浅谈新形势下档案信息服务的创新

巫彩云

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江 212003)

浅谈新形势下档案信息服务的创新

巫彩云

(镇江高等专科学校 教务处，江苏 镇江 212003)

数字化时代，档案管理应以用户为核心，以利用需求为落脚点和出发点，增强服务意识，社会效益和经济效益并重，加快档案信息资源的数字化建设，建立信息网络，提供平面与网络空间相结合的主体服务、线上与线下相结合的随机服务。掌握用户需求的特点和规律，增强档案信息服务的针对性、有效性。

档案信息服务；服务理念；服务内容；服务方式

档案信息服务是指以档案信息为内容的社会信息服务。档案信息包括档案实体信息和档案内容信息，是社会信息资源的重要组成部分。档案保管的最终目的是利用。档案信息服务是实现档案信息交流、传播、增值的重要手段，实现档案价值和档案保管的主要途径。档案信息服务的意义在于将有价值的信息传递给用户，帮助用户解决问题，实现档案信息的价值。

1 存在的问题

档案信息具有相对的可靠性，其需求量越来越大，需求面越来越宽。档案信息具有与生俱来的凭证性，伴随着全面依法治国的深入实施，其应用也将越来越广泛。随着现代技术特别是互联网和大数据技术的应用，社会对档案信息服务的内容、手段、方式等提出了新的更高的要求。档案信息服务正在由为特定对象服务向为发展和改革服务、为民生和社会服务转变，由为编史修志提供资料向为整个社会提供信息服务转变，由被动服务向主动服务转变，由相对封闭性向开放性和公共性转变，由传统手段向传统手段与现代信息技术并行转变，由公益服务向公益服务与产业服务并重转变[1]。档案管理人员要不断提升信息服务的能力，充分体现档案信息存在的价值。

目前的档案信息服务还存在一些不足，如服务理念落后、服务内容单一、服务方式简单等。

1) 服务理念。我国目前的档案机构大多是政府的下属单位，以服务行政管理为中心。虽然也有许多档案服务管理的中介机构，但不能改变以服务行政管理为主的状况。这些档案机构有时也会为历史研究、文化教育等提供服务，但这只是在服务行政管理下发生的泛行政服务。总体而言，目前的档案信息管理缺乏社会视野，忽视个性需求；注重行政效益，忽视社会和经济效益；重视机关团体的利用，忽视个人利用。

2) 服务内容。目前的档案信息服务以为编史修志和党政机关决策服务为主，民生导向尚未完全确立。我国现行的档案收集制度行政色彩较重，不能充分反映波澜壮阔的社会变革与发展，也不能满足民生需求，且主要提供档案实体服务，即档案的原值服务，缺少档案信息资源的整合、开发利用，即档案信息的增值服务。

3) 服务方式。传统服务，如外借、提供阅览、档案报道、档案展览等，依然是档案信息服务的主要模式，并以被动服务为主，依托计算机技术和互联网技术的远程服务、信息咨询服务、线上线下服务等远未完善。档案信息服务的内容有待扩大，层次有待提高，方式有待改变。

2 创新档案信息服务的对策

2007年，国家档案局提出了档案工作实现“两个转变”、建设“两个体系”的重要方针，即转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。这个方针的提出体现了以人为本、以满足社会需求为中心、以及时方便为目标的导向，对于我们深刻认识档案信息服务工作面临的形势、把握信息服务的规律、创新信息服务工作具有重要的指导意义和深远的影响，并在实践中产生了较好的反响[2]。

2.1改变服务理念

转变档案信息服务理念是创新档案信息服务的前提。以用户为核心，以利用者的需求为落脚点和出发点，树立品牌服务意识、知识服务意识、主动服务意识，从实体管理、信息管理走向知识管理、资源管理。

1) 以需求为导向。没有需求的服务是无价值的服务。同样，不能满足需求的档案只是一堆又一堆的故纸。

2) 以档案资源的合理配置为手段，错位发展，特色建设，满足社会不同层次和角度的需要。

3) 以开发利用为目标，实现档案信息资源的利用价值最大化。

2.2拓展服务内容

拓展服务内容是创新档案信息服务的关键。塞里·休斯(Ceri Hughes)说：“知识管理舞台正越来越拓展文件管理者的领域，扩大其涉及和影响的范围。”当前我国正处在各方面发生深刻变化的时代，适应社会变革与发展，是档案信息服务的重要内容，也是档案赖以生存的前提。档案建设要拓展信息服务的内容，充分反映时代的变革，由注重社会效益逐步转向社会效益和经济效益并重。

1) 为党政机关决策服务。党政机关的决策离不开各类原始资料和数据。档案信息可以为党政机关重大决策和文件的起草提供参考依据，为解决历史遗留问题提供可靠凭证，为宣传教育提供生动鲜活的素材，为科学和历史研究提供原始资料。这在很长一段时期内依然是档案信息服务的主要内容。档案管理单位必须积极主动提供第一手档案资料，为党政机关科学决策服务。

2) 为经济建设服务。市场经济的本质是契约经济，档案在其中的作用不可低估。同时，各类的开发建设离不开地质、土地、水文、地下管线、土地承包等信息，档案信息服务大有可为。一方面，档案信息可以为企业管理和经济建设提供有效凭证和资料；另一方面，有很多可开发和待开发的档案信息可以商业化，档案信息的开发利用可以市场化、产业化[3]。比如，在问题商品召回和质量回溯制度下，完善的产品原料采购、生产加工、转运经销等档案信息可以帮助企业赢得信誉，引导民众放心消费。一些地区旅游景点、文化遗址的修缮，都是在对历史档案深入研究的基础上，本着修旧如旧的原则建设的，并取得了较好的经济和社会效益。国家“一带一路”战略的实施，迫切需要我们认真研究沿线各国的政治、经济、军事、文化、历史变迁、风土人情、民俗特点、地情地貌等。

3) 为民生、民众服务。随着社会发展和法治意识的增强，社会各界和个人对档案，特别是涉及民生的婚姻、公证、房产、拆迁、招工、独生子女等档案信息的需求不断增长。为群众提供全方位、多层次、宽领域的档案信息服务是拓展档案信息服务内容的一个重要方向[4]。档案部门可将馆藏档案中一些政策性、法规性、公益性、服务性的与群众生产、生活关系密切的档案资料、现行文件进行复制，为社会、民众提供主动服务，拉近档案与普通群众的距离。

4) 科学定位网站服务内容。目前我国各级各类档案馆大部分建立了网站，通过网络提供信息服务。在建设网站时，可针对馆藏特点，借鉴发达国家的信息服务经验，科学定位信息服务内容。如英国国家档案馆网站的信息服务定位比较科学，针对不同的服务对象，提供不同的信息服务。我们也可以做到：对一般的用户，以推广宣传为主，提高他们的档案意识，并针对民众关注的热点问题，对馆藏档案的相关信息进行加工发布；对学生、教师、学者，则可以提供各种专题信息服务，以满足他们学习、教学的需要；而对档案专业人士，则提供有关档案管理、修复、档案科研成果等专业咨询，以利于业务交流和研讨[5]。

2.3改进服务方式

改革信息服务方式是创新档案信息服务的重要手段。互联网技术的发展和电子档案的日渐成熟，突破了信息服务的时空局限，大大拓展了信息服务的方式。

1) 特色服务。不同档案馆的馆藏不尽相同，各有千秋。馆藏中某些门类、某种载体或某个专题的档案较多或独具特点，形成本馆特色。提供信息服务时，对馆藏特色档案信息资源进行深入挖掘、整理和开发利用，满足社会对档案资源的特定需要。建立特色档案信息资源库或编制专题性检索工具以保持特色档案信息资源内容的集中，便于利用。

2) 网络服务。网络服务可实现传统“阵地”服务向空间服务拓展，变定时服务或限时服务为随时的自助服务，变提供档案实体服务为电子载体和纸质资料并用服务。可充分利用网络平台，实现档案信息服务网络化，即实现数字化信息服务。建立数字化档案馆和目录信息网，完善目录数据库建设，提供信息导航服务，提供多种检索途径，实现从平面服务向平面与网络空间相结合、线上与线下相结合的服务转变。

3) 休闲服务。可以利用微博、微信公众号、手机APP等方式实现档案信息从专门提供利用变为利用、休闲一体化服务等。获取信息的方式可以是免费的、收费的，也可以是信息资源交换，即以捐赠有价值的档案实体换取所需信息。

4) 中介机构。信息服务中介机构是社会主义市场经济体制不断完善和发展的产物，是目前信息事业发展的有益补充。建立信息中介机构，发展各类档案事务所、档案寄存中心、档案信息服务中心等，从公益档案单位剥离出非公益服务部分，在国家法律和政策允许的范围内，面向市场，实行有偿和委托服务，丰富档案交易市场，盘活存量档案资源，推进开发利用，无疑将产生巨大的积极影响。

2.4研究用户

用户是档案服务的主体。要提高档案信息服务的质量和效率，必须研究用户，掌握用户需求的特点和规律，制定面向用户的战略，增强档案信息服务的主动性、针对性、有效性和超前性[6]。

1) 加强用户调查研究，收集用户的意见和建议。信息服务机构应充分研究用户的需求、价值偏好、目标取向、利用特点和规律，以确定符合自身实际的服务内容、手段和方式。

2) 建立随机、灵活的档案信息反馈系统。通过利用状况、利用特点、用户跟踪调查等，对信息利用进行预测分析，以增强信息服务的前瞻性。依据用户的需要不断调整服务内容、服务方式。

3) 超前介入、主动服务。这是档案信息服务创新的重要前提和关键。网络时代，只有超前介入、主动服务，甚至从一项工作的谋划开始，同步介入，同步策划，同步确定路线图和技术路途，同步生成档案资料，才能变被动为主动，真正实现面向用户的服务，体现档案的价值。

[1] 韩彬彬.论网络环境下的档案利用服务发展趋势[J].兰台世界,2006(12):19-20.

[2] 赵屹,宋晓颖.网络环境下档案信息利用服务创新研究[J].档案与建设,2013(7):11-22.

[3] 刘安福.档案信息服务及产业化的经济学分析[D].湘潭:湘潭大学,2005:24-26.

[4] 潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J].档案学通讯,2008(1):41-43.

[5] 吴秋东.论档案信息服务的创新[J].苏州教育学院学报,2006(3):66-69.

[6] 乐庆玲.档案信息服务转型及工作创新研究[J].兰台世界,2008(10):8-9.

〔责任编辑： 卢 蕊〕

Ontheinnovationofthearchivesinformationserviceunderthenewsituation

WU Cai-yun

(Teaching Affairs Office， Zhenjiang College， Zhenjiang 212003, China)

In the digital age, we should take the user as the core, use the demand for foothold and starting point, strengthen the service consciousness, pay attention to social benefits and economic benefits, and accelerate the construction of archives information resources of digital,establish information network, provide the main body of the plane and space networks service, random combination of online and offline services. At the same time， we should learn about the characteristics of users’ needs, enhance the pertinence and effectiveness of archives information service.

archives information service; service concept; service content; way of service

2015-04-12

巫彩云(1968—)，女，江苏镇江人，副研究馆员，主要从事教学档案管理研究。

G272.6

： C

：1008-8148(2015)04-0042-03