大ERP下的企业内部控制系统建立探讨

黄云春

摘要：信息化时代的内部控制系统建立，对企业提出了更高的要求。大ERP系统结合了当前最先进的现代企业管理理论，从组织变革、流程优化、信息共享和风险管控等方面对企业内控系统的建立提供了全面的解决方案。对此，本文就大ERP下企业内部控制系统的建立进行探讨。

关键词：ERP 内部控制 信息化

一、组织变革

大ERP环境的部署要求企业自身在其组织架构和管理方式上进行变革，大ERP系统的应用不仅使组织变革成为可能，并且直接促使了这种变革。企业在引入大ERP管理之前，必须从战略上重构现有的组织结构，与系统集成商一道梳理整个业务处理流程，颠覆传统的经营模式，这是保障大ERP系统实现其效果的根本所在。同时，在计算机硬件高速发展的今天，计算机稳定增长的计算能力不仅可以增加企业对信息的处理规模，也加快了信息的处理速度。信息在整个企业组织范围中的扩散速度远超传统模式，进而免去了中间人员的传递过程，减少了中间环节。在企业日常运营中使用信息技术，可以有效提高信息的处理速度并减小信息传递过程中的扭曲，提供管理决策辅助，合理减少企业的中间人员和总人数，精简组织层次，变集中管理为分散管理，使管理机制更灵活敏捷。信息时代下，管理及管理科学工程的变革是大势所趋，企业的组织架构将在功能、方法和愿景上产生由量到质的变化，呈现新的模式。大ERP环境下，企业组织架构将趋于扁平化，并有效减少内部控制体系的层次，从而缩减不必要的岗位，提高综合效率，使企业组织架构的变革在潜移默化的过程中被固化。大ERP系统的部署会使企业组织架构变革趋于灵活机动，企业甚至可以根据项目或者工程需要，定制化的设置管理的集中程度，更针对性的进行管理工作。当企业内外部环境发生变化时，企业也可以使用大ERP系统的权限设置，很迅速的调整企业的权限分布，达到平衡状态。大ERP环境中，上一级的管理者可以很便捷地了解到下级人员的各种信息变化，这样就把企业管理层从日常化、琐碎化的事务处理中解放出来，使其能把更多的注意力和时间用在决策的制定和战略管理工作上，提高企业管理层的综合管理效率。大ERP系统与企业组织架构的变革并非是一种简单的谁在前谁在后的关系，它们在企业的运营过程中相互作用、相互制衡、相互转化，目的上两者都是为企业的高效运行而服务。

二、流程优化

企业的流程主要包含管理流程、控制流程及业务流程，大ERP系统则提供了对这几个关键流程的集成和优化的解决方案。业务流程是企业日常经营活动的基础流程，其他流程都是为业务流程更好实现而衍生出来的。管理流程直接对接业务流程，由对业务的可行性论证、实施过程的决策、绩效的评价等环节组成。控制流程是值得特别关注的，它的根本目的是不断发现业务流程及管理流程中出现问题的环节，通过对关键点的控制来保证流程的正常运作。优化业务流程的目的在于提高执行效率，而所有业务流程的优化最终要达到的目标是双效，即效率和效果。因此对于各项流程的优化来讲，单纯的理顺现行流程并不是问题的关键。大ERP要求企业对各业务流程进行结构化、层次化的抽象，通过信息化、模块化的手段，将企业不同层级，不同部门的业务单元和业务信息融合在一起，并在外部与企业的上下游产业客户建立信息化的沟通机制。这种流程上的协同机制，可以打破传统的采购和仓储模式，使生产、销售的流程和原材料供应的流程可以打破时间上的先后，实现原材料采购和产品销售的高度协同，大大缩减企业业务流程的等待环节，提高企业资金的周转速度。而企业内部控制流程在大ERP环境下的主要内容，将转变为对业务流与信息流的整体控制，控制重点由传统的节点控制改进为事前预算控制和实时跟踪控制，控制理念转变为以流程执行为主，对违规操作进行检查和审计，并及时对不规范和错误行为进行更正。针对上述转变，企业在做业务流程的控制设计时，相关人员的第一任务就是对企业的业务单元和伴随的信息过程进行完整总结，并理顺他们之间的逻辑关系和时间序列。大ERP系统将更好的实现业务水平整合、业务垂直整合和业务流程最优化。业务水平整合指将原来分布在不同业务部门的相关工作，耦合或压缩成为一个连贯的工作流；或将分散的企业资源进行集中，指定专门的小组或组织单元负责其运作，这样做可以消除部门间的沟通障碍和时间浪费，并能为下游客户提供单一的业务点；业务垂直整合指合理科学地给予业务执行人员自由处置权和必要的信息，避免过度的监督和指挥，使作业现场的事能在现场及时解决，推进业务或者项目进度，减少逐级汇报的低效；业务流程最佳化是指利用信息化的工作流管理，调整传统工序，实现工作流在生产和管理的最优化。

三、信息共享

企业内部控制建立的重要先决条件就是企业信息的共享，大ERP系统采用信息集成技术，将企业运营的各种数据进行数据库化和分级化。大ERP环境下的企业数据易操作，企业信息需求者可以快速定位并及时获取所需信息，使其明确企业内部控制系统和各业务流的责任人。管理层能通过大ERP系统实时了解内控制度的执行和反馈情况。大ERP环境下的企业信息易传送，传统办公环境的空间和时间限制问题将不复存在。合理的ERP管理系统将实现企业各类业务流程的有机融合，有效实现业务单元之间的横向交流和管理人员间的纵向管理。同时，企业通过网络化的系统平台所组建的上下游一体化利益相关者机制，可以帮助相关方可及时获取交易信息与财务会计处理结果，结合有效的沟通而实现信息和利益共享。大ERP系统在一定程度上使企业的财务管理公开化，使特定业务核算可以提前进行，节约时间成本。大ERP系统通过对企业全面数据进行深度挖掘和综合利用，可以为管理层制定规划、分析决策、有效管理和绩效评价等提供系统化的企业信息运用平台，加强企业的信息共享和高效利用。真正实现企业资金流和信息流的有机融合，有效地克服了销售网点多、地域分布广的困难，促使企业业务流中的各生产要素得到实时的动态调度。传统的企业内部控制体系中的单据管理在大ERP环境下，都设置相应系统模块进行代替，从而提高工效，降低人力成本，使企业内控效用最大化，使企业经营效益最大化。必须指出的是，大ERP系统的信息管理，基于企业内部的所有信息都存储在企业数据库服务器中，现代互联网的高度开放性和信息入口的多样化会增加基于大ERP系统的信息管理风险。例如机密数据可能被非授权人员暗中复制、篡改甚至销毁。同时，计算机软硬件病毒、不法黑客的入侵、系统管理员的违规指令也会造成服务器出现故障甚至导致ERP系统的崩溃。所以，企业在享受到大ERP系统带来的便捷时，也要时刻加强对信息化后的企业数据的保护，建立有效的备份机制和应急预案。

四、风险管控

大ERP环境下信息的及时共享和高度集中，为企业管理层提供了及时发现跟踪风险，进行风险管控的有效工具。在风险甄别上，大ERP系统对海量数据进行集中存储和实时共享的特点，使指标化的预警体系成为可能。预警指标体系是指定量化的使用各类经济指标，对企业经营数据的波动区间进行统计上的风险分析，不仅从绝对值上发现异常，更能从波动的频率和幅度上提供风险评估依据，这是传统风险分析的软肋。建立企业内部控制的核心目标，就是通过对各业务流单元的分析，准确及时地把握企业经营活动中的各类风险，并有效应对。大ERP系统对业务流程中关键节点数据进行跟踪分析，对业务流程中的权限严密控制，从而实现风险的监督和前期预防。大ERP系统与企业内部控制的结合，在系统设计中就能显示并加强企业内部控制的各种要求，使企业经营的内控风险最大程度地予以监测和管理。企业以信息化的风险管理为主线，对整个生产流程和管理流程进行整体的调度和优化，可以更加有效地防范经营中的内部风险。企业实施内部控制的重要保证是对企业生产经营活动中的监督。我国建立公司制企业的历史还不长，企业的经营过程中经常会出现人为因素的影响，比如企业财务人员与管理层存在私人关系。一旦在企业内控执行过程中出现人为因素干扰，就会给企业的经营管理埋下隐患。

五、结束语

大ERP系统不仅集合了先进的信息化技术和科学的管理思想，更集合了企业内外部的资源和各项流程。完善大ERP环境下的企业内控制度，逐渐成为企业实现永续经营的重要工具之一。但是，实现信息化的内控制度并非一日之功，内部控制系统的建立与大ERP平台的融合将成为现代公司治理领域的重要方向。

（作者单位：中国联通云南省分公司）