作为学校对外的窗口，办公室工作人员的形象很大程度上也代表着学院的形象，因此建立一支高素质的办公室干部团队显得极其重要。要加强相关人员的培养，努力拓宽工作人员的视野，提高理论水平和处理问题的能力。办公室工作人员要时刻保持坚定的立场，在实际工作中要善于观察问题和分析问题，在可能的范围内，协助领导解决问题，推动工作的有效开展。

综上所述，民办高校院系办公室的主要职责在于全面地为院系做好服务工作，工作内容繁琐，但是责任重大，所以要想做好院系办公室的工作，要充分认识到其工作性质，并认真分析工作中所面临的问题，不断改进和完善，充分发挥民办高校管理机制的优势，有针对性地加强对院系办公室的管理工作，坚决落实党的政策和方针，与此同时还要努力提升自身的综合素质，在工作中不断地观察和学习，为更好地协调学院内部以及学院与社会之间的关系打下坚实的基础。

［1］陈思泽.创新管理理念 做好新时期高校院系办公室管理工作［J］.西南农业大学学报(社会科学版)，2009，(12).

［2］陈玉芳.新时期高校院(系)办公室管理面临的挑战与对策［J］.药学教育，2009，(12).

［3］朱桂元.浅析民办高校院系办公室的功能定位和作用发挥［J］.市场周刊，2013，(11).

G472.2

A

2095－4654(2015)03－0154－03

2014－11－15