基于知识管理的航天档案管理研究

◎北京航天自动控制研究所 王一晴

基于知识管理的航天档案管理研究

◎北京航天自动控制研究所 王一晴

信息时代给社会和企业带来的剧烈变化已经为世人共睹，信息化的不断推进带来的不仅有便利，还有海量数据给人们带来的困扰和压力。如何从海量数据中提取真正有用的信息成为一个重要的课题，知识管理理论正是在这一背景下诞生并迅速发展的。如今，越来越多的人意识到知识管理的重要性，将信息转化为知识不仅能为人们提高工作效率提供有力的指导，还能将有形产品以外的服务、信息和问题处理方式变成价值的源泉，从而为企业带来不可估量的财富和独特的价值。

档案是社会的“记忆”，档案中蕴藏着巨量的知识。就我国的航天事业而言，有大量的科研成果凝结在档案当中，把蕴含其中的知识有效组织并科学管理，使其发挥作用是档案部门的职责和使命。随着信息化的不断发展，传统的档案管理模式已经无法满足当前繁重的科研生产任务需求。各单位都在致力于数字档案馆的建设工作，数字档案馆无疑是一个“知识”的宝库。目前，大多数单位的数字档案馆建设都处于初步构架状态，如果能在建设初期提前考虑对于知识的管理功能，必将对日后的档案工作乃至整个企业的发展大有裨益。

一、基于知识管理的档案管理优势

1.将工作重点从“存”转移至“用”

目前，航天系统中对档案的管理还是侧重于对档案实体的管理，以“存”为工作重心，在档案利用方面还处于被动等待使用人来借取文件的阶段。档案部门保管的档案大多属于未经加工或者只经过初加工的原始信息资源，具有数量众多、内容浅显、内部联系不紧密的特点。

航天科研工作具有很强的延续性，档案使用者对档案的需求往往是特定的，同时呈现出多层次、多角度的特点。档案部门侧重档案实体的管理方式无法满足档案使用者的需求，也无法体现出档案应有的价值，然而将知识管理的思路和方法运用到档案管理中恰好能有效解决这一问题。因此，档案部门应该把重点转移到对档案的二次加工上，借助数字化手段，通过分类、整理、分析等方法对大量浅显分散的档案进行深入挖掘，提取出有价值的知识，为使用者提供解决问题的思路和方案，进而为整个企业的发展提供力量和保障。

2.为使用者提供个性化定制服务

知识管理理论下的档案管理模式强调从传统档案信息中提取知识，并通过一定规则的组织和加工，将知识转化为可共享与利用的信息，这种管理模式充分发挥了人的创造力和主观能动性。同时，通过建立规则和系统构建，实现对海量数据的处理及转化，真正实现以人为核心、以使用者的需求为目标的管理模式。这种突破将档案使用者从传统的“死”档案中解脱出来，且最大限度地满足了他们的需要。

航天档案存在很强的专业性，档案部门应对其所面对的用户进行详细的调查分析，根据不同领域、专业、层次的知识需求将档案信息和档案用户划分为多个群组。用户对档案部门提出信息需求后，档案部门可以根据前期的调查结果迅速提取出有针对性的信息，并以最佳的方式传递给用户，从而实现以人为本的个性化定制服务。

二、实现步骤

1.建立基于档案的知识体系

目前的档案应用比较薄弱，做的好的企业也大多局限于提供档案信息检索、对专题档案进行编研等服务项目。档案部门处在整个工作流程的最下游，前期工作结束后生成的文档或文件被送到档案部门归档。在档案利用环节，档案部门处于等待用户上门借阅文件的被动地位，借什么、怎么用全凭用户自己把握，档案部门只负责借出与收回。知识管理理论的引入，要求档案工作者深入科研一线进行调研，根据本单位的特点与科研人员的需求引入型号、专业、密级、文件类型、人员个人信息等不同属性，将用户和文件划分为不同的群组，一方面把控文件的生成过程，另一方面掌握用户利用档案信息的目的和行为特点，为后期档案的知识化处理奠定基础。

档案部门在掌握了用户的需求后，可以依据知识管理的理念有的放矢地处理档案资源信息。根据对一线科研人员需求调研和分析的结果，通过知识重组和知识再造等方法对档案信息进行深入加工，找到看似独立的档案信息间的内部联系和潜在知识，凝练出档案用户决策时需要的知识产品和问题解决方案。

2.构建基于知识的档案信息系统

档案知识信息系统构架分析。当前电子文件的大量产生使各单位都在摸索新的管理模式，档案管理方式的改革势在必行。如果能利用现阶段档案信息系统升级的时机将知识管理的方式方法融入其中，必将极大地推进日后的档案管理工作。

新型档案知识信息系统应具备以下几个功能：一是为了使档案管理和知识管理与一线科研生产工作紧密结合，档案知识信息系统应与其它系统相互集成，在网络环境下能够自动捕捉需要进行档案管理的资源信息，实现对档案文件的全过程管理与控制；二是既要以知识为导向进行档案管理，又要以档案为基础进行知识管理，在确保档案文件长远价值的同时，实现对档案的有效组织、积累、交流与应用；三是要实现档案信息和知识信息的有机结合，以前期人工分析出的需求为依据，通过信息化的手段将档案信息自动组织成知识信息，并以档案用户能够识别和利用的方式呈现出来；四是要将档案工作者的精力和工作重心转移到档案信息知识化中，就必须通过高智能化的系统将档案工作者从传统的手工工作方式中解放出来，减少档案工作者的手工劳动。

档案知识信息系统平台构建。目前，大多数航天企业已经拥有功能比较全面的档案信息系统。因此，在构建档案知识信息系统时可以原有管理平台为基础，增加知识管理方面的相关模块，从而比较经济、高效地实现档案知识信息系统的建设。在原有档案管理系统的基础上增加知识资源后台收集模块、数据库资源管理模块、知识资源应用模块等内容，在实现信息采集、数据存储和检索引擎等基础功能的同时实现知识挖掘及搜索、组织表达、知识存储、知识应用等功能，并将这些功能与企业现有应用系统相关联，如设计系统、办公系统等，从而实现信息的自动导入和关联，提升档案部门从前端把控信息的能力。另外，数据库的构建和升级也是档案知识信息系统构建成功的关键所在，只有通过新型管理模式构建出一个高级数据库，才能实现对档案文件、知识资源的共同管理和平稳过渡。

信息系统的日常维护。随着档案知识信息系统功能的不断完善，系统的复杂程度也在不断增加，档案部门应投入更多的人力资源对系统进行维护。档案信息的时效性及知识信息的正确性容不得半点马虎，除了依靠强大的数字化手段进行保障外，必须加强档案工作者的人为把控，确保信息系统的准确、有效。

3.形成良性循环的联动机制

信息系统的构建是建立在人的需求基础之上，所以即使拥有了功能强大的信息系统，也需要档案工作者不断对新形势、新情况加以分析，作出准确的判断并付诸实践，使档案工作良性发展下去。

档案知识信息系统可以自动完成从档案信息到知识的转化，但值得注意的是自动采集、自动组织、自动存储等每一项功能的实现都依靠档案工作者的前期需求分析构架和人为规则设定。一旦需求发生变化，相关的规则也必须随即变化，规则的变化必然导致知识结果的变化，进而带动前端信息的生成产生变化。在对档案用户需求更新不断调整的情况下，档案信息资源与知识资源互相促进，形成一种良好的联动机制。档案知识管理机制的运作模式如图1所示。

图1 档案知识管理机制的运作模式

三、问题与解决措施

1.档案知识管理模式对人力资源的挑战

知识管理理念的引入在给档案管理模式带来巨大变化的同时，也使档案工作者的工作内容乃至工作性质发生了巨大的变化。传统的档案管理模式局限于文件的接收、录入、整理、归档等，工作量大且技术含量低。同时，由于档案部门的整体创新意识薄弱，如果不在人力资源方面进行深入改革，将很难推进档案知识管理工作。

所以，档案部门必须致力于建设强大的信息系统，将档案工作者从繁琐的手工劳动中解放出来，同时还应引入专业人才，改变传统的考核方式，提高档案工作者的积极性，从而顺利推进档案知识管理体系的建设。

2.档案知识管理面临安全保密问题

航天档案信息资源本身具有一定的保密性，数字档案馆及知识管理体系建设在给档案工作带来巨大变革的同时，也对航天档案的安全保密工作提出了极大的挑战。各单位对档案的使用权限大多以密级来划分，做的比较细致的档案部门还以专业划分了权限。引入知识管理以后，档案用户通过系统得到的知识是从大量档案信息中提取出来的，这就意味着对知识开放权限的设置远远复杂于传统档案对用户权限的管理。因此，需要将密级、专业、人员信息等多重属性纳入权限设置中，从而保护好档案信息。

同时，健全的规章制度是档案知识管理体系有序运作的根本保障。档案部门在对原有规章制度进行修订时，应兼顾知识管理以用户需求为导向的理念，保证档案信息的安全性和保密性，有效平衡档案利用效率与档案开放程度之间的关系。在档案知识信息系统中实现对相关制度的有效控制，以制度为基础、以数字化手段为保障，实现档案知识体系运作的有序化、正规化。