关于新形势下加油站综合管理员职能定位的探讨

龚丽娟 张耘 刘洋 张敏

摘要：随着经营环境的变化，企业对如何更好地发挥加油站各级管理人员的职能越来越重视，如何看待不同时期管理职能的描述，怎么判断当前的加油站综合管理员职能是否适合企业管理要求。本文从管理职能的影响因素入手，分析、归纳出了新形势下加油站综合管理员职能定位，对适合当前管理需要、发挥财务作用具有一定的作用。

关键词：加油站综合管理员 职能定位

综合管理员作为加油站的关键管理岗位，在确保公司各项管理制度的贯彻执行，资金、商品、资产全过程受控等方面具有十分重要的作用。2008年以来，各二级公司在片区、加油站都相继配备了综合管理员。综合管理员纳入财务部门实行一体化管理，逐步实现从事后监督向过程管控的财务管理方式转变。随着公司快速发展，对综合管理员综合素质和业务能力提出了更高要求。

一、管理职能的定义

管理是人们进行的一项实践活动、实际工作和一种行动。所谓管理职能，是管理过程中各项行为的内容的概括，是人们对管理工作应有的一般过程和基本内容所作的理论概括。

管理职能一般是根据管理过程的内在逻辑，划分为几个相对独立的部分，主要包括计划职能、组织职能、领导职能、控制职能。

二、管理职能的变化和社会环境的关系

管理职能的变化和社会环境的变化有密切的关系。在法约尔时期，企业的外部环境变化不大，市场竞争并不激烈，管理者的主要工作是做好计划、组织和领导。在行为科学出现之前，人们往往对管理的活动侧重于对技术因素及物的因素的管理，管理工作中强调实行严密的计划、指挥和控制。但自霍桑实验之后，一些学者在划分管理职能时，对有关人的因素的管理开始重视起来，人事、信息沟通、激励职能开始提出。20世纪50年代以后，由于现代科学技术的发展和诸多新兴学科的出现，管理学家又在管理职能中加进了创新和决策职能。创新职能源于70年代后的世界环境的剧变。创新职能的提出，也恰恰反映了这一时代的历史背景。我们可以预见，随着科学技术的不断发展和社会生产力水平的提高，管理职能的内容和重点也会有新的变化。

三、对新形势下加油站综合管理员职能定位的探讨

从以上观点可以看出，管理职能总是与组织环境、管理主体、管理客体相联系的。可以预见，随着科学技术的不断发展和社会生产力水平的提高，管理职能的内容和重点也会不断有新的变化。

实际上，管理的行为主体是组织，而组织是运动变化的，当组织要素如组织环境、管理主体和管理客体三者发生变化时，管理行为和职能理所当然随之发生变化。这就需要企业在理论支撑之上，结合成品油销售企业的管理实际，把握组织环境、管理主体、管理客体三大因素，去寻找真正适合新形势下加油站综合管理员自身的管理职能，这样才能最大限度发挥财务功能。

（一）传统意义的加油站综合管理员职能定位

传统意义上的加油站综合管理员更适合称其为加油站核算员。在这一时期，一方面，信息化管理手段尚未广泛地运用于加油站，销售、出机数据主要依靠综合管理员手工编制生成报表，对资金、商品的过程管理也主要依靠各种手工登记的实施证据进行控制；另一方面，加油站多设置了站经理、副经理、综合管理员三名管理岗位，综合管理员的职能相对较为单一。综合管理员的主要职责侧重于对经营过程的记录、反映，参与事前及过程控制、决策的主动性较弱，日常的主要工作即“核算”工作。

（二）加油站财务信息化发展及财务工作的变化

从加油站来看，信息系统经过了从无到有，从点到面的发展过程，信息化系统的推进简化了加油站环节手工登记的实施证据，有效减少了综合管理员日常核算工作量。

1.当前加油站在用的财务信息系统及相关业务系统

AMIS系统。即资产管理系统，实现了资产价值管理与实物管理有机融合。

资金平台。实现了资金封包、缴存与加管系统的有效融合，能够准确及时反映、监控加油站资金回笼等。

网上费用报销系统。实现了费用报销从单据填制、到部门审核、领导审批的网上自动审批。

财务稽核系统。整合运用液位仪、加油机、银企互联、二配系统、加管系统等数据，及时监督加油站商品和资金匹配与否和异常变化。

加油站管理系统。对加油站进销存、客户、加油卡、设备进行全面管理的专业系统。

二配系统。从库到站油品配送信息的综合管控专业平台，可每日监控加油站库存情况，实现对油品配送的统筹安排和优化。

2.加油站当前财务工作的变化

加油站各种信息系统上线运行，特别是加管系统的全面使用，大大地减少了加油站综合管理员依靠手工来完成诸如计算、整理、核对、分类、登记、制表等日常核算工作量。通过班结、日结自动生成销售日报表及交接班记录；取消了原预收款、客存油加油方式，通过卡系统对客户充值、消费数据进行自动分类、统计；同时，也取消了原来很多手工登记的实施证据，为综合管理员有更多的时间与精力参与管理提供了客观条件。

（三）新形势下加油站综合管理员的职能定位

加油站的信息化进程，推进了销售业务由人工控制向系统自动控制、分散管理向集中管理的转变，针对综合管理员的管理工作来说，其面临的环境和管理客体都发生了巨大变化。工作内容、工作重心的转变，促使加油站综合管理员从纯核算岗位转变为集反映、计划、监督、控制、沟通于一身的综合性管理岗位，在更大程度上发挥财务部门的延伸管理职能。

1.制度执行力的第一保障

目前，站经理的管理重心逐渐侧重于加油站的安全、经营、服务等方面；商品、资金管理制度在加油站层面的宣贯及执行，则更多的由综合管理员承担。如何保证制度的执行力，从某种意义来说，关键在于综合管理员的综合素质及履职能力。

首先，综合管理员作为传统加油站核算员的延伸，在日常工作中仍然承担着很多加油站商品、资金管理的具体工作职责。其具体工作在内部控制中多处于关键流程及关键控制点，综合管理员是否熟悉各项管理制度的规定，并严格按流程执行，是制度执行力的第一保证。

其次，综合管理员作不仅是制度的执行者，更是制度的传达落实者。加油站是一个整体，仅靠一个人是无法高质量地完成各项工作。公司下发新的管理要求后，一个优秀的综合管理员不仅要想自己具体的工作应该怎么做，更应该思考，如何结合加油站的实际，将流程细化到人，细化到具体的环节，当好站经理的参谋、助手。具体在实施中应合理地进行计划、组织，并在实施中进行有效的控制。

2.资金商品风险的第一防线

综合管理员作为本站资金安全直接责任人，把守着商品、资金安全的第一道关口，应做到熟悉并带头遵守与加油站相关的公司财务管理、业务管理、安全管理等方面的规章制度；同时，作为公司财务人员的延伸，应更好地发挥其监督职能，制止并上报加油站的违规和舞弊行为。

第一，加强对事前、事中经济行为的控制，帮助站经理制订合理的营销策略，即保证加油站销量的稳步增长，又要符合公司的整体风险控制要求，杜绝赊销等违规销售行为；第二，重视对资金的过程控制管理，综合管理员应走出办公室，多在经营现场进行监控，以及时发现现金不及时投币、违规刷卡套现等问题，研究切实可行的方法，杜绝资金安全风险；第三，参与加油站商品管理，研究加油站商品升损变化规律，控制各个关键环节，针对存在的问题协助站经理分析原因及解决办法，保证商品安全。

3.成本费用控制的第一关口

随着加油站费用标准化管理的深入，要将有限的费用用到刀刃上，必须做到有保有压，按轻重缓急安排列支，进一步加强预算管理和过程控制，充分发挥对费用预算的全过程、全方位控制职能，严考核、硬兑现，确保成本费用控制在预算之内。

综合管理员负责加油站费用的报销，并监督费用报销的真实性和合理性。作为加油站成本费用控制的第一关口，不仅要求综合管理员做好费用登记台账，正确、及时在集中报销系统提交费用报销业务，关键在于严格控制费用开支，勤动脑筋认真分析费用变化趋势，研究创新管理手段，努力降低加油站总体费用水平和吨油商流费用。

计划——根据定额费用预算，分解细化到具体的经营、管理环节。

反映——登记费用台账，及时在集中报销系统提交费用报销业务。

分析——勤动脑筋认真分析费用变化趋势，并主动发现问题。

控制——结合加油站经营实际，积极思考，创新过程控制方法，细化节点控制措施。

4.信息沟通的第一渠道

综合管理员作为加油站的一个重要管理者，承担着承上启下的作用，是加油站与公司信息沟通的第一渠道。一方面，公司各个时期的管理意图、工作重点通过培训传递给综合管理员，由综合管理员通过再培训传递给前庭主管、加油员、收银员。综合管理员的接受、理解程度直接关系着最终的工作质量及效果；另一方面，综合管理员工作在加油站资金、商品管理的第一线，最了解加油站的实际情况，制度、流程是否具有可操作性，是否还有控制的盲区，需要综合管理员在日常工作中进行归纳、总结，并反馈到上级管理部门；第三，综合管理员作为财务人员的延伸，承担着相对独立的监管职责，对加油站的各种违规舞弊行为，如果能第一时间向公司职能部门反映，就能消灭隐患于萌芽阶段。

5.财务管理的第一前沿

自从2008年加油站综合管理员纳入财务部门实行一体化管理以来，加油站财务管理方式已逐步实现了从事后监督向过程管控的转变。加油站综合管理员处于生产经营的第一线，是最基层的财务人员，财务管理向业务、向基层的延伸很大部分要由加油站综合管理员履职来实现。要充分发挥现代财务管理的事中控制职能，就要充分发挥综合管理员的监管作用。综合管理员在参与加油站经营管理中过程，应运用自己的财务专业判断，发挥财务管理的参谋作用，帮助站经理进行合理的决策，为加油站把好经济行为关、把好调查研究关、把好成本控制、风险与收益关，保证各项业务的规范、受控运行。

四、加油站综合管理员的发展方向

1.由重视学历向重视能力转变

知识经济条件下，需要大量在素质教育下培养出来既有知识又有能力的能力型人才。企业用人将既注重学历，更注重能力。综合管理员作为石油销售系统最基层的管理人员，应该以专业知识作为依托，注重在工作中锻炼自己的各种综合能力，包括组织能力、决策能力、创新能力、协调能力等，以切实提高自己的综合素质，也为站经理及其他管理岗位输送优秀人才。

2.由单一型人才向复合型人才转变

知识经济时代人才的特征，就是素质复合化。在信息化条件下，加油站综合管理员重点也将从单一型管理人才培养向复合型人才开发的转变，成长为既懂经营又懂管理，既掌握信息系统的使用又熟悉其维护的复合型人才，既懂得战略策划，又懂财务管理，既具有独立创新能力，又具有将知识转化为商品的能力。

3.由制度的执行者向企业变革的推动者与创新者转变

加油站综合管理员作为企业最年轻、最具有活力的基层管理人员，是思想活跃，富有创新精神的一代，不应该仅仅成为制度的被动执行者，应根据企业内外的情况变化，主动参与企业变革与创新，引入新的组织管理办法及创新的管理手段。

五、结论

综上所述，在目前信息化条件下，综合管理员应切实转变观念，将工作的重心放在加油站各项管理上，保障制度的执行力，有效控制资金商品风险，把好成本费用控制的第一关口，保证上下沟通渠道的畅通，发挥好财务人员的补充作用，促进加油站经济活动的良性循环，实现企业经济发展速度与效益并重。

参考文献：

管理职能【Online】Available：http：//baike.sogou.com/v188301.htm.

（作者单位：中国石油四川销售成品油分公司）