高校学生档案管理工作创新的研究

文献标识码：B

文章编号：1672- 0601（2015）08- 0099- 02

Research on the Innovation of University Students' Archives Management

ZHAOWeijia

(Jinzhong Vocational and Technical College，Jinzhong030600，China)

Abstract: At present, there are many problems in college students' file management, such as the simple, the procedure, the management method and so on. The contents of many graduates in colleges and universities are not comprehensive, not substantial,affectingthestudents' employmentanddevelopment,soitisbound tocausethefileworkers' thinkingand innovation consciousness.Itisnecessarytocarryouttimelypublicity,counseling,training,improvementand soon.Under thenewsituation, theinnovationofstudents'archivesmanagementshouldbewellcombinedwiththeideaofpeopleoriented.

Keywords:University;archiveswork;managementinnovation

引言

近几年，高校档案工作越来越受到各方面的关注，其地位逐渐提高，随着社会的发展，网络时代的来临，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为文献领域的档案工作，迎来了前所未有的机遇与挑战，档案人应该紧跟时代的步伐，抓住大好时机，努力工作，勇于创新，真抓实干，不断创新，为高校档案事业的可持续发展，为巩固档案工作在高校的独特地位而不懈努力。

1　高校学生档案管理工作存在问题

1.1学生档案管理不到位。

高校以教学和科研为主，学校档案管理重点放在教学、人事和科研项目上，学生档案因数量大、流动性强，多认为只要保管好，毕业时将学习材料归档，按就业方向移交便完成任务，因此学生档案管理一直处于简单应付的地位。尤其是高校招生制度改革后，各校普遍大量扩招，学生数增加，知识教育和技能培养过程产生大量的档案材料如不规范入档，必然造成档案不完整，至使学生档案无法全面反映学生发展的轨迹，影响其就业和将来的职业发展。

1.2学生档案管理程序不科学。

目前高校学生档案管理方式多采取集中管理或分散管理两种模式。集中管理可以降低成本，保证档案安全，但是由于学生档案形成涉及部门多，内容多，集中学校档案室管理，工作量大，部门间协调困难，影响材料的收集和归档质量，易出现档案收集不齐全，随意归档，有些必备的材料出现流失、缺失现象。分散管理在人力物力上投资加大，管理和督促困难，统一性欠缺，效率低下，易出现各部门相互推委、拖延，或者出现重复或相互抵触档案的现象。

1.3学生档案管理信息化存在局限性。

信息化以其大容量、方便、快捷等优势，已深入到各行各业和人们的生活之中，档案管理信息化也是适应时代发展的需要。一是由于客观原因，目前我国没有统一信息平台提供学生档案管理信息化，各校自行开发使用，校校不同，即便是同一所学校，各部门也各自为政，学生各项档案没有融合成完整电子版学生档案。二是学生人数多，流动性强，学生档案信息化工作量大，而档案管理的人力不足，因此学生档案无法实现全面信息化。三是信息化档案与社会不能链接，不但提供档案服务就受到局限，并且在校信息化的档案，学生毕业前还是要用纸质打印放入档案移交用人单位，无法显现信息化真正意义。

1.4学生档案开发利用相对滞后。

档案开发利用是档案生命力体现，目前高校学生档案开发利用甚少，学生入学档案收集完就立即入库保存管理，这期间几乎不动，至毕业前各部门才将相关材料陆续归档并按就业方向寄出。如果用人单位毕业前到校招聘需查阅学生档案，能看到的也只是初高中一些档案材料，这样不仅不能让用人单位全面了解学生，做好选择人才工作，也不能将学生各方面素质展现在用人单位面前，在人才竞争时代，我们毕业生可能因此而失去了就业的好机会。

2　分析产生问题成因

2.1领导不够重视。

学生档案管理的效益具有相对滞后性，且三、四年一批走一批进，流动性强，因此，一些部门和领导不太重视学生档案工作，导致制度不健全，管理不规范等现象。档案管理绩效考核不明确，监督力度不够，至使学生档案管理处于简单保管和应付局面。

2.2经费不到位。

由于思想认识不到位,学校在学生档案管理方面人力和财力投入较少，硬件建设薄弱，基础配套设施不到位，保管条件落后，人员配置不够，工作难开展，档案质量无法保证。

2.3档案人员业务水平偏低。

高校学生档案管理人员专职及少，即便兼职人员也不足，以至于工作人员没有充足时间和精力做好学生档案管理工作。加之学校不重视档案人员培训和业务考核，档案管理管理人员业务水平偏低，造成学生档案管理不规范，更谈不上开发利用。

3　学生档案管理工作的创新

3.1更新档案管理人员观念。

高校学生档案工作应紧紧围绕着为学校发展和学生就业与成长服务、为社会服务这一主题来开展。因此高校学生档案工作者应切实解放思想、更新观念，摒弃重藏轻用的旧思想，树立以学生为本的新观念，提高服务质量，拓展服务内涵，使档案管理工作贴近学生的学习、生活和就业，真正做到为学校发展、为学生成长、为国家输送优秀人才与就业服务。

3.2重新规范归档内容。

学生档案的归档内容应该兼顾档案的全面性和个体性。既要收集学生档案的常规材料，如毕业生登记表、成绩单等，也要兼顾学生的个性特长、知识技能方面的材料。在归档过程中，学生档案管理人员必须以对学生高度负责的态度，扩大收集档案材料范围，充实档案内容。如反映学生特长的个人作品、发明创造等材料；还有反映学生道德水平方面的如诚信、助人为乐、道德作风、考试有无违纪行为等方面的社会评价材料；学生参加各种社团活动、班干部、学生会干部工作情况、学校大型活动的参与情况、社会实践活动、毕业实习与见习情况、毕业论文、参加各种科技创新制作和竞赛等材料，都可以归入档案，尽量全面客观地记录学生的在校表现，摆脱学生档案千人一面的程式化面目，为用人单位提供翔实、生动的档案材料，更好地为社会输送高质量的人才。

3.3逐步实现归档渠道多样化。

以前的学生档案归档，大多在学生入校以后，由上级招生办统一转入，零星材料则由各院系主管学生工作的部门送交，导致学生档案的归档内容一成不变。在新的归档内容确定之后，学生档案的归档范围也应该有所变化。同时，学生档案管理工作者也应该发挥主动精神，在新生入校后就抓好归档工作，努力做到即收即归，保持材料的齐全和连贯，使学生档案成为学校或用人单位培养人、录用人的可靠凭证。