基于SAP系统的备件管理模式在汽车制造业中的应用

郭东栋

（北京奔驰汽车有限公司，北京 100176）

一、项目背景

随着新厂区的建设，北京奔驰设备维护中心已在原有基础上形成3个主要业务部门：一工厂维修车间、MRA1维修车间、发动机工厂维修车间。在备件管理方面，各维修团队独立进行备件的采购，而且都有自己的库房。备件的库存管理基本都是靠Excel表格来实现，通过人力维护。实践表明这种方式存在效率低、易出错、信息不能共享的不足，已经不能适应现在的需求，因此新成立了备件管理部门，新部门以SAP-iPro系统为基础开展各项业务。

SAP-iPro是SAP企业管理软件的一个重要组成部分，针对设备维修部门，主要使用PM模块和NPM模块。PM模块是面向设备管理与维护的工厂维护模块，NPM模块是面向库房备件管理的非生产性物料模块。

二、备件管理现状

1.备件采购

原备件采购流程：根据现场需要提出备件需求；在CBFC系统中申请；各级领导审批；审批完成产生PO；合同授权；供应商送货；CBFC系统中收货；财务结账。其中领导审批时间比较长，一般为1个月左右。合同授权时间更长，一般为3个月左右。导致采购一批备件的周期大约为半年，整体效率比较低。此外，采购周期越长意味着库存备件数量越多。

2.与PM结合方面

之前的维修工作要用备件时，需要维修工去库房寻找，耗时长，效率低。

3.库存管理方面

维修中心在下辖一工厂维修时，由于每个工厂的备件库房条件不同，备件编号多种多样，没有统一的标准，使备件管理混乱，领用不便。

三、iPro系统的优势

iPro系统NPM模块的上线，使得库存备件在BBAC范围内实现统一管理，甚至部分备件的资源可以与戴姆勒全球实现共享（图1）。

图1 iPro的NPM模块

1.采购流程标准化，缩短审批流程

iPro的NPM模块整合了原有CBFC的审批流程，将维修部门、采购部门、财务部门的审批流程进行了优化，根据不同采购方式、不同金额提供了不同的审批方案，实现审批流程的高效率运作。

维修部门内部以该系统为基础重新规范内部备件采购的流程，制定对应的标准文件，明晰采购控制员、工程师、库房管理员的职责范围，提升团队运作的效率。

2.备件领用的标准化，与PM模块的交互

采用iPro的预防性检修PM模块进行设备维修工作时，维修工人需将故障信息录入系统，并打印维修工单。如果要用备件，需要打印领料单，在PM系统中做备件预留，然后去库房领备件。PM会将备件预留需求关联到NPM系统中，库房管理员会在NPM系统中收到对应信息。同时，领料单上有备件的名称、型号、库存位置等信息。库房管理员收到预留备件信息后，准备好备件，并在NPM系统中更改对应的库存数量，办理出库手续。维修工人拿领料单到库房，核实备件信息无误后取走对应备件。

3.备件信息的标准化，实现全厂共享

iPro的NPM模块投入使用中非常重要的一项工作就是备件数据的标准化。每种备件都需要有一个单独的代号，戴姆勒称为SRM号，北京奔驰内部称为MCNP号，它是备件在系统中的唯一识别代码。此外，对于每种备件，系统都需要提供如下信息：中文描述、英文描述、库存位置、供应商、制造商、最高库存、起订点、库存数量、不含税价格，并且对字符长度有限制。其中，关于库存位置已经制定了一套标准化的定义方式，保证不同厂区的库房不同备件的库存位置都是同样的定义方式。这些工作是北京奔驰维修部门实现备件统一管理的前提。

备件数据按照标准整理完毕后，形成了北京奔驰维修部门的一个备件数据库，各分厂车间可以共享。整理过程中，消除了备件重复冗余的信息，保证了数据的唯一性。在此基础上，继续整合之前各部门分别与供应商签订的框架合同，消除重复签订框架的备件条款，保障常用备件的快速采购通道，避免重复工作，提高效率。如果一种备件在几个厂区都有库存，在iPro系统的用户查询界面，操作者不仅可以看到自己厂区的备件库存信息，也可以看到其他厂区的对应信息，在有些情况下，这种信息的呈现特别重要。

四、系统上线的实施过程

北京奔驰的iPro系统于2012年正式启动，其中NPM模块于2013年底在一工厂维修和发动机工厂维修顺利上线并取得成功。2014年开始为MRA1厂区的NPM模块上线做准备，至5月26号，MRA1厂区的NPM也已上线并投入使用。本文就以MRA1上线为例，介绍系统上线实施的过程（图2）。

图2 iPro系统计划实施表

在人员方面，由德国戴姆勒外专提供技术支持，并对相关人员进行培训。中国戴姆勒分公司的IT相关部门人员提供协调和部分支持工作。备件管理部门负责整个项目的实施运行。此外，还有采购部门和CBFC系统小组相关人员的支持。MRA1项目的实施过程分为如下几个方面。

1.人员培训和硬件保障

德国戴姆勒专家组织对北京奔驰维修的物料控制员进行系统应用方面的培训，教授系统的运作流程，与其他业务部门的联系，及备件采购和备件管理在系统中应如何操作。物料控制员掌握对应操作后，组织培训库房管理员，教授库房管理所需要的出库、入库和库房盘点等技能。

备件中心负责整个系统上线实施的具体工作，初期需要确认MRA1各厂区库房电脑是否都能正常工作、是否都已经安装最新版本的iPro、每个用户是否都有账号并获得对应权限、每个库房是否都已经有打印机并正确设置、库存位置是否已经规范化、库房盘点备件数量等内容。

2.物料主数据收集

物料主数据即备件数据信息。每一种备件需要提供如下信息 ：MRP区域、库房位置、物料编号、物料控制员、英文描述、中文描述、库存位置、供应商、制造商、型号、订货号、单位、最高库存、起订点、库存数量、不含税单价等，每种信息都有不同的长度或者字符规范要求。

4个厂区的物料控制员分别将数据汇总给整理人员，整理人员首先检查各项信息是否符合规范，进行整合并查漏补缺。然后对各车间数据进行自我筛选，删除掉各车间内部的重复数据，以保证各车间提供数据的唯一性。接着将4个车间的数据合并，进行重复项筛选，查找不同车间的相同备件，赋予其不同的MRP区域、库房位置、物料控制员、库存位置等信息，表示他们属于不同车间，但是物料编号、英文描述、中文描述、供应商、制造商、型号、订货号、单位等信息都保持一致。然后与之前iPro系统中已有的一工厂、发动机工厂的物料进行匹配，查找已有备件的物料编号，将系统中已有的物料编号赋予MRA1的物料主数据。再将没有获得物料编号的数据部分与MRA1工厂的框架合同进行匹配，获得框架合同中对应的物料编号。最终还没有物料编号的，由整理人员给予新编号码。系统上线前夕，将物料主数据反馈给各车间MRPController进行最终的盘库，确认库存位置、最高库存、起订点、库存数量的信息。经过最后整理，在系统正式运行的前1天，将最终版本的物料主数据上传至iPro系统并投入使用（图3）。

MRA1项目备件条目共20202项。其中与一工厂和发动机工厂重复的备件条目为1120项。整理过程中，各部门内部筛选重复项，删除掉的条目总数为2166项。

1个物料编码使得重复的框架合同条款得以显现，整理的过程中只能保证主数据的备件条目的唯一性，但是框架合同的整理还是需要各业务部门与采购部门、供应商共同努力解决。

3.上线使用

图3 iPro系统NPM模块MRP数据界面

2014年5月26日，iPro系统的NPM模块正式在MRA1厂区的装焊维修、喷漆维修、冲压维修、总装维修4个车间投入使用。备件中心在此之前已经组织了相应人员对库房管理员和维修工人进行操作培训，保证了现场的正常运行。至今为止，上线工作取得圆满成功。

五、结语

iPro系统的NPM模块在MRA1工厂的上线，实现了该系统对整个北京奔驰现有的维修部门的全覆盖，使维修部门的备件管理进入了标准化、流程化的新时代，具有非常重要的意义，并且为以后MRA2和NGCC厂区维修部门的备件管理系统打下了基础。

在公司注重精益管理的政策下，备件中心筹划建立中央库房，以实现对各分厂备件统一采购、统一管理的目标，为公司节约预算成本、降低备件库存。

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