企业档案服务机制创新浅议

邓学惠

(黄河上游水电开发有限责任公司，西宁 810008)

文章编号：1006—2610(2015)02—0094—03

企业档案服务机制创新浅议

邓学惠

(黄河上游水电开发有限责任公司，西宁 810008)

企业档案是企业各项管理的基础，在市场经济条件下,如何科学有效地开发利用档案信息资源,使之更好地为企业改革和发展服务。现行的档案管理模式是计划经济时期的产物,已不能完全适应市场经济体制，需要对传统的服务机制进行改革，建立与社会经济以及企业发展相适应的档案服务新机制。文章结合黄河上游水电开发有限责任公司实际，就如何开展档案服务机制创新、推动档案事业发展进行探讨。

企业档案；服务机制；创新

0 概 述

企业档案工作是服务性工作，只有在为企业生产、经营各项活动的服务中才能不断发展。因此，档案工作创新的着眼点和落脚点是服务机制创新。企业档案在最基本的存史功能外，应该尝试档案服务功能开发及其相应的机制创新，为企业档案注入新鲜血液，推动企业档案事业的发展。

黄河上游水电开发有限责任公司(以下简称“黄河公司”)是由中国电力投资集团公司控股的大型综合性能源企业，自1999年10月成立以来，主要从事电站的开发与建设；电站的生产、经营、测试及检修维护；硅产品和太阳能发电设备的生产、销售；电解铝及铝型材的生产、销售；现代物流；矿产资源开发等业务。在诸多产业并举的情况下，黄河公司积极研究多产业伴生的档案信息资源管理，随即成立的档案中心，是公司档案信息资源的保管基地和提供利用中心，同时也是公司系统内档案业务管理中心，从基础设施建设、软硬环境配套及档案管理的模式都是对传统档案管理的一次改革和创新，借此契机，结合公司档案管理实际，笔者就企业档案服务机制创新谈一点认识。

1 企业档案构成及特点

企业档案是企业各种门类档案的总称，随着企业的建立而产生，见证企业的一切实践活动，贯穿企业的发展始终。大型综合能源企业档案是职能部门开展基本建设和生产创收活动中形成并逐渐积累起来的，包括党群、行政、经营、生产技术、人事管理、财务、科学技术研究、基本建设等内容，全面记录了企业从事各类活动的目的、策略、过程、方法、结果、经验、教训。黄河公司多产业、多专业的特殊性，其公司系统内的档案呈现出成套性、原始性、多样性、动态性等特点，并赋予了内容丰富、载体众多、专业技术含量高、信息容量大等诸多属性，具有很大的考证、查考价值。

2 企业档案的现时和潜在利用功能

2.1 决策参考功能

现代科学决策的发展，决策过程的日益复杂，决策责任的日益重大，使企业对档案信息的需求日益增长。在决策过程中，档案可作为分析、比较和评价的依据，可作为决策的直接论据来源，还可作为预测未来的背景材料。公司大部分档案处于文件生命周期的半现行阶段，与公司职能活动密切相关，档案中心为领导提供的文件和数据越充分，参考价值就越高，档案的潜在价值也同时能得到很大的提升。

2.2 传承宣传功能

档案记录着企业发展的轨迹， 承载着企业特有的价值观、信念、仪式、符号、处世方式等等鲜明的文化特征，彰显着团结统一、科技创新、自强不息的企业精神。在当代社会，市场竞争日趋激烈，企业文化在企业的经营管理中日益彰显其重要性。企业文化正成为企业核心竞争力的有力保障。可以借档案这个窗口建立畅通有效的宣传渠道，在企业的经营理念和经营风格规范化、系统化、形象化过程中，积极发挥内部正面引导，对外扩大宣传的作用，推动企业文化和精神文明建设，使企业内外产生认同感，提高企业的知名度，扩大企业的市场占有率。

2.3 信息集聚和咨询利用功能

在整个档案信息系统中，档案中心发挥着信息集聚和传播的功能。档案中心丰富的馆藏资源和馆外资源，与信息化、网络化相结合，将会产生独特的优势。随着黄河公司信息化建设的快速推进和数字档案馆的平台构建， OA系统与档案管理系统实现无缝集成，围绕公司建设、生产及经营形成的大量信息资源将得到科学的整合，转化为档案资源优势，为公司发展提供重要的信息，最大限度地发挥档案信息资源的社会效益和公司经济效益。

3 服务机制创新的途径和方式

企业档案服务机制创新要实现档案从“藏”到“用”的观念、制度及体制的转变，紧紧围绕企业发展的大战略、主脉络，创造性的开展工作。企业档案工作者通过多种途径主动了解各类利用者的现时和潜在的需求，分析利用者类型及需求结构，适时的更新服务手段，千方百计提高服务质量，为利用者提供方便、快捷、实用的服务。

3.1 创新档案管理体制建设，服务企业工作大局

为领导决策提供及时有效的服务，是档案工作为企业工作大局服务的重要体现和首要职责。企业在开展档案基础设施、机构和人才资源配套建设，满足基本的“管”、“藏”需求的同时，必须重视档案“用”的需求，在机构和人员配置等方面向档案信息开发利用工作倾斜，使档案信息开发利用工作能高起点、高标准发展。

黄河公司档案中心已经在这方面进行了前瞻性考虑和筹划，力争让档案中心成为企业决策的信息服务部门，在企业管理、生产经营、挖潜增效、技术创新等方面发挥重要作用。

3.2 创新管理手段，实现档案现代化管理

在信息时代，局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够通过网络寻找到自己需要的数字化档案信息。

黄河公司为顺应快速发展的企业信息化建设，以高起点、高标准为目标，立足资源服务和业务管理的宗旨，研发建设了数字档案管理系统，此系统与OA系统无缝对接，所有在OA系统中处理完毕的文件经筛选后一键导入数字档案管理系统中，由档案人员编辑审核后即可归档，最终实现对各种类型的文件、档案信息资源的集中统一管理、合理充分利用，全面提升公司档案管理和利用信息化水平。

3.3 创新人才资源管理，提高服务水平

人才资源是企业的第一资源。当前，档案中心作为公司“智囊团”，对其人才提出了更高更新的要求。为提高档案中心的服务能力，公司着力加强档案管理专业型人才的选用和培养：一是，对所设的岗位进行全面细致地描述分析，有的放矢地对档案管理人员的组织协调能力、专业技术水平和心理素质等考评后“对号入座”，做到人尽其才且用人所长，又使履职人员明确自己所承担的工作任务和职责；二是，在公司系统内定期开展形式多样的档案管理培训活动，及时更新档案管理人员的业务知识、开拓视野，注重复合型人才的培养，造就一批理论水平高、创新方法多、服务意识强的高素质人才，整体提升公司系统内档案人员职业素养与专业能力，更好地为公司生产经营活动提供优质信息资源利用服务。

3.4 创新档案宣传模式，提升档案价值

立足馆藏，拓宽宣传视野，通过编印档案中心指南、文摘及汇编等成果小册，利用网络、举办档案展览等多种形式发布档案资源的相关信息，宣传介绍档案的资源优势，普及档案知识，培养潜在的档案利用者，主动为各业务部门的生产、建设和经营提供各类信息服务和决策依据，提升档案价值。

3.5 活跃创新思路，挖掘用户潜在需求

公司员工由于业务范围、职务等不同，其利用档案的频率和需求呈现出差异性。员工对获取的信息资源通过相关主题进行评价，按利用档案频率分为3类：“非常需要”、“需要”和“不需要”，利用数据分类技术对其进行聚类分析，通过对“非常需要”和“需要”档案的员工进行登记，了解利用档案的动机和趋势，进而将具有相同特征的用户群划分出来，挖掘其潜在需求，对他们开展特定的宣传策略或提供个性化的定制服务，从而刺激其潜在需求。

4 结 语

档案作为一种信息资源，作为与企业同步发展的无形资产，将随着社会的高速发展在企业管理的各个方面发挥越来越重要的作用。档案服务机制的不断创新和研究，是企业发展对档案工作提出的基本要求，也是档案工作永恒的主题。

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Study on Renovation of Service Mechanism of Enterprise Archives

DENG Xue-hui

(Huanghe Hydropower Development Co., Ltd., Xining 810008,China)

The enterprise archives are the basis of the enterprise management. In condition of market economy, it is important to explore how to effectively develop and utilize the archive data resources and have them serve the enterprise reform and development. The current archive management mode is the product of the planning economic time. It cannot satisfy the market economic system. The conventional service mechanism shall be reformed to establish the new archive service mechanism which is applicable for social, economic and enterprise development. In the paper, how to renovate archive service mechanism and drive the archive business development are explored in accordance with the actual practice of Huanghe Hydropower Development Co., Ltd.

enterprise archive; service mechanism; renovation

2015-03-20

邓学惠(1962- )，女，副研究馆员，从事企业档案管理工作.

G271

A

10.3969/j.issn.1006-2610.2015.02.025