论高校教学秘书工作的创新

黄博

论高校教学秘书工作的创新

黄博

高校师生人数逐年增多，教学管理工作任务繁重，迫切需要高校进行教学管理创新，推动教学秘书的工作的全新改革，适应教育发展新趋势。高校教学秘书工作创新是一项巨大大工程，涉及面教多，建议做到以下三点:构建各类信息化教务管理数据系统，运用现代化管理模式;营造教学秘书实践创新的优良工作环境;在管理实践中探索规律，寻找新手段与创新点。

高校;教学秘书;教育质量

随着我国高校办学规模逐年扩大，高校教育改革趋势势在必行。因此，高校教学秘书的管理工作创新，也是高校师资队伍建设一大问题。高校教学秘书管理工作做好了，对于提升高校教育质量，具有深远的意义。

一、高校教学秘书工作创新的必要性

(一)高校师生人数逐年增多，迫切需要进行教学秘书管理工作的创新

2012年，普通高考录取考生约六百万人; 2013年，全国高校录取学生月七百万余人。从1999年以后，全国高校逐年扩招，许多高校学生人数不断增多。目前，各类高校教学管理面临着高校学生人数增加，高校教学秘书的工作任务加重。教学秘书的管理工作任务繁重了，但部分高校教学秘书编制与岗位却没有增加;一些学校把原来属于教务处的教学管理任务下放到学院或者基层系、部完成，在学生人数增加的情况下，使得教学秘书任务更加繁忙。以教学秘书的日常工作为例，编制新生名册、编排班级、订购教材、制定不同专业学生的教学计划、安排课程、安排学生考试与考查、利用电脑记录学生考试成绩、打印学生成绩单等，均属于教学秘书教学管理的职责范畴，这些管理工作任务集中，且一些突发的教务事情，让教学秘书忙得日夜加班。面对教学任务繁重，改革传统教学秘书的旧思维、就观念，运用创新的工作思路与工作方法，显得尤为重要。［1］

从教师方面分析，由于学生增多，教师也随着增加。课程表的制定及变化、教师工作量的统计、教师教学质量的测评等一系列教学工作，从一个侧面加大了高校秘书的日常工作量。要减轻教学秘书的工作负担，除了增加教学工作人以外，教学秘书必须创新自身的工作思维、工作模式。教学秘书应该依据各种高校实际情况，打破计划经济时代的教学管理制度，勇于突破陈规陋习，采用创新理念、工作新思维，解决秘书管理中出现的各种新困难。

(二)各类高校教学管理改革的发展趋势，推动高校教学秘书的工作创新

改革开放之后，各类高校在招生、办学质量方面，均存在激烈的竞争，这就需要高校教学秘书能够与时俱进，逐步培养自身符合时代要求的创新思维方式、创新精神，不能因循守循规蹈矩，仍然采用旧经验、老方法办事。要在先进创新思维方式的引导下，更新教学管理思想与管理理念，学习高科技的管理知识和方法，在教学管理工作岗位上有所突破与创新，使教学管理的能力、技巧和水平进一步提升。［2］

从高校秘书队伍建设的角度分析，高校教学秘书的工作进行创新十分必要。由于各种复杂的原因，高校教学秘书的自身素质与管理工作水平良莠不齐。从个人素质分析，个别高校秘书政治素质有待进一步提高;从工作责任心分析，一些秘书缺乏高度责任心，对严肃的高校教学管理业务，马虎对付，敷衍了事，导致部门教学管理缺乏严谨状态;从文化素质分析，个别高校教学秘书文字表述与语言表达比较差，缺少现代管理能力，少数人沿用传统笔和纸的落后管理方式。一些高校教学秘书，疲于应付教学处下达的各项教学管理事务，忙于日常事务性，没有充分利用业余时间学习现代化的教学管理知识。少数人的这种状况，影响了教学秘书各种管理技巧与技术的提升。因此，各类高校领导对教学秘书队伍建设应高度关心，精心组织高校教学秘书队伍。应该由学校人事处、教务处与院系领导多方面、多渠道共同建立一支高素质的高校教学秘书队伍。对教学秘书管理效果底下，广大师生评价不高的教学秘书要及时更换。各类高校要结合国家教育改革发展趋势，组织教学秘书进行高等教育学、教育法律、法规业务培训;有条件的高等学院，可以组织教学秘书到教学管理成果显著的兄弟院校进行参观访问;也可以组织高校教学秘书外出研讨交流经验，更新科技知识，学习现代化的创新理念及管理技能、技巧。［3］

同时，随着各类高校教学发展与改革进程的广泛拓展，高校教学管理各级部门的改革迫在眉睫，在改革中，高校教学秘书简单局限于于当好领导的业务助手远远是不够的。教学秘书当好各级领导的参谋与助手，就必须参加到教学改革的浪潮中，要有创新思维，要运用各种创新方式为各类高校的主管教学工作的领导服务，还要充分发挥参谋的作用。在教学改革过程中，高校主管教学管理工作的决策者与教学秘书共同讨论教学改革方案及建议时，教学秘书提出的建议既要符合国家教育改革方针与本学校的教学政策外，又要有秘书自身关于改革的创新思维模式、新观点、创新方法与分析问题的新视角，要勇于突破传统思维框框条条束缚，充分展示自己的创新思维、创新措施，使秘书的建议具有鲜明时代的创新性，通过高校秘书的创新性工作，使国家教育改革方针与本学校的领导的改革政策得以扩展和升华，起到充分完善国家教育改革趋势的作用。

二、高校教学秘书工作创新的建议

(一)建立各类信息化教务管理数据系统

教务管理是各类高校日常管理工作的重要组成部分。教务管理系统是否正常运转，关系到整个学校其他众多工作的好坏与效果。由于现代化的通讯技术、信息化技术及计算机的高速发展，各类高校办学质量对教务工作管理系统提出了崭新的要求。例如，教学秘书必须运用现代化管理的思维模式、思维方法，科学的管理方式、高科技的管理手段，到达提升教学管理水平与成果;利用高端科技信息系统与网络技术，组建符合现代化高校教学管理期盼的，集管理、教学、科研信息化为一体，有利于高等学院决策者助手作用的高科技教学管理数据平台及系统。

通过广大师生与教学秘书在教学活动中获得的各种信息，通过信息论与控制论等现代科学研究方法进行筛选、综合及处理。通过各种网络信息收集、组合及共享等交换方式，使各种高校的教务管理工作的指导性文件得到安全、准确、高速交流。与此同时，各种高校运用教学管理情报，利用互联网系统，可以向各级、各类教育管理部门及社会有关部门传送与反馈，充分发挥高校教学管理新共享的优势，起到提高各类高校教务管理水平的作用，最终达到教学管理手段现代化的目的。改革开放以来，各类高校投资兴建校园网络平台。加上社会各种网络的充分利用，高校教学信息管理现代化已经是高等院校新的成果之一，网络信息化成为影响高校领导管理、教师教学与科研重要因素之一，导致高校各种工作硕果累累。［4］

(二)营造教学秘书实践创新的优良工作环境

教学秘书的教学管理创新，起源于创新思维，落实在管理工作。创新思维正确与否，必须通过教学管理工作的创新实践效果来证明。各类高校的教学秘书是否能在教学管理中改革与创新，上级主管领导及机关最终要对秘书的具体工作进行考核。因此，各类高校教学部门，应该营造秘书实践创新的优良环境，要注意以下三个重要问题: (1)秘书的教学管理创新必须获得学校主管教学领导与广大教师、员工的大立支持与帮助。高校教学秘书的管理业务要从国家及学校教育改革的全局出发，方能选择教学改革的锲入点，才能有国家、民族及全校的创新高度，才能得到主管教学领导与广大教师、员工的主动、积极地配合;一个高校的教学改革，必需由基础教学单位入手，才能循序渐进，把教学改革推向全校。系(部)教学秘书应该拥有谦虚学习，勇敢创新心态，用教学改革优秀的效果说服他人;(2)学校要为教学秘书的创新提高一个良好教学改革环境。教学秘书的教学创新不应该仅仅是个人改革，学校和学院应大力营造教学改革良好的环境，建立教学革新的奖励制定。为教学秘书改革提供主动创新、自由发挥的空间，学校要让教学秘书拥有展示内在潜能的机会。在时间、经费方面，为教学秘书创新管理，提供良好的政策;(3)学校应为教学秘书创新提供改正错误的环境。教学改革及创新工作不可能一马平川的道路，肯定是一波三折、成果与失败并存的过程。对此，教学秘书本人必须具备一颗平常心，养成敢作敢当、坚忍不拔，勇于面对挫折与失败的心态，拥有预备受委屈、犯错误的心理。成功源于失败，成就源于挫折。总之，高校教学秘书创新思维、创新力量、创新行为是各类高校教学改革及创新工作的重要组成部分，各类高校领导应该充分意识到教学秘书对教学改革的巨大力量，高度重视教学秘书教学管理创新工作的积极性，把培养高校教学秘书教学改革能力看作高校专业化教学师资队伍建设的重要内容，为教学秘书营造良好创新气氛，同时，高校教学秘书要主动、自觉增强教学创新思维，在教学实践中富有创新实践精神，为各类高校教学管理工作做出应用的贡献。［5］

(三)寻求教学秘书工作创新的方法

教学秘书的管理职责主要是根据分管教学领导及学校教务处的任务来安排工作，具体执行院(系、部)的各种教学管理事务，保障院(系、部)教学工作的正常运转，达到进一步提升高校教学水平的目的。教学秘书的管理事务非常广泛。例如，教师课程安排与调节、学生学籍变动、课本及参考书的预定及教务、教学文件的归档与保管等多方面。教学管理的具体事务每一项均繁杂、琐碎与重复，要把教学事务做好，在管理实践中探索规律，寻找新手段与创新点。［6］又如，为保障教学数据不丢失与教学办公设备正常运行，秘书每天必须管理好移动及固定多媒体等日常设备、各种电脑的管理与维修事务。为了避免电脑感染病毒，教学秘书需要提醒师生谨慎使用U盘;保护办公室内、机房的电脑中不必存储过多资料，防止电脑运行缓慢，通知学校设备管理部门的技术员定期对复印件、传真机、打印机等设施进行检查、维修，遇教学设备异常，必须马上报修;教学秘书应该实行人性化的管理，依据具体教师与学生的具体事件与突发情况，作出具体解决方法，并采取应急措施。教学秘书在安排课程时，应根据教师的性别、身体状况、年龄情况合理排课。要保持与教师或学生的交流，维护信息沟通，一旦发现疑难问题，采用皆大欢喜的方式来解决矛盾，万万不可仅仅照顾一个方面，引发问题产生，影响教学效果。［7，8］教学秘书应在遵循教学规章制度的同时，运用人性化的教务管理手段，以便更好地协调与发挥领导、广大师生教学、科研工作积极性，促进三者之间的和谐。

总之，教学秘书应具有高度的事业心与工作责任感，竭尽全力做好每项教学管理工作，心中拥有“投身教育事业、为广大师生服务”的雄心大志，在教学管理工作中兢兢业业，为提升教学质量贡献自己的力量。

［1］李琼．浅谈高校教学秘书工作及创新［J］．新中国商界，2010(5):388．

［2］王巧文．关于高校教学秘书工作的认识与思考［J］．价值工程，2010(1):114－115．

［3］肖卫．新时期高校教学秘书管理工作浅析［J］．教育与现代化，2007(4):75－77．

［4］李颖慧．高校教务管理的创新与发展［J］．黑龙江教育，2006(5):69－71．

［5］周庆莲．浅析高校教学秘书创新能力［J］．和田师范专科学校学报，2008(2):245．

［6］沈玲丽．论新形势下高校教学秘书的创新素质中国新技术新产品，2009(12):234．

［7］王巧文．关于高校教学秘书工作的认识与思考［J］．价值工程，2010(1):114－116．

［8］吴琼．高职院校教学秘书队伍建设研究［J］．南通职业大学学报，2015(1):27－29．

［责任编辑 李 漪］

黄博，男，重庆交通职业学院助教，硕士，主要研究方向为教学管理。

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1674－7747(2015)11－0067－03