浅谈应收账款的三个环节六项措施

彭兴勇

一、更新观念，强化应收账款管理意识

企业管理层以往多认为应收账款及其相关工作隶属于财务部门或销售部门，与其本身或其他部门关系不大，在新经济环境下，企业管理层应积极转变认识。财务部门应就应收账款的有关情况及时与销售等部门进行沟通，销售部门与客户及时联系，针对不能按照约定归还款项的客户应进一步详谈延期付款的具体内容，从而保证企业及时收回应收款项。相关销售人员应从主观上认识到合同的重要性，合同内容应细化，具体的签订过程应规范化。销售人员应把应收款项当做自己的款项，及时跟进，主动追款。

二、应收帐款管理的三个阶段与管控重点

（一）事前控制部分：从签约到发货的过程

销售人员在与客户交往的过程中，应全面了解客户的相关信息，选择信用良好的客户进行交易。销售人员应积极汇总客户的资料，并把这些资料及时转交给信用部门，信用部门再根据客户的资料对其分别评级、区别管理。回款事项列入合同单独条款，予以重点审查核对：明确双方的权利义务和违约责任，明确回款阶段，以及各阶段支付比例与支付方式。

（二）事中控制部分：从发货到收款的过程

做好货物查询工作，及时跟踪货款。在发货前，商务部门应就销售合同内的有关内容反复核对；在货物交付之后，相关工作人员应按照客户的信用政策及时跟踪款项。认真记录回款情况，并及时就应收款项的账龄进行分析。财务部门应执行严格的定期对账制度，按时与客户核对账目，相关的管理工作应逐步完善，确保账面清楚，责任划分明确；针对每一笔款项都做好记录，并经常对其账龄进行分析。

（三）事后控制部分：从欠款到追收的过程

1.欠款到追收。通常由大区经理全面负责，由其安排到业务员个人身上。针对单一的大区经销商，可以由客服中心定期就相关款项进行沟通、催收。针对应收款项，可以根据账龄或难易情况进行分类，再具体分析，找出拖欠的原因，再次落实相关的催收政策。一般来说，应收款项的时限不应超过回款期限的1/3（当60天期限时，最后的收款期限为80天内）；一旦出现超期的情况，就立刻采取催款行为。

2.对总量进行控制，并实行分级管理。财务部门主要负责计划、考核与控制方面的工作。销售人员应积极回收账款，为直接负责人，其回收情况应纳入绩效考核中。充分利用电话、邮件、信函、走访等多种催讨方式：在约定回款日的一个周前与客户接洽，预知其结款情况，并在结款当天按时到访。

3.对已拖欠款项处理时的注意事项

检查被拖欠款项的销售文件是否齐备，向客户提出提供拖款说明的要求，并积极收集信息验证其真伪；建立账款催收预案。针对实际情况，设立三种追讨文件，包括预告、警告与律师函，根据实际要求及时发出；告知客户还款的最后期限及如未还款的后果；最后，应积极借助法律手段来维护自身的权益，提出仲裁或诉讼。

三、应收账款管理的六项重点举措

（一）资信调查与信用政策设计

一个客户的欠账风险，80%就在双方决定合作时已经决定了。企业应多角度搜集客户的有关信息，采用定性或定量的方式来评估其信息状况。这些客户的资料可以通过查阅其账务报表来获得，也可以通过银行等方面来获得，还可以通过与客户有经济往来的组织机构来获得，尽可能的全面了解客户，科学地评估其信用品质。信用政策是在综合考虑了利益、成本、风险之后，对客户的诚信口碑、财务支付能力等方面的综合分析后，判断出客户从属的信用等级，从而依循不同的信用政策，借此减少企业方面所面临的坏账风险。

（二）合理设计合同条款

分析客户的经营模式，大型批发客户则现金流应该比较少，付款方式大多数为资金等价，如银行承兑；终端销售的客户的现金能力比较强，其付款的方式多采用小额现金，应针对此设计出可行的现金结算方式，同时也应考虑现金结算的折扣比例；那些中等规模的客户，他们的汇款方式多难以确定，因此，在每次签订合同的时候都应明确说明汇款的方式与期限，清楚标注违约责任，客户签字盖章认可。

回款的时间应在双方签订合同的时候确认，并明确标注若客户不能按时回款所需承担的后果，包括减少资信天数、商品折扣调整、扣减返利等，最大限度地避免客户在回款时寻找诸多借口，一定要让客户提前备款。

（三）加强内部风险教育

对一个企业而言，资金的风险是最大的风险。在应收账款方面，企业面对的最大风险是其自我意识不足。针对此，企业应积极在内部开展风险教育培训工作，并应长期坚持下去。在于客户往来的各个环节中，包括签订合同、应收账款管理与催收等方面，业务人员应具备一定的技巧，企业在发货与催收等方面应建立完善的制度。在培训的过程中应侧重细节培训，确保每个业务人员都能够了如指掌。针对客户可能出现的情况，企业应充分考虑与分析，并设计出科学的应对方案，确保业务人员能够从容地应付客户。有条件的企业可以针对催收业务设立专门的部门，不断总结经验，对业务人员持续进行培训。

（四）科学地安排追款，建立管理制度

从实践中看，应收账款的管理是一个系统的过程。要从传统的等款、要款思路转变为盯款、追款上来。制定企业内部的应收账款奖惩制度和针对客户的应收款奖惩制度，明确相应的责任人，建立动态的评审和考评体系。

（五）采用应收账款融资以减少风险

应收账款质押也是应收账款的一种融资方式，主要有三种方法：第一是抵借，第二是出售，第三是代理。利用应收账款融资有很多优点：直接获取资金，能够使企业销售额与应收账款的增长相适应。代理机构与银行、公安、法院、保险等部门是密切联系的，可以大大减少坏账，即使发生了坏账还可通过加入保险的途径解决。但是采用应收账款融资是有一定的局限性的，必须以发达的市场信用为基础。

（六）及时、妥善处理遗留问题。

业务开展本身就要面对许多问题，特别是随着业务量增多，相关的问题也会增多。问题出现并不可怕，可怕的是没有及时解决问题，导致问题不断恶化，最终对业务发展产生不利影响，甚至危及企业的发展。对企业来说，其新老业务交接的过程更为敏感，一定要妥善处理问题，降低不良影响。一旦双方合作出现问题，一定要及时解决，避免问题恶化。业务人员无法解决的问题，应及时上报给上级部门，力求在最短的时间内解决问题。

随着企业的做大做强，赊销肯定不可避免，应收账款的管理将成为企业销售过程中的重要工作内容。该方面的工作具有一定的系统性，需依赖企业的创新精神，不断优化管理方式。企业对内部应加强培训与教育工作，提升控制力度，健全相关的制度，对外部客户应加强信用管理，及时获取客户的信息资料并加以分析，确保企业自身的经营风险降到最小，从而得以长远发展。