浅谈高校档案管理系统化建设

徐改平

(晋中职业技术学院，山西晋中030600)

浅谈高校档案管理系统化建设

徐改平

(晋中职业技术学院，山西晋中030600)

随着社会的飞速发展，高校档案管理事业也面临着一个全新的发展时期。以高校档案管理系统化建设为中心，从促进高校发展、提升高校档案服务水平等方面重点讨论，是对高校建设系统化档案管理研究的核心内容。

高校档案管理；系统化建设；必要性；具体措施

0 引言

档案管理是对教学、科研、基础设施、人事、资产、党政管理等各方面的原始材料记录的管理。这不仅保证了学校发展的连续性，同时也可为学校的管理做出正确的决策作参考。近年许多高校的发展方向由大幅扩张规模转向为注重质量，在这样的发展方向下，高等教育为促进全面协调发展，提高办学水平，改善办学基础设施建设，深化体制改革，创新管理等，进行了大刀阔斧的改革。这些变化无疑对高校的档案管理提出了更高的要求。在高校快速发展的今天，深化和升级各项功能的同时，高校档案工作系统化的构建必然能够作为发展的有力保障。

1 高校档案的管理

目前，高校档案管理混乱主要有以下几种情况：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；许多案卷未标页码；组卷混乱现象比较严重；案卷厚薄不一等。鉴于这些情况，我们更应该从档案的规范化，规范化的管理，提高档案管理的基础工作水平等方面入手。

高校的档案管理可以根据高校部门的划分来进行归类，也就是说可以把高校档案分为人事管理、党政管理、财务管理、教学管理、科研管理、设备管理五大类。各项档案具体实现的功能如下所示：

1.1 人事档案管理

人力资源档案可以分个人档案和人员交流档案两部分。个人档案有个人的基本情况、业绩情况、各阶段个人鉴定报告等。人员交流档案是指为各类专业人员在校内外调动而设置，以充分发挥各类专业人员的作用，实现其价值最大化。

1.2 党政档案管理

党政管理档案主要包括党群管理档案以及行政综合管理档案。党群管理档案，包括党的纪律，组织、工会等工作;行政综合管理档案包含法令、学校评价、办学历史、涉外等内容。

1.3 财务档案管理

会计档案可分为综合会计管理、会计账簿、凭证、会计报表、工资报表、固定资产登记表等，可以为学校管理者及时、准确把握学校预算、资产、宏观调控提供全面数据，同时财务会计人员可以很容易地核对资产、研究经费情况。

1.4 教学档案管理

教学档案可以分两类：一是教学管理档案，包括教学规划、专业人才培养方案、教学综合评价、试卷、教材等；二是学生学籍档案，高职学生、成人等各层次学生的名册及其成绩汇总表、毕业生信息表等。三是学术档案，学校的学术档案是指师生历年的各种学术成果、毕业论文、学术性文章和著作等，它们是学校学术水平的真实记载，是不同时期学术水平的反映和凭证，也是做好学校管理工作的一项措施保障。

1.5 科研档案管理

科研档案可以分为科研项目管理档案和科研综合管理档案两部分。科研项目管理档案主要包括科研项目的选题、立项、研究、成果鉴定、推广等各类材料，既可以方便检索，又可为教职员工确定新课题，避免重复研究提供参考。科研综合管理档案则包括各类科研经费、人员、设备和最新研究动态等材料，为科研管理人员协调科研力量和科研经费在学校分布提供依据。

2 高校档案工作存在的几个现实问题

2.1 档案的收集和整理环节过于放松

档案管理是包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等多个环节的系统工作，其中档案的收集和整理是保证档案完整、确保档案资料对今后工作具有参考价值和借鉴意义的基础。但是很多高校工作人员在日常工作的方方面面中，并没有体现出及时归档的档案意识，经常随意存放、草率处理，导致原始资料不可挽回的损失，给后续工作埋下隐患。

2.2 对档案的实际利用不到位

某些职能部门工作观念陈旧，工作手段老套单一，缺乏活力，在已建立校园信息管理网络的便利条件下，面对大量信息全面、获取方便、传输安全快捷的一手档案资料，不去充分调取利用，却依然用传统方法布置工作，往往导致不必要的重复劳动，事倍功半，造成人力物力等资源的浪费。

3 加强高校档案工作系统化建设的建议

3.1 制定发展规划

实现档案工作的制度化和标准化是提高高校档案工作科学化、系统化重要组成部分。作为高校的管理者如何提高对高校档案管理工作的理解,了解档案工作的意义,是学校的科研、教学、建设发展是必不可少的工作之一。在学校制定中长期发展规划的过程中，要把专业人才培养、基础设施建设等方面从学校创办到发展至今的历史档案进行认真总结整理，从而制定出切实可行的方案。

3.2 切实推进档案管理人才队伍建设

档案工作成效的最重要的因素是人本身，人才队伍建设是做好档案系统工作的关键。

我们应该建立一个专职人员、兼职人员相结合的部门作为档案收集管理团队。各行政部门、院系须设有独立的专门人员来负责本部门存档资料的收集与整理。

3.3 开发档案资料对实际工作的指导应用价值

档案资料对我们的日常工作有宝贵的实践指导价值，数据文件不应该是长期不动封存的。作为管理者，在学校发展过程中，要注意发展过程中的信息，如资产管理部门通过分配、转移、折旧、报废和其他参考数据的分析，可以形成学校的资产和设备统计报告，充分利用该报告以支持学校资产的下一步调配和使用。

3.4 推动档案管理信息化建设

目前国内很多高校都建立了现代教育技术中心以实现教学手段的现代化，档案管理同样也可以借鉴当今先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，用数字工具取代传统落后的管理手段，尽快完成高校档案信息数字化工程。另一方面，各部门应逐步建立和深化数字化档案的工作意识，真正体现出数字化管理高效率、高精度、低成本的优势。

4 结语

综上所述，高校档案管理走向系统化建设是档案管理事业发展的必然趋势。在走向系统化建设的路上也许会出现许多问题，高校应该及时针对所存在的问题拿出有效的应对措施，逐步推进档案系统化管理，以适应时代发展的潮流。

[1]王燕.关于高校档案管理网络体系的构建[J].三门峡职业技术学院学报，2007.12.

[2]伊林，龙政军.新时期做好高校档案工作的思考[J].重庆科技学院学报（社会科学版），No.11.2008.

[3]孙丽珍.增强责任意识创新管理方式,加快实现企业档案管理信息化[J].黑龙江科技信息,2010(27).

[4]郑晨.高校档案管理工作网络化之我见[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2006(06).

（编辑 赵欣宇）

On the System Construction of Archives Management in Colleges and Universities

XUGaiping
（JinzhongVocational&Techical College,Jinzhong030600,China)

With the rapid development ofsociety,the universityarchives management is alsofacinga newdevelopment period. Taking the university archives management system as the center,from the point of promoting the university development and the promotion of the university archives service level,it is the core content of the research on the university construction systemarchives management.

college file management;systematic construction;necessity;concrete measures

G712

B

1672-0601（2015）11-0018-02

2015-09-17

徐改平（1968-），女，大学本科，主要研究方向：图书档案管理研究。