高校图书馆座位资源管理现状及座位预订系统

2015-02-05安徽财经大学管理科学与工程学院马丽亚柏书伟邱诗惠孙玉涛

电子世界 2015年13期

安徽财经大学管理科学与工程学院马丽亚柏书伟邱诗惠孙玉涛

安徽财经大学管理科学与工程学院马丽亚柏书伟邱诗惠孙玉涛

图书馆自习室座位“一座难求”是多数高校图书馆面临的共同问题。本文通过对以安徽财经大学为例的高校图书馆座位资源的管理和使用现状的深入调研，根据不同时段图书馆的座位资源实际使用情况，探讨了导致此现象的主要因素。并在对图书馆座位资源管理现状调研的基础上，引进了相较行之有效的安财图书馆座位预订系统，提出了一种人机互补的座位管理理念。同时，阐述了安财图书馆座位预订系统的整体设计思想，以及预期实现效果。

高校图书馆；预订系统；座位；资源管理

引言

近年来,随着高校招生规模的不断扩大,社会竞争的日益激烈[1]。同时,考研潮的持续升温,考研人数也居高不下。高校图书馆作为在校师生课下学习和积累知识的主要场所,在高校的建设中起着举足轻重的作用。但是,扩招导致的在校学生数量与高校图书馆有限的座位资源之间的矛盾越来越尖锐,抢座、占座成为一种新常态。同时,在各高校图书馆的馆藏资源、目录资源等都实现了计算机管理的大环境下,唯独座位资源还停留在人工管理的阶段[2]。这些因素,都加剧了排队、占座等现象的出现。如今,每逢备考阶段,为了一个座位,早早地起床在图书馆前排着长长的队伍的场景依然在很多高校上演着。

高校图书馆作为高校信息化和社会信息化的重要基地[3],急需新的管理方法和管理思想来使高校图书馆更好地服务于广大在校师生和社会。下文,将以安徽财经大学图书馆为例,探讨高校图书馆的座位资源管理现状。

1 高校图书馆座位管理问题成因及管理现状

高校图书馆座位管理问题的成因,以安徽财经大学为例。安徽财经大学图书馆(东校)于2003年投入使用,全馆面积3.5万平方米,阅览座位约为1920个,开放时间为8∶00～21∶20。在基本数据收集和实地调研的基础上,我们以下将探讨高校图书馆座位管理问题的现状及成因。

1.1 高校图书馆座位资源使用现状

自1983年,微型计算机应用得到推广以来,计算机的发展和应用也得到普及。如上文所言,信息化高度发展的高校图书馆已经100%实现了馆藏资源的数字化管理。而借助各阅览室的工作人员和图书馆学生义务馆员,通过定时收书等方法来统筹和规划座位的管理的座位资源管理仍止步不前。2014年,安徽财经大学图书馆引进图书借阅机,实现了图书借阅的自助式数字化管理,也标志着图书馆的数字化管理再达新高度。但是,停留在人工管理阶段的座位资源管理的矛盾却越来越尖锐,问题越来越突出。

1.1.1 高校图书馆座位使用现状调查

我们以安徽财经大学图书馆二楼研修室一和四楼阅览室为调查样本,选择期中考试的备考阶段为时间区间,对一天内各个时段,座位的使用情况进行了实地调研。根据一天内,阅览室座位使用情况的调查数据得到阅览室座位资源实际使用率和座位资源浪费率(即被占据了的却没有使用的座位资源占总资源的比例)变化图,如图1所示:

图1

当座位资源实际使用率与浪费率之和等于100%时,图书馆没有空座位;小于100%时,图书馆内存在空位置。由图1座位资源实际使用率可知,一天内,图书馆座位资源的使用集中,座位资源的实际使用效率在上午十点达到最高91%。结合座位资源浪费率,在以十点为中心的一个时段内,图书馆内的所有座位资源都被占用。同理,在早八点到十点、下午四点以及晚八点这三个时段内,座位资源全部被占用。即,此时再有同学想要在图书馆找到座位是不可能的事情。

调研数据的分析结果显示,备考阶段的座位资源仅有少数的时段内得到了高效的利用。而在更多的时段内,部分座位资源都处于浪费状态。

1.1.2 高校图书馆服务的满意度调查

以安徽财经大学500名在校本科生为调查样本,对在校大学生图书馆服务满意度进行的抽样问卷调查。图书馆的满意度调查一般囊括整体环境、馆员服务、信息资源、读者服务四个方面。此处,我们仅以强调服务模式和服务内容的读者服务作为调查重点,着重对座位资源的服务模式进行调查和数据处理。

在高校图书馆座位资源人工管理的环境下,对在校大学生对图书馆座位资源服务模式的满意度的调查显示:68.7%的受访学生希望改变座位资源的管理模式;超过32.5%的学生有过因为去洗手间、出去接电话、接开水等短暂的离开而被收书的经历。并且,被收回的书被统一放在一起,9.8%的同学曾经因此而丢书。更有高达53.32%的同学表示,座位资源的人工管理并不能适应现在的环境,浪费的座位并不能得到合理利用。

1.2 图书馆座位问题的成因

1.2.1 图书馆座位资源的有限性

根据教育部高等学校图书情报工作指导委员会在《普通高等学校图书馆评估指标(征求意见稿)》中的指标规定:阅览座位与学生数之比为1∶4及上[4]。然而,根据调研数据可知,高校肆虐扩招的大背景下的高校图书馆的座位与学生数之比大都低于1∶4的标准。通过对安徽师范大学、安徽医科大学、安徽财经大学等安徽高校图书馆座位资源的调研可以发现,普高等学校座位与学生人数之比大都在1∶5以下。而在部分985、211工程重点建设大学,这个比例甚至低于1∶8。以安徽财经大学为例,目前共有在校全日制本科生和硕士生23547人,减去在西校学习的本科一年级的部分学生,在东校学习和生活的学生人数约为21500人,东校图书馆座位资源为约为1920个。按照公式:‘座位数%在校学生数’计算,其比例为1∶11.20,远低于《普通高等学校图书馆评估指标(征求意见稿)》的标准。

由上述数据分析可发现,学校资源和资金上的投入力度的不足等客观因素导致了图书馆硬件设施上的局限性。图书馆座位资源有限性的约束在一定程度上直接促成了抢座、占座现象的出现和蔓延。

1.2.2 座位资源利用率低

由上述对图1的分析可以发现,在期中备考阶段的图书馆使用高峰期内,图书馆的座位使用表现为座位浪费率的居高不下和部分座位的空缺。究其原因,主要是占位未到者对座位资源的不合理利用(主要表现为占座现象)和部分剩余座位不易被发现造成的。因为一般图书馆大都为6～8层的高度,更有甚者,会超过12层。这样,当座位的占用率相对较高时,由于对剩余空缺座位资源数量和位置分布信息了解的不对称,前往图书馆的学生要想找到空缺位置是很耗时间和力气的事情。

2 图书馆座位管理系统的使用现状及问题

目前,解决普遍存在的高校图书馆座位资源不足和使用效率低下的一个行之有效的方法就是引入图书馆座位管理系统,从而实现座位资源的数字化管理。

根据调研,2010年以来,已有部分高校购买或自行开发图书馆座位管理系统[5]。根据对各高校图书馆座位管理系统功能的对比分析,得出如下特点:目前已投入使用的系统的功能大都包括读者权限下的自动分配座位、自主选择座位、退座、管理员权限下的座位状态控制(增加、删除、修改)和数据统计等。这种机制下存在的问题如下:

(1)通过对包括中国人民大学图书馆、山东大学图书馆、厦门大学图书馆、深圳大学图书馆等近20所高校图书馆座位管理系统的功能统计发现,仅有约40%的座位管理系统支持预约功能。这意味着,60%的高校图书馆座位管理系统只能支持选座和查询等。这在早上图书馆开馆的人流高峰期,长时间的等待刷卡这样的问题依然会使得运作效率降低。

(2)除此之外,各座位管理系统的使用流程均为刷卡、选座座位(自动分配、自主选择)、确认就位、刷卡(离开、暂时保留)、结束。单一的刷卡登陆机制使得选座的时间集中,这与图书馆的刷卡区有限的刷卡设备之间又形成了一对矛盾。在这种机制下,我们以安徽财经大学图书馆为例进行数据分析。根据上述调查数据发现,早上八点图书馆开馆时段内,图书馆的座位实际占用率为66.5%,即此时段内进图书馆的人数为1920*0.665=1277人。若按照每人完成刷卡、选座的时间为5秒,所有1277人完成选座的总时间约为105分钟!人流高峰期的图书馆刷卡设备供不应求、排队大军等现象将依然会是不可忽视的问题。

(3)同时,刷卡选定座位后,管理上缺少抵达座位的控制机制。这意味着,让别人代替刷卡占去座位的现象也依然会存在。