高等医学院校实验用品询购系统的设计与实现
2015-03-10徐善东王京宇
王 莹, 徐善东, 王京宇
(1. 北京大学医学部 设备与实验室管理处, 北京 100191;2. 北京大学 公共卫生学院, 北京 100191)
高等医学院校实验用品询购系统的设计与实现
王 莹1, 徐善东1, 王京宇2
(1. 北京大学医学部 设备与实验室管理处, 北京 100191;2. 北京大学 公共卫生学院, 北京 100191)
为了更有效地执行国家关于加强科研经费管理和科研领域廉洁从业风险防控的要求,北京大学医学部坚持服务支撑与管理监督并重的原则,将信息化技术和电子商务模式运用到教学科研实验用品采购管理工作中,开发了实验用品询购系统。该系统从操作程序上实现了网上采购的全程信息化和科研经费的动态化管理,通过技术手段规范科研人员的采购行为,同时也提高了管理部门的工作效率和服务水平。
实验用品; 采购管理; 风险防控; 管理信息系统
随着我国创新驱动发展战略的实施,高等教育事业实现了跨越式发展,国家财政对于高校科研经费的投入也有较大的增加[1]。如何更加规范、高效地使用好教学、科研经费,避免腐败现象的发生,是高等院校反腐倡廉建设的一项重要任务[2]。
高等医学院校试剂、耗材等实验用品的采购是科研经费的主要支出项目之一,是高校流动资产中重要的组成部分[3]。以北京大学医学部(简称北医)为例,实验试剂和耗材的支出约占总经费支出的50%左右。对这部分经费的管理也是高校物资保障、服务质量、工作效率以及管理水平的综合体现[4]。
1 建立实验用品询购系统的背景
高等医学院校使用的试剂、耗材类实验用品具有品种繁多、采购频繁、应用面广、采购计划变化快的特点[3,5-6]。很多高校试剂、耗材的采购方式是课题组直接向供应商购买。这种分散采购模式对采购过程缺乏有效的监管,易发生假采购、价虚高等问题,在需求的合理性、供货商的可靠性、交易的真实性等方面存在诸多风险[5]。由于学校主管部门也无法准确掌握采购的详细情况,缺乏管理所需要的相关信息,也无法满足审计部门对项目结题审计的要求。
此外,北京大学医学部和不少高校一样,已通过社会化方式将实验用品供应职能剥离出去。在这样的背景下,信息化管理成为高校实验用品管理的必然要求[3]。本文借鉴现代化企业管理信息系统,利用电子商务的技术和方法,将信息化建设与实验用品采购管理工作有机结合,设计了一套基于校园网的实验用品查询采购管理系统,对于更好地执行国家关于加强科研经费管理和风险防控的规定、规范采购行为、提高工作效率都具有非常重要意义。
2 系统的建立与系统结构
北京大学医学部实验用品在线询购系统(简称“询购系统”)是结合国家关于科研领域廉洁从业风险防控要求和科研人员的需求而设计的,相当于“B2B2C”模式的实验用品电子商务交易平台。一般意义的B2B2C是一种电子商务类型的网络购物商业模式,即企业—企业—消费者模式[7]。但这种模式应用于询购系统中,就有了新的内涵,可以称之为“B2M2T”模式,即企业—管理部门—课题组模式。B(business)是指实验用品或技术服务的供应商,M(management)是指学校的管理部门,T(team)则表示课题组。
在B2M2T模式中,供应商是通过公开招标方式确定的,学校管理部门则统一对供应商的商品和服务、课题组终端进行整合,是供应商和课题组之间的桥梁。询购系统主界面如图1所示。
图1 系统主界面示意图
询购系统采用C/S(客户端/服务器)与B/S(浏览器/服务器)混合模式的多层体系架构开发。数据库使用SQL server 2008[8];采用ASP.NET技术实现前端应用程序[9];Web服务器为IIS7;客户端应用环境为微软操作系统。
3 系统的功能
询购系统根据供应商、管理部门、课题组的不同需求,分别设计了应用子系统——供货商管理子系统(B/S模式)、采购管理子系统(C/S模式)和网上询购平台(B/S模式)。每个子系统又根据功能不同,从逻辑上进行了模块划分,每个模块包含多个程序、实现特定的功能[10-11]。系统的主要功能结构如图2所示。
3.1 网上询购平台
(1) 用户登录或注册:账户分为一级账户和二级账户,拥有有效账户方可进行网上采购。
(2) 我的账户:包括个人基本信息、收货地址、二级账户审批、课题经费等内容,可添加和维护。
(3) 我的订单:其中未结账订单用于提交结账申请和历史订单的查询;订单查询除支持采购明细数据批量导出功能外,还可追踪订单状态及供货商反馈的交货日期等信息。
(4) 系统外采购:沿用账号分级管理模式,二级账户仅有录入发票明细的权利,一级账户才能提交系统外采购并最终生成PDF格式的系统外采购明细单。
图2 系统主要功能结构图
(5) 物资调剂:对于闲置物资的调剂,可通过此模块发布信息,提供物资有效再利用的平台。
3.2 采购管理子系统
(1) 账号及权限管理:用于新建和维护用户账号,设置不同级别的管理员权限。
(2) 产品数据库维护:用于新建和维护供货商提供的商品目录,支持批量导入、导出功能,并可按同一供货商提供的同一品牌产品目录自动筛选,实现按品牌更新产品数据的功能。
(3) 到货核收出入库:分为未到货和已到货2个模块,用于虚拟库房的出入库管理。
(4) 财务结算管理:校内结算部分可根据时间段、课题组、经费卡号等信息进行查询、筛选,与学校财务管理信息系统对接完成经费核销或转账业务;供货商结算部分由系统自动生成结账单,供货商核对无误后完成确认结账工作,发票由系统管理员核对整理后交给计财处进行统一汇款。
(5) 数据统计分析:分为订单汇总、订单查询、课题组采购情况汇总、供应商销售情况汇总等模块,主要实现各类采购明细数据查询、统计、分析功能。
3.3 供货商管理子系统
(1) 基础信息:包括供货商联系人、联系方式、公司主页链接、开户银行、收款账号等信息的新建和维护。
(2) 维护产品目录:供货商可自行对供货目录进行新增、停售及已有产品目录内容的修改。
(3) 待处理订单管理:查询已有订单,及时提供交货日期,并根据产品特殊需要(如有)给出备注信息,也可在电子订单后标注公司管理系统标示的订单号,以便供货商的内部订单进度管理。
(4) 历史订单查询:根据不同时间段及订单状态查询历史订单明细。
(5) 结账单管理:结账单包括开票金额和账单明细信息。供货商核对收款单位、收款账号、收款银行、收款地区的电子信息,要求与发票信息完全一致。
4 特点分析
设备与实验室管理处是实验用品采购管理的主管部门,秉承“服务支撑与管理监督并重”和“操作方便、程序规范、过程透明、管理高效”的原则,按照科研经费、管控化学品管理的要求进行询购管理。询购系统主要具有5个特点。
(1) 以课题组为单位对账户进行分级管理。课题组负责人(以下简称PI)为一级账户,享有提交订单、提交结账申请、查询名下所有经费项目及二级账户采购记录的权限;课题组其余成员(包括教师和学生)以注册方式成为二级账户,二级账户需一级账户批准方可开通,并且只有加入购物车和查询自己名下采购记录的权限。此项功能的设计旨在加强PI对课题组内部的管理,使其不受时间和地域的限制对课题组的订单进行审核,对于订单进程、项目整体支付情况、历史采购明细等进行有效的监控。
(2) 增加信息到货环节。课题组负责实物验收,管理部门凭签收的送货单在询购系统中完成确认到货。此项功能的设计与管理部门进行实物验货的做法相比,仍存在一定的管理缺陷需要弥补。但实物验货需配备相应的管理人员,验货过程也会造成送货速度的延迟,另外在实际的采购过程中,经常发生课题组先电话订货,试用一段时间满足课题需要后再通过系统补订单的情况。信息到货的设计既可以满足管理部门对整个订购过程到货进度的控制,又可以节约管理成本,提高工作效率。
(3) 全校统一结算。系统自动生成结账单,由课题组一级账户选择结账的货项,根据课题经费的情况选择结账的经费号。课题经费统一转入系统的公共账户中,再由管理部门与供货商统一结账,省去了课题组分散报销的手续。
(4) 系统外采购方式。因科研项目的特殊需求而采购的实验用品,课题组需逐条录入采购明细并与发票内容一致,在经办人、PI和设备与实验室管理处负责人三方签字同意后,方可报销。系统外采购方式作为一个补充手段,使得系统实现采购记录的全过程痕迹管理。系统外采购明细单如图3所示。
图3 系统外采购明细单式样
(5) 管控化学品控“入口”。针对剧毒品、易制毒品、精神麻醉品、放射性物品,系统在产品展示页面自动标注成红色字体,点击购买时自动链接到申购流程中,课题组须通过管理部门按正规途径购买。此设计有效地控制了管控化学品的采购入口,避免了“误购”现象的发生。
5 系统的应用
询购系统经过一年多的运行和完善,登记的供货商已累计超过1 300家,其中系统内准入供货商240多家,提供产品数据超过1 500万条,已建成的产品数据库可以满足绝大多数课题组的采购需求。北京大学医学部的300多个课题组所需的通用实验试剂、实验耗材均通过询购系统采购。目前,该询购系统性能稳定、各项统计功能和采购明细数据准确,各功能模块的总体运行情况良好。2014年6月,医学部与北京大学第一医院签署了“软件产品使用许可及服务合同”,通过“产品数据库共享,管理服务各自独立”的模式与临床医院进行合作,为系统的进一步推广和应用创造了条件,已取得良好的效果。
询购系统启用后,北京大学医学部的实验用品采购管理和服务工作比以往更加科学、规范和优质,主要体现在:
(1) 利用现代信息化手段服务于教学和科研,节约了科研人员采购实验用品的寻源、询价、比价时间;产品信息全公开,供货商间的竞争能够让科研人员享受更优惠的价格,节约科研经费;
(2) 规范了采购行为,从操作程序上实现了网上采购的全程信息化,订购、收货、结算等各个环节在系统中均有记录;
(3) 可根据时间、课题组、供货商、经费卡、品名、货号、价格购物类型、订单状态等字段查询采购明细和统计数据,为学校有关领导和结题审计部门提供全面、客观和详尽的信息,同时也规范了决策程序[4];
(4) 全校每双月统一进行结算,实现科研人员一次转账、供货商一张发票,从而节约了科研人员在报销环节花费的时间,大幅降低了供货商及学校财务部门的收支管理成本;
(5) 产品目录将所有管控化学品都进行了标红处理,并通过技术手段限制课题组直接购买,使国家管控物品的采购行为得到有效控制,也为实验室安全管理部门提供了使用过程安全监管的依据。
6 结束语
实验用品询购系统已成为北京大学医学部科研经费管理中实验用品采购管理的重要条件,在医学部多部门(科研、计财、信息、审计、纪检)联动支持和广大供应商的积极配合下,大大加强了对采购试剂、耗材等实验用品的监管,提高了管理效率,也提升了服务水平[12],为教学科研人员提供了寻源—采购—到货—结算的一站式服务,受到了科研人员的普遍欢迎。
References)
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Design and implementation of consumables inquiry-purchase management system in medical colleges
Wang Ying1, Xu Shandong1, Wang Jingyu2
(1. Department of Equipment and Laboratory Management , Peking University Health Science Center,Beijing 100191,China;2. School of Public Health,Peking University Health Science Center,Beijing 100191,China)
For more effective implementation of national research funding management and risk control requirements, Peking University Health Science Center facilitates service as the goal for researchers, adheres to the principle of service support and management oversight, the information technology and E-commerce have been used to manage purchasing consumables, design and implementation of Peking University Health Science Center consumables inquiry-purchase management system. The system has been successfully running more than a year and has reached a good effect, achieving an online purchase of full information and dynamic management of research funding from the operating procedures. The technical means can not only standardize the purchasing behavior of researchers, but also improve the efficiency and service level of management.
consumable purchase; management; risk prevention and control; information system
2014- 10- 30
王莹(1981—),女,黑龙江哈尔滨,博士,助理研究员,实验室管理办公室副主任,研究方向为物资供应与实验室管理.
E-mail:wy7002@bjmu.edu.cn
G647;F253.2
A
1002-4956(2015)2- 0141- 04