物料主数据标准化应用实现

徐子安，狄子良，胡红兵，张桂云，徐 鹏

（南京南瑞集团公司 物资分公司，江苏 南京 211106）

1 引言

近年来，伴随着特高压技术、智能电网技术的蓬勃发展，电工装备制造企业不断实现快速发展，逐渐由传统的装备制造商向成套设备和整体解决方案提供商转变，对企业内部管理提出了更高的要求。

作为企业信息化、标准化管理核心数据的物料主数据，受电工装备制造规模扩大、业务模式拓展、物资品种增多、专业跨度增大等影响，其标准化程度不断受到冲击，导致企业物料主数据数量十分庞大，但其中常用物料主数据占比较少，集团内各单位间复用率较低，存在大量一物多码、归类错误现象，物料无法较好实现共享和应用，影响企业仓储物流、物资采购等活动高效经济开展，制约企业供应链管理水平提高。

本文在“国家电网装备制造型企业物料标准化建设”背景下[1]，针对集团化管理下多产业单位共用一套数据体系的需求，从物料主数据分类、特征项、编码等要素出发，理顺标准体系下各要素内在联系和规范要求，给出一套基于SAP系统应用的物料主数据标准体系设计思路，为提高企业物资信息化、标准化管理水平夯实基础。

2 物料主数据存在的问题

2.1 主数据标准体系不完善

物料主数据标准体系是有关物资分类、描述、编码等标准规则的集合，是物料主数据管理的基础。如果在分类划分标准、特征项设置、编码规则等方面不专业、不一致、不合理，极易造成物料归类错误（见表1），如：“洗涤用品”的物资范畴中包含了“洗衣粉”和“洗衣液”，且分属于不同的大类和中类下，物资分类设计存在划分原则不一致、颗粒度粗细不一致等问题，给物料正确归类带来干扰。

表1 分类不合理举例

2.2 物料描述缺乏指导手段

在组织架构复杂的集团化公司，物料主数据提报往往无法实现集中统一管理，提报权限分散于各业务环节，受制于各类型业务对物资特性关注的深度和范围不同以及提报人员的技术水平、思维习惯和责任心存在差异，如果对物料描述编写缺乏细化的指导手段，即使具备了较完善的物料主数据标准体系，物料描述也很难达到规范统一，如表2中，两种物料实际为同一种ABB品牌微型断路器，但由于两位提报人员已形成的习惯称谓风格不同，导致一物多码。

表2 一物多码举例

3 物料主数据标准体系设计

3.1 总体设计

在国家电网公司全面建设“三集五大”体系背景下，自2010年起各电工装备制造单位陆续部署SAP系统，历经五年发展，围绕电工装备的特点和业务需求，形成了一套适合电工装备业务特点和产业发展的物料主数据标准体系，包括物资分类标准、特征项标准、编码规则、计量单位等，如图1所示。同时针对SAP数据结构进行了兼容设计，满足标准化管理和系统应用需要。

图1 物料主数据标准数据结构

SAP物料主数据结构如图2所示，基本层数据体现的是物料基本信息，包括物料组、物料编码、物料描述、计量单位等；工厂层数据体现的是业务信息，如MRP数据、采购组、计划交货期、存储时间、仓储数量等。

图2 SAP物料主数据结构

为实现与SAP物料主数据结构兼容，物料主数据标准体系设计采取以下四点策略：

（1）使用“物资分类”管理。设置大、中、小类三个层级，与SAP“物料组”信息进行对应。“物料组”编码由9位数字或字母组成，格式为X1X2X3X4X5X6X7X8X9，其中X1X2X3代表大类，X4X5X6代表中类，X7X8X9代表小类。

（2）使用“物料主数据特征项”管理。每个物资小类，设置若干特征项，由特征项下具体内容（即特征值）组合成一条物料主数据完整描述，格式为“特征值1；特征值2；特征值3；…特征n值”。同时针对SAP物料描述40个字符限制，设计软件功能，在导入SAP系统时自动截取前40个字符组成SAP物料描述，完整描述另存在SAP系统的文本中供需要时调阅。

（3）考虑到企业物料主数据数量庞大、新增较快等特点，结合SAP最佳业务实践，使用“无意义流水编码”作为物料编码原则，流水码由系统自动生成，有利于编码的唯一性和扩展性，便于管理，提升SAP系统应用的灵活性。

（4）物料主数据“基本层”与“工厂层”分级管理。集团总部负责基本层数据的规范统一，集团内各单位负责工厂层数据完整准确，每个单位都有权限在一个基本层数据下面设置自己的工厂层数据，因此，物料主数据结构变更为1个基本层+N个工厂层（N≥1），有利于明确管理职责，保证基本层数据规范统一、工厂层数据灵活有效。

3.2 分类标准设计

电工装备制造业物资分类与国家电网物资分类体系一脉相承，继承了其“线分类法”的主要分类原则和架构体系，并进行了适当调整，以适应制造业企业个性化特点。比如增加了“电子元器件”、“结构件”等生产制造原材料物资大类，删减了部分“建筑材料”、“仪器仪表”等基建施工类和科研试验类物资类别，提高了物资分类的实用性。

整个物资分类体系按照大、中、小类三个层级进行划分，相互之间是隶属关系，小类隶属于唯一的中类，中类隶属于唯一的大类，并选择最稳定、易于区分的物资自然属性作为主要分类依据，抽象程度则按大类、中类、小类的次序依次降低。同一层级分类的专业维度和粗细度尽量保持一致，并能适应业务扩展对新增分类的需求。大类一般按照物资的应用领域设立，如电力一次设备、电力二次设备、信息设备等；根据实际需要设立中类和小类。物资的某些具体特征，如电压等级、颜色等，不宜作为小类名称，宜将其设为该物资小类的特征项。

如图3所示，大类“制造业一次设备”下有“交流电流互感器”、“直流电流互感器”等若干中类，“直流电流互感器”下有“零磁通式直流电流互感器”、“光学式直流电流互感器”等若干小类。

图3 物资分类层次结构

3.3 特征项标准设计

在物资小类下，为进一步区分物料，分别定义特征项及其对应的特征值。特征项是指用来定义一条具体物料的多项主要属性参数，其中每一项参数都被称作为一个特征项[2]，特征值是指每个特征项下包含的不同参数值。

特征项设计宜采用“面分类法”。一般而言，电工装备制造业物资特征项设计主要存在两类风格：对于在业务中固化应用、不易替换变化的物资如电子元器件，特征项设计一般只考虑影响其准确性的最直接属性，如“名称”、“规格型号”、“厂家”等；对于每次业务中需要通过了解、对比关键参数进行选型的物资如电力一次设备，特征项设计主要以关键技术参数为主，见表3，小类“电磁式电压互感器”特征项分别为“名称”、“规格型号”、“厂家”、“变比”、“精确等级”、“容量”、“局放”、“辅助参数”，对应的特征值分别为“电磁式电压互感器”、“JDZ10-10AJ”、“江苏科兴”、“10/0.1”、“0.2”、“30VA”、“标准”、“无”。

表3 特征项举例

3.4 编码设计

电工装备制造业物资编码体系由“分类编码”、“特征项编码”、“特征值编码”和“物料编码”构成，如图4所示，其中“分类编码”、“特征项编码”对应物资分类和特征项信息，“特征值编码”和“物料编码”则为流水码。这种编码规则一方面可以满足对物料按照不同层级实现分类查询、管理和统计的需求；一方面又可以对不同规格型号、参数的物料使用流水码进行区分，满足了企业较长时间内物料编码新增的需求。

图4 编码设计

经过多方面科学论证，结合企业未来发展趋势，确定电工装备制造业大、中、小类编码均由3位数字或字母组成，特征项和特征值编码由6位数字组成，物料编码采用9位数字流水码，由系统自动生成。其中分类、特征项和物料编码应保证在整个编码体系中唯一；特征值编码则应保证其在所属特征项范围的唯一性。

4 标准描述规则设计

为保证物料主数据描述规范统一，有必要在物资分类及特征项体系下制定更加细化的描述规则，即标准描述规则，作为物料主数据提报和审核工作的基础指导文件，有效杜绝归类错误、一物多码等问题，减少人工干预工作量。

“物料主数据标准描述规则”按照是否适用于所有小类分为共用规则和小类专属规则。小类专属规则应以物资小类为单位，针对小类下每个特征项的内容要求提供标准化的规范定义，如明确特征项的内容构成、取值范围、格式规范等，指导物料主数据特征值书写，进而形成标准物料主数据。

对于通用性、标准化程度较高的物资，推荐采用信息化模板的方式在管理系统中固化标准描述规则，提高管理效率。

4.1 共用规则

共用规则是针对所有小类物料的描述规范性要求，一般有两类规则：一是针对相关术语、符号、代号、量与单位等参照国家、行业等标准统一规范要求，比如单位“千伏”统一使用符号“kV”等；二是针对物料归类、特征值填写的基本规范要求，比如“带图纸的自制物料必须填写图号”等。

4.2 小类专属规则

为满足2.3节所述不同风格特征项的编制要求，小类专属规则可分为通用规则和专用规则。

4.2.1 通用规则。“通用规则”是指依据国标、行标以及某些在行业中具有指标意义的企业标准，针对同一物资品类下不同的物料给出统一规范描述的方法，一般以技术参数的书写规则为主，如图5小类“金属膜电阻”特征项“规格型号”对应的通用规则由“型号”、“功率”、“标称值”以及“精度”四部分组成，每一个参数都有其统一的命名方法。

图5 特征项“规格型号”通用描述举例

4.2.2 专用规则。“专用规则”是指针对不具备给出通用命名规则以及其他特殊情况下，采用厂家给出的属性参数描述的方法，具体可参考厂家产品说明书或数据选型手册，如图6中VISHAY品牌金属膜电阻“规格型号”描述方法。

图6 VISHAY品牌金属膜电阻“规格型号”描述

4.3 信息化管控方式

标准描述规则应借助于信息化手段，采用诸如“标准特征值选项”的形式固化于管理系统中，并通过下拉菜单或自动生成方式支撑物料主数据提报，如图7为金属膜电阻规格型号的标准特征值下拉菜单。菜单中均为符合规则的特征值实例，供新物料主数据申请时参照或引用。

图7 金属膜电阻规格型号标准特征值选项

5 结语

物料主数据质量的高低直接影响物资管理的效率和效益。建立物料主数据标准体系和物料主数据标准描述规则，夯实了标准化管控基础，但值得注意的是，在此基础上，仍需建立标准化管理组织，设置专职工作人员，制定标准化管理制度和流程，在数据全生命周期实行规范操作、责任到人，才能实现物料主数据标准化管理的长效化和常态化[3]，真正提高企业物资标准化水平。

[1]丁丹晨.对电网装备制造型企业物料标准化研究[J].科技与企业，2013,(2):74.

[2]毕子健,王翎颖.物资主数据标准化管理探究[J].中国电力教育,2014,(33):172-173.

[3]郑文,杨智伟.ERP系统物料主数据的标准化管理[J].石油石化物资采购,2013,(4):92-93.