对提高高职院校档案管理人员素质的几点思考

李电元　田雪

（哈尔滨电力职业技术学院黑龙江哈尔滨150040）

对提高高职院校档案管理人员素质的几点思考

李电元田雪

（哈尔滨电力职业技术学院黑龙江哈尔滨150040）

高职院校近些发展非常迅速，更多的学生和家长将目光投向了高职教育，因此高职院校招生数量不断增加，教学活动内容也更加复杂，这样一来更多的资料和档案涌现出来，档案管理工作者的任务更重，工作难度更大，为了可以顺应新的发展形势与需求，档案管理人员素质必须要全面提升。

高职院校档案管理人员素质

在高职院校发展过程中，档案管理是不可缺少的重要部分，而档案管理工作是否能够顺利开展，并达到预期的管理目标与管理人员本身有着直接联系。因此学校应该积极采取培训、考核以及激励等措施，鼓励管理人员自我学习、定期开展培训活动，全面提升校内档案管理人才队伍的综合素质。

一、高职院校档案管理人员素质现状分析

1.缺少专业人才。从目前高职院校档案管理人才队伍的整体情况来看，很多学校缺乏专业化的管理者，大部分的管理人员都是从其他岗位转岗过来，或者是临时招聘的，这些管理人员没有进行过系统的训练，缺乏专业的档案管理知识，在平时的工作中对于档案管理内容和要求分不清楚，弄不明白。尤其是在计算机技术与外语方面，这些管理人员所表现出来的问题更多，在这种情况下，可想而知档案管理工作质量如何，无法推广现代化的管理技术与设备，无法实现规范化、统一化的管理标准，这些都极大的阻碍了档案工作的发展。

2.法律意识薄弱。档案管理必须要严格遵循国家的相关政策和法律，高职院校也是如此，在档案管理过程中，档案管理人员本身的法律意识不够，很难保障管理工作的合法性与合理性。但是目前一部分的高职院校中，档案管理者在思想觉悟、鉴别档案、职业道德方面依旧稍显薄弱，有些档案管理者法制观念很差，对于依法归档、依法办事的认识浅显，没有将依法工作落实到位，从而制约了高职院校档案工作的发展。

3.工作权责模糊。现阶段，高职院校在人员编制以及经费方面对档案管理人才队伍建设会有一些影响，由于经费不够，学校内部档案管理人员常常身兼数职，过于繁重的工作强度，使得它们很难有精力和时间去进行培训和学习，在这样的工作环境下，档案管理人力资源队伍的整体素质也很难提高。

4.知识结构单一。在日常工作中，档案管理人员应该善于总结问题，发现问题，解决问题，要做到与时俱进，但是目前大部分的档案管理者没有意识到自身知识量不够，过于单一化的知识结构，使得档案管理者很难应对日渐复杂的工作要求，也很难充分发挥档案管理的作用，对于各种先进的管理技术无法熟练使用，这些必然会阻碍管理效率与质量。

5.档案意识欠缺。很多高职院校在档案管理方面不够重视，将精力放在了学校基础硬件设施的建设中，对于档案管理人才队伍的建设意识单薄，学校内部缺乏必然的管理制度，由于得不到上级领导的关注，档案管理人员本身的工作热情也不高，久而久之学校档案管理工作就会越来越落后，无法得到更好的发展。

二、提高高职院校档案工作管理人员综合素养的建议

1.加强领导重视，健全档案制度。首先，在学校建立专门的档案管理部门，并落实各部门领导，全面普及档案管理的重要性，结合学校实际情况，建设负责档案管理工作的领导岗，将档案管理工作与学校整体发展相联系，要让学校领导和档案工作者本身认识到档案管理工作之于学校发展的重要性，提升它们对档案管理的重视程度，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展，促进学校进行深入有效的综合管理。其次，制定适合高职院校档案自身发展的管理制度。根据高等学校档案管理办法和上级有关档案工作规定，制定适合本校档案管理工作的规章制度，使本校的档案管理工作有章可循、有法可依。由于大多数高职院校建校历史较短，学校除了要组织档案管理人员进行档案学习、培训外，还需要对在校的教职工、学生积极进行《档案法》的宣传，以增强其法律意识。再次，档案工作者应就自身工作的要求，把握有利时机，平时主动向主管领导汇报关于档案工作方而的法律法规、方针政策，建言献策，加深主管领导对档案工作的认识和了解。在工作中遇到急需解决的问题，要善于总结工作中的经验教训，及时向主管领导请示汇报，加强其对档案工作的感性认识，及时解决工作中的实际问题。

2.加大资金投入，提升管理技术。

2.1保证档案管理基础性建设的经费。就档案库房建设而言，应配备报警、灭火装置，配备防盗门窗、避光窗帘、防虫药物、温湿度控制设备等设施，落实“防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温、防高湿”等七防措施。就档案管理设备而言，要有足够的符合要求的存放档案资料的柜架。配备现代化管理设备及档案管理软件，如计算机、扫描仪、数码摄像机、专用录入设备、打印机等设备，为档案管理工作提供良好的物质基础。

2.2提高档案工作人员管理水平。档案员管理水平的高低，决定了现代化设备的利用率的高低。因此，高职院校一方而要注意引进档案管理工作的专业人才；另一方而，在根据自身财务状况，加大对档案管理现代化设备的投入的同时，还要持续投入资金培养一批能够充分运用这些设备的工作人员，使其不仅能进行简单的档案文字录入工作，更能根据高职院校档案管理的规定，利用网络进行文件材料的整理、编排、研究，甚至编制一些适合档案开发需要的检索工具，以适应新时期档案管理工作的要求，提高档案管理工作效益。

2.3积极参与评估工作，以评促建、以评促进。高职教育的发展历史较短，未进行档案目标管理升级考评的高职院校，应以档案目标管理评估为契机，以评估促进档案基础业务建设与科学管理整体水平的提高；对已获得档案目标管理工作的院校，应以复评为契机，针对档案工作取得的成绩，存在的问题和困难，及时做好档案目标管理复评工作，随时做好上级主管部门的不定时抽检工作。以评估为动力，不断规范档案管理工作。

2.4注重自我学习，提高自身素质。知识经济时代，社会对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员要想不被时代所淘汰，必须增强学习的自觉性和紧迫感，尤其是要注重专业知识的学习和更新。同时还要努力提高自身综合素质，做到一专多能。目前，高职院校档案管理办公自动化日益普及，这要求档案管理人员必须熟悉和掌握相关的现代化技术知识，不断学习更新自己所掌握的专业知识，并把终身学习作为一种必然选择，拓宽视野，了解相关工作领域的现状和发展动态，实现从单一专业型人才向多样复合型人才的转变。

综上所述，高职院校要发展，必须通过提升管理队伍的综合素质，提高档案管理工作的质量和效率，为学校发展提供依据和资料，从而更好的为高职院校的发展服务。