勘察设计企业合同管理系统的设计与应用

2015-03-17高威

铁道勘察 2015年1期

关键词：申请表盖章收款

高　威

(中铁工程设计咨询集团有限公司，北京　100055)

Design and Application of Survey and Design Enterprise Contract Management System

GAO Wei

勘察设计企业合同管理系统的设计与应用

高威

(中铁工程设计咨询集团有限公司，北京100055)

Design and Application of Survey and Design Enterprise Contract Management System

GAO Wei

摘要针对当前合同管理中存在的合同审阅流程不规范、相关部门之间合同流转时间长、合同数据不易管理等问题，设计一套合同管理系统，主要包括项目承揽信息录入、合同盖章审批、收款录入、委外合同审批、付款录入、查询与统计等功能，可在网上实现电子审批流程，加快处理效率和数据准确性，提高合同管理水平。

关键词勘察设计合同管理系统web服务器

1概述

合同是企业对外经济活动的准则，是企业的利润之舟和利润分配的标尺，是企业经营活动的策划与实践，决定企业的盈利与亏损[1]。所谓合同管理，是指勘察设计企业对本方作为当事人的合同依法进行订立、变更、履行、终止以及控制等一系列活动的过程，是企业生产经营管理的一个重要组成部分，牵涉到企业生产经营活动的许多方面和部门。这就要求企业在实施合同管理时，首先必须要依法管理，要在遵守法律、行政法规的前提下进行，其次是要相关部门协作管理以及注重管理效益[2]。

目前，市场上有很多功能强大、界面简洁的项目管理软件，但是适合本单位的先进软件并不多见。对合同进行信息化管理是当今时代发展的必然趋势，开发一套性能先进、功能合适、容易上手、适合本单位的合同管理软件很有必要。

使用Visual Studio .NET 2010作为开发工具，数据库服务器采用Windows Server 2008操作系统、SQL Server 2008数据库管理系统，使用IIS提供网站服务，实现计算机辅助管理。

2系统总体功能描述

该系统主要实现项目承揽信息、合同信息的录入和统计输出功能，包括各种表单和审批流程，都在网上实现。主要包括三大块：一是项目承揽信息，包括信息录入、审批流程、打印输出等；二是合同盖章审批，包括盖章申请表、评审记录表、收款和分成、统计和输出等；三是委外审批，包括委外申请表、推荐受托方意见表、供方评定表、付款通知单、统计和输出等功能。

系统采用B/S模式，通过Web服务器提供服务，用户通过浏览器进行访问。

2.1　系统运行模式

在局域网内提供一台数据库服务器和一台Web服务器。为了确保数据安全，两台服务器互为备份，在发生故障时候进行切换，确保系统正常运行。客户端连接到服务器上进行操作，外网用户通过VPN连接访问，系统运行模式如图1所示。

图1　系统运行模式

系统层次结构如图2所示。

图2　系统层次结构

2.2　系统主要功能

(1)项目承揽信息录入

根据项目来源不同，由经营人员填写《工程项目承揽申请表》或《集团公司参加合作投标项目审批表》(二选一)，包括项目名称、委托单位、主要内容等基本信息，系统自动生成编号，编号格式为：年度-流水号。承揽信息录入时，为避免重复录入信息，提供根据委托单位和项目名称进行模糊匹配的功能，对于近似的信息进行提示，并由用户判断是否重复。项目承揽信息录入完毕后，按照规定的流程进行审批，各环节处理人可以填写处理意见，提交下一步或退回。同时提供项目承揽信息的浏览和查询界面，可以把项目承揽信息导出为Word格式文档，方便打印和归档。

(2)承揽合同签订及管理

项目承揽信息审批通过后，如果进行到签订合同环节，可以进行合同录入和审批的操作。由经营人员填写合同相关信息，然后根据预定义的流程进行审批。首先填写相关内容，并发起盖章申请，需要上传《与产品有关要求评审记录表》，形成扫描件上传，作为盖章申请表的附件(不强制上传，未上传的显示为红色进行标识)。完成此表的手续后，进行合同签订，对签订后的合同进行合同登记、合同编号等后续工作。并且可以对合同信息进行浏览、查询、导出、打印等功能。

(3)合同收款管理

合同审批完成后，即建立合同台帐信息，可以进行合同的收款信息录入和统计功能。经营人员可以根据合同条款预录入计划收款的时间和金额，可用做收款提醒和与实际收款对比。当收到合同款之后，需要填写收入分成签认单，用来明确本次收款金额、预留金额、分成比率等内容，然后进行审批。在合同收款的时候，可以预留部分资金用作委外使用，在年底进行清算，若有剩余，可转为当年的产值重新分配，或进入预留资金库，供后继的委外使用。

(4)委外合同签订及管理

委外合同管理用来对合同的委外部分进行录入和审批管理，并可以管理付款信息，付款需要在收款金额的限制下进行。申请委外合同之前，需要先填写委外申请表，一般要先有承揽合同，再进行委外，但有时也可以先开展工作。根据项目性质不同，分为《公司管理项目委外申请表》和《分公司自揽项目委外申请表》。同时需要填写《推荐受托方意见表》(分为工程勘察设计项目和资产管理、物业管理等其他项目两种)，若选择新的受托单位，则需要填写《新增受托方审批表》。对受托方进行单独的管理，提供新增、修改、删除、模糊查找等功能，并与委外申请表关联起来，可以直接选择受托方信息或将新增加的受托方添加进去。委外申请通过后，就可以进行委外合同盖章审批，根据项目类型不同也分为两种(工程勘察设计项目和资产管理、物业管理等其他项目)，审批通过后即形成委外合同台帐信息，能够进行后继的付款等操作。在需要进行付款的时候，需要填写《委外拨款通知书》内容，首先选择对应的委外合同，自动获取委外合同相关信息以及承揽合同的信息，并填写本次付款金额。付款来源于预留资金库，一般情况下应该从本项目的预留资金中支出，但可以根据实际情况从其他项目未使用的预留资金中支出，并将支出明细体现在委外拨款通知书中。

3安全要求

为确保系统的数据可靠和应用正常运行，需要从三方面提供安全机制。

3.1　服务器安全

系统通过两台服务器提供数据库服务和Web服务，两台服务器互为备份，包括数据备份和应用备份。系统正常运行时，服务器A提供Web服务，作为用户访问的入口，服务器B提供数据库服务，进行数据存储并提供数据访问操作。当其中一台服务器出现故障的时候，可以切换到另一台服务器上，同时提供两种服务，确保系统能够正常运行，并在服务器故障排除后进行恢复。