工程企业如何加强应收账款管理

张爱琴

摘要：“应收账款是工程企业的神经中枢”，企业能否有效地控制和管理应收账款，不仅直接决定流动资金的周转水平和最终经营利润，而且还直接影响到工程企业销售收入和市场竞争力的提高。本文根据日常工作经验，借鉴国内外工程公司的做法，提出把好八个管理关口，多措并举，控制管理好工程企业的应收账款。

关键词：工程企业 应收账款 管理

工程企业是一种专营工程项目的社会组织，负责项目的设计管理、采购管理和施工管理，甚至调试运行管理，突出以设计为主导，经营收入主要依靠实施项目。工程企业应收账款是指企业与甲方（指建设单位发包单位）在工程承包过程中，按照合同或协议约定应向甲方收取的工程价款。工程企业应收账款的形成动因与生产销售企业不尽相同，应收账款的管理侧重点也不尽相同。

一、把好建章立制关

资金是企业的血脉，而应收账款管理是企业资金的重要方面，因此工程企业应以“加强控制、规范运作、防范风险、维护价值”为中心，以“授权有度、风险受控、操作规范、程序透明”为目标，建立健全与其自身行业特点相吻合的应收账款及应收票据内部控制流程和内部控制制度，风险提示应贯穿于岗位职责分工、客户信用、应收账款的审核、记账、清账、核对、分析、催收、处置等方面，配套制度应涉及客户信用管理制度、分级授权及集中审批制度、岗位分离预警及职责分工制度、风险预警制度、坏账处置及账销案存制度、绩效考核制度等，制度设计建立应由专家组充分讨论其可行性和效益性，必要时聘请有经验的中介机构帮助设计和实施。

二、把好任务承揽关

项目是工程企业运营的载体，任务承揽是工程企业的一项重点工作，企业应慎重承揽工程，防止拖欠工程款的形成。首先，工程企业在工程承接之前，应对甲方的资质状况、经济效益、偿债能力、项目资金来源及到位情况、信用等级及是否严格履行合同等情况进行全面了解，同时加强项目的可行性研究，进行现场探勘，对项目的情况进行全面了解，然后组织相关部门的专家对甲方进行信用评定，以决定是否参与投标，把应收账风险管理的关口前移。其次，工程企业应进行技术创新，提高工程管理能力，以技术、专利等带动工程项目的承接，增强企业的竞争实力，以实力带动合同付款条款的级次提升，减轻应收工程款项后期管理的压力。

三、把好合同签订关

合同是明确双方权利与义务的法律文件，是收款的法律保障。合同执行贯穿于项目执行的全过程，工程项目合同签订前，任务承揽部门应牵头组织财务部门、工程管理部门、法律部门进行合同评审，重要合同签订前需要专业律师或企业总法律顾问严格把关，合同内容一定要尽可能详尽，以防范合同因约定不明确而形成拖欠的法律风险。

合同签订后，合同主管部门应做好合同交底工作，将合同情况尤其是合同约定的付款条款、条件及时告知财务部门和有关管理部门。工程企业应建立合同工程师管理职责制度（专职兼职均可），在合同执行过程中对合同的执行情况进行跟踪、检查，当合同执行条件发生变化时应及时沟通，签订变更或补充合同，防止出现一旦对方无力支付欠款却无法诉诸法律等情况的发生。

四、把好项目执行关

工程项目合同通常约定在项目建设过程中按双方确认的每月（或约定期间）完成工程量的一定比例支付工程进度款项，因此工程进度完成情况及进度结算确认对工程款的收取及是否形成应收款项显得非常重要。

控制工程进度、保证工程质量是收款的首要前提条件，是工程企业保市场、拓市场的基石。一方面，在项目开始前，做好项目组织策划，编制先进的经济合理的设计、采购、施工方案，这样既能合理的控制项目成本，也为项目顺利执行提供基础；在项目执行期间，各部门应密切配合，通力合作，积极调配资源，合理组织生产，严把质量关，保证按质如期的向甲方交付工程项目。另一方面，项目管理相关人员在抓项目进度、安全、质量、管理等方面的同时，做好日常施工记录资料的收集整理，原始记录联签手续，当合同约定的条件发生变化影响工程进度和质量时，应取得甲方有关部门的签字确认，以免甲方以工期、质量为由拖欠工程款，并及时将工程完工进度及现场签证的数据反映到相关部门，依据合同约定及时向甲方书面提报工程进行情况，取得甲方相关部门对工程量确认并签字的资料，为按期收款创造条件。

工程项目执行过程中，做好与甲方的收款沟通工作，在付款期限内，及时发出书面收款资料，出现付款延期时，不能无条件、无原则地迁就对方，应分析延期付款原因，找出应对措施，应本着合作、有理有据、有技巧的原则，有策略地将进度款收回。

五、把好项目结算关

工程企业项目合同形式多样，可分为固定总价合同、固定单价合同、按行业（地方）概预算为套定基础的费率合同及混合形式合同，因项目执行过程中的变化因素较多，因此合同中双方通常约定好涉及变更签证的相关条款，无论以何种形式签订合同，工程结算人员在项目实施前应认真研究吃透结算条款约定，编制工程结算策略。

项目执行过程中有关材料设备的批价、工程量的核对、变更签证的办理、变更价款的确定、商务问题的谈判等工作，尽量在施工过程中及时收集资料、沟通解决。工程预结算管理人员在变更签证的办理工作中应紧密联系项目施工员、技术员，经常深入现场，及时发现变更，做好经济签证工作。企业应定期组织项目施工员、技术员进行预结算知识的培训，让他们了解和熟悉预结算管理，让他们负责的变更签证更加有效和规范，从而提高结算效率和效果，为按时收取款项提供保障。

工程竣工后，应当向甲方提交全面的工程款结算资料，避免甲方以工程企业未提交结算资料或提交的结算资料不全作为其拖欠工程款的理由，造成工程款的拖欠。

工程企业的结算是工程款项收取的依据，企业应勤于签证、精于结算和索赔，避免工程签证款结算纠纷导致工程款拖欠风险。

六、完善信息系统，把好应收账款的核算关

工程企业的一个合同可能对应于多个大型项目工程，一个项目工程也可能对应于多个合同（如变更及补充合同），每个项目均需单独进行进度结算和最终结算，每个结算进程中均有可能产生应收账款，应收账款的核算除对应到客户外，还应对应到合同和项目，核算清晰的难度较大，核算不当极易造成应收账款在账面仅按挂账单位反映、多笔承揽合同多个项目的欠款情况交叉在一起的混乱局面。因此，在信息化程度高度发达的今天，工程企业应借助信息化管理手段，建立客户单位信息管理系统，并将客户单位管理信息系统与财务核算信息系统实行无缝衔接，在信息系统建立之初，业务部门和信息技术部门应密切配合，认真梳理流程和节点，从便于部门间的信息交流，便于核算和管理的角度建立先进实用的信息系统，同步维护。应收账款的核算应资料齐全，核算规范、清晰、准确及时，清晰的应收账款核算为催收工作提供了有力的数据支持，从而为提高应收账款的管理效率奠定基础。

七、把好日常管理关

（一）建立客户档案，实施动态评价维护

企业应定期召开信用联席会议，各业务部门对逾期账款和超过信用额度的账户逐项进行分析，对主要客户的信用风险及危险客户进行评价，对新客户的财务资料进行分析审阅；讨论分析当前市场环境下企业信用政策在执行过程中遇到的困难，并根据未来市场展望及信用风险预测建立动态的信用政策改进预案。部门间相互沟通，根据日常记录及会议评价结果，动态维护客户档案，将信用风险减至最低。

（二）加强账龄分析，按月实行全面信息及时反馈

工程企业应强化财务部门的管理和监督职能，建立月账龄分析制度，按传统客户市场、新兴客户市场、关联方性质及是否办理竣工结算等分类进行账龄结构分析，通过分析判断客户是否存在拖欠问题，并建立预警台账，提前采取对策。预警台账及时反馈至业务部门，系统地做好应收账款的事后维护管理。

（三）遵循会计核算谨慎性原则，建立坏账准备金制度，及时核销坏账

坏账准备金制度是谨慎性原则在会计核算中的一个体现，一个企业无论制订多么完善的应收款回收制度，只要有商业信用的存在，就会不可避免地发生坏账损失，因此，为使当期的报表更加真实合理，企业应建立坏账准备金制度，根据账龄分析按比例或其他确定方法提取坏账准备，实际发生形成呆坏账的事实时，按企业内控程序办理核销手续，对已核销的坏账建立“账销案存”台账及后续催收办法。

（四）加强存货及存货周转率的分析，推动工程结算

工程企业的存货分两部分，一是企业购入的或以前工程结余的各类材料、设备等实物库存资产，二是工程企业根据建造合同准则确认收入、成本、费用、应收和工程结算，核算过程中形成的已完工未结算的存货，实质是已完工程量超甲方已确认工程量的部分，反映在会计核算的“工程施工”“工程结算”科目中，期末资产负债表中的此类存货价值是该项目工程施工与工程结算的正向差值反映（负向反映在预收账款中）。工程企业存货周转率变大，表明存货变现率降低，一方面表明企业在物资供应环节存在问题，此时应加强物资供应的计划管理和出入库管理；另一方面表明企业的已完项目工作量未得到甲方的及时确认，甲方对工作量未确认有两种结果，一是确认时间差异，但最终会得到确认，二是项目潜在亏损。

现时的存货就是未来的应收或损失，因此工程企业在加强应收账款管理过程中，除了对账面已形成的应收款进行分析外，还要对存货进行账龄结构分析，建立预警反馈机制，及时催促业务部门加强已完项目工程结算和催收，及时核销不能得到确认的存货，以真实计量企业的资产价值。

（五）落实定期对账制度

企业根据甲方的不同信用等级采取电话、邮件、函证及去甲方实地对账的方式进行对账，并做好对账记录和对账资料的保存工作。开展定期对账除实时监控应收账款的变化情况外，还可以有效地防止业务处理过程中的舞弊和差错，避免或及时发现员工截留、贪污企业工程款的行为，减少应收账款风险，如以现金、承兑、汇票支付工程款时，在操作不规范的情况下均存在以上风险。

（六）落实责任，定期考核奖惩

建立单位、项目一把手清欠负责制，应收账款的回收涉及市场开发、工程、结算、法律及财务等部门，是一项综合性工作，需要各部门密切配合，因此企业应制订应收款项清欠奖惩制度，成立以一把手为组长的应收账款回收领导小组，加强组织领导和协调，合理分工，明确职责，将与应收账款相关的有关职责落实到各个部门和人员，将应收账款的清欠与责任人的经济利益挂钩。

八、把好诉讼关口

工程企业应建立总法律顾问制度，树立及普及必要的法律维权意识，用法律保护自己的合法权益。首先，在甲方出现资金周转困难或经营陷入困境时，企业应认真分析应收账款的可回收性，采用现金、承兑、应收账款换股权、应收账款置换企业有用资产等多种收款模式，有针对性地进行催收，在保证企业资产不流失的前提下尽量避免介入诉讼，尤其对于双方有长期合作关系的客户。其次，在日常工作中做好诉讼时效的延续与保护，防止失去诉讼时效。最后，在发现客户经营不佳、重组、重大生产或安全事故迹象时，企业应立即起动法律决策程序，及时拟订诉讼预案，包括代理人的选择、建设工程款优先受偿权分析、代位诉讼权分析、对第三人到期债权执行等执行环境与执行能力分析、财产保全等，把握诉讼时机，在诉讼预案经公司权力决策机构决策后予以实施，确保诉讼的成功和执行的顺利。

九、结束语

不同企业的经营理念、经营环境各不相同，企业应从应收账款、存货的形成原因出发，认真研究应收账款、存货的变化规律，考虑业务分布和权重、结算周期、挂账性质等因素，根据战略需要，创新思维，在不同时期制定不同的信用政策及事前控制、事中管理、事后催收的工程款回收策略，把好事前、事中、事后几个管理关口，加强预警监督和执行力管理，适度保持应收账款的比率，促使企业资金实现良性循环，保障企业的战略实施和可持续发展。

（作者单位：中石化南京工程有限公司）