浅谈电子档案管理的有效方式

华琳

（哈尔滨地铁集团有限公司运营分公司 黑龙江哈尔滨 150050）

浅谈电子档案管理的有效方式

华琳

（哈尔滨地铁集团有限公司运营分公司 黑龙江哈尔滨 150050）

电子档案是采用网络计算机技术，通过数据存储完成特定介质的存档，又称为电子数据档案管理。目前的电子文件主要通过硬盘、磁盘和光盘完成存储、整理、调用和分析。本文将针对目前常用的电子档案管理方法进行具体分析，研究在档案管理中有效的应用方式，从中寻求更加适合处理的电子档案管理方法。

电子档案 管理方式

一、引言

目前有效的电子硬盘、软磁盘、光盘都是有效的记录方式，电子档案具有多个良好的特点，机读对有效文件进行归档，完善电子归档的管理体系，建立有效的归档制度。根据电子归档管理特点完善利用比例，注意电子归档中的相关问题。

二、主流的电子归档方式

硬盘存储方式是计算机的外部存储器，一般主要的容量在500G、1T、2T，但是因为其多次存储和删除，容易出现内容丢失，因此，不易左右有效的电子归档介质。光盘是一种光学存储器，不同信息激光束照射到光盘上，形成不同的坑，从而被记录下来。读出的时候，根据不同激光束产生的反射，造成不同的信息，具有较大的存储容量。从记录到性能来说，光盘还分为只读光盘、一次写入式的光盘、可擦式的光盘。一次性的光盘写入光盘可以作为有效的电子档案存储管理介质。

三、电子档案的种类和特点

电子档案的主要种类有文本文件、命令文件、图像文件和数据文件。电子档案的数据信息是非人工侍读的，电子信息存储的密度极高，信息与电子载体之间有可分离性比例，具有多种信息媒体的集成性效果，但是电子档案却具有一定的依懒性。在管理中电子文件的管理依据主要的原则是实现完整的可读可靠性。电子档案时间有统一的集成管理，采用纸质和电子综合的归档管理方式，提高文档的综合管理问题。

四、机读文件的有效归档

1.归档范围

机读文件的有效归档原则与纸质文件相同，具有良好的归档范围，分析机读文件的特点，分析有效的归档效果，将数据文件配合计算机软件完成文件的统计，实现综合快速查询，完善阅读。可以开展自动程序存储软件，确保归档，需要注意文件与程序的相关性，确保整体电子存储的完整性。

2.建立归档制度

在建立归档过程中，需要注意切合实际的归档效果，确定存储范围、存储时间。从纸质归档实现整体利用效果，注意有效的存储方法，提高保管效果。

3.提高检索效果

通过自动快速的检索，将电子代替人工，逐步完成快速档案的检查和分析，采用多元文化进行处理，完善多项目的有效功能处理，组合相关检索过程，逐步提升整体检索效果，确定相关检索比例。根据计算机的软件应用质量进行控制，提高计算机存储打印、复制和汇总，确定档案的利用率。采用有效的服用效果，提高档案的多次使用效果，给予一定的检索处理，逐步提升预先设计比例，实现软件的兼容控制管理，确保计算机的有效应用系统控制。根据电子应用系统进行兼容控制，制定合理的电子应用系统分析，制定合理的网络应用化处理，逐步完善外界存储和限定过程，对网络化的计算机存储进行档案应用管理，快速的进行地域分散用户的有效处理，从而实现有效系统的弥补。以图像方式进行输入极读文件处理，可以对文档的原始资料和文本手迹进行光盘处理，同时再进行计算机文件输入处理，确保文件内容的正确性。通过大量的文件村粗，对数据库中的文件进行字符格式存储输入处理，逐步完善程序的降低评价值，防止产生各种原始影像问题。

五、电子档案的有效存储利用问题

1.安全保密性问题

因为电子机读存储文件具有存储成群性的特点，按照计算机进行电子档案存储。在存储过程中，需要确定有效的提取文件内容，注意可以利用情况，尤其是需要注意电子网络计算机的存储情况，提高电子档案的安全保密性问题，逐步实现电子档案的综合利用。

2.防误操作的归档

计算机在操作过程中常常会出现误操作的问题，误操作会造成归档问题信息的破坏或丢失。采用有效的严格操作，确定档案管理人员的操作技术水平。严格控制培训人员的技术水平，制定严格的培训上岗流程，确保电子档案的完整存储有效性。

3.提高档案的审核效果

根据电子档案的存储情况进行文件的信息审核和分析，由于电子机读文件具有一定的可修复性效果，信息容易出现损失。在实际的应用处理中，一旦受到恶意破坏或出现无疑破坏，都会造成信息的丢失。按照自然事故处理办法，逐步止损，降低电子档案的复制准确程度。在有效的正确审核条件下，逐步办理合理的控制比例。审核的效果提高了档案的质量，根据电子档案处理审核步骤，完善整体电子档案的有效准确性。

4.电子档案管理技术设计问题

根据电子档案的应用存储设计方法进行软件设计和应用，做好计算机内部的有效存储应用，档案人员的技术水平管理应用，在开发电子系统设计应用存储过程中，逐步实现电子文件的设计、录入，通过核对技术人员的相关维护过程，对安全数据进行存储和维护，完成文件的有效存储和检索，确定是否在电子档案管理过程中有合理的设计过程，防止电子档案管理的问题影响正常的记录和检索，制定合理的数据利用链路，保证设计归档的实际性和准确性。

5.综合档案规划承载

根据档案的综合规划承载两种不同模式的管理承载过程，根据文件的存储时间确定档案的准确性，对于长期性文件需要采用双城载体方式处理。纸质文件是原始归档文件，电子文档则是有效的存储方法，可以实现长期档案存储。根据传统文件和电子文档的不同特点和优势，进行合理的整理，实现有效的规划承载效果。

6.电子法律体系问题

电子文件在实际的法律效力上具有一定的局限性，因为电子文件归档的形式造成实际的存储不适应性效果，直接对电子文件档案管理造成一定的影响。在实际的电子文件管理中，需要采用有效的法律体系进行处理，防止出现电子文件归档上的法律漏洞。

六、结语

综上所述，根据电子档案的传统处理存储方式和电子存储归档方案，进行综合的整合，根据企业管理需求和时间要求，实现综合的归档管理。通过分析有效的电子归档方式，设计合理的检索和归档过程，分析电子归档管理的问题，及时对安全性、防止误操作性、电子设计管理方案和综合档案规划承载过程进行合理的分析，实现在有效电子归档管理过程中的效果提升。

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［2］范巧燕.企业档案管理——电力企业创新研究［M］.北京：经济管理出版社，2008：10-90.

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