电力工程建设项目档案的超前控制管理

2015-02-13陆莹暄

天津科技 2015年6期

陆莹暄

(国网天津静海供电有限公司天津 301600)

电力工程建设项目档案是企业档案的重要门类，反映了企业生产、经营建设发展的情况。不同时期的工程档案可以反映出建设工程的技术水平和管理水平，也真实记录了工程项目从开始立项到竣工交付使用的历史过程，是企业生产、维护、扩建、技改以及发生事故、处理法律纠纷、进行责任认定等不可缺少的重要依据。工程项目档案管理是一项既复杂又繁琐的工作，如何将档案收集齐全和怎样保证档案按时归档是当前电力工程档案管理的两大难题，超前控制管理就是解决难题的“良方”。

1 电力工程项目档案管理存在的问题及原因

1.1 存在的主要问题

通过选取“十二五”期间的 5个输变电工程，对其档案的收集和归档情况进行调研发现，导致档案收集不全和不能按时归档的主要原因是在工程实施过程中缺乏对档案资料的全程控制管理。主要表现在以下几个方面：①项目建设单位对工程档案重视不够，特别是在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。②参建单位对竣工资料的质量要求重视不足，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、缺少原件或部分没有原件归档等现象。③大多施工单位重视工程进度，却忽视档案工作，工程结束，办理竣工验收手续时才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响日后档案的使用。

1.2 原因分析

分析结果表明，一个工程从立项到投产需要经过设计、前期、土建施工、电气施工、竣工验收等多个阶段，所用时间一般在1～2年。而大部分工程都是在工程竣工后开始收集档案资料，竣工档案由承建单位一次性移交档案接收部门，再由档案接收部门进行整理、组卷、编目、归档保管。由此造成很多工程在不同程度上出现竣工档案收集不齐全、不完整等问题，文件遗漏，图纸漏项、缺图，修改，施工质检资料不规范等情况得不到很好的解决，特别是不能及时发现问题，及时纠正和弥补。加之施工单位对档案重视不够，工期长，施工队伍多，人员流动大，稍有疏忽，档案就无从查找。部分档案资料会因为没有及时收集或在使用时不慎丢失而不得不进行补办，还有部分档案资料在归档时发现有不准确的地方而被退回修改、补充。不论是补办还是修改补充，都直接影响了工程档案的归档质量和归档时间。

如果能够在工程的实施过程中加强对档案资料的及时收集整理和保管保护，实现超前控制管理，确保工程建设与档案资料的收集同步，就能最大限度地避免上述情况的发生。

2 电力工程建设项目档案的超前控制管理方法

超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段，按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护，可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料，保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容：

2.1 明确职责，考核措施到位

工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分，而从目前工程档案管理现状来看，不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，认为工程管理部门只负责工程的建设，至于工程档案则是档案部门的职责。因此，工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作，对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接，工程竣工后 3个月内，将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导，按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查，工程竣工后，对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标，层层加以落实严格考核，是实现超前控制管理的前提条件，也是提高工程档案管理水平的重要保证。

2.2 完善管理流程，推进工程档案管理规范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷径，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时，要把握好以下几个关键环节：①工程立项后，工程管理部门应及时告知档案部门，并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况，而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在，致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作，超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况，档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导，从而实现超前控制管理。②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时，应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年，电力企业积极推行依法治企，企业依法经营、依法管理的水平有所提高，基建工程中各类合同的签订都趋于规范化，但就合同内容而言，缺乏对工程档案方面的约定，使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28—2002)总则第二款规定：在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此，工程管理部门在签订合同时，明确要预留部分资金，对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门，应由档案部门在验收表上签署结论和意见，由财务部门进行决算，否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用，以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础，是实现超前控制的有力保障。③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员)，随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查，对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导，出具审查报告，如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现，也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度，可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段，每一阶段结束后，档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查，及时掌握工程档案收集和整理情况，起到督促和指导作用。

2.3 加强过程控制，力求档案收集的完整性和准确性

在档案的收集过程中，无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题，即归档资料的界定。按档案管理要求，应建立项目档案技术交底制度，要求施工人员注意文件的形成与积累，是保证建设项目原始记录真实、可靠，保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容：①档案部门参加各项工程交底工作，了解工程建设的程序和文件形成的内容，做到主动管理。②档案人员采取培训和会议形式，对各参建单位人员进行档案管理交底，目的是使施工人员提高档案收集意识，让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求，配合档案人员做好工作。因此，建立档案技术交底制度，使其标准化、实用化，更好地服务于档案的超前控制管理。

2.4 加强沟通，促进部门之间团结协作

档案人员要与工程管理、技术人员密切配合，工程项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作，可以说，一组完整、准确、系统的项目档案，是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，档案人员要利用一切机会，对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义，讲解档案归档的要求和目的，以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合；并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等，使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作，才能实现超前控制，进而促进工程档案管理水平的提升。