大数据时代高校档案资源体系的构建研究

2015-01-30姜玲玲怀化学院湖南怀化418000

中国民族博览 2015年11期

姜玲玲（怀化学院，湖南怀化 418000）

大数据时代高校档案资源体系的构建研究

姜玲玲
（怀化学院，湖南怀化 418000）

随着科学技术的发展，大数据时代的步伐已经越来越快。在大数据时代背景下，“大档案”观、“大服务”观对高校档案资源体系的构建提出了更高的要求。本文对当前高校档案资源管理中存在的问题进行了分析，并根据大数据时代的发展趋势以及高校档案资源的特点，从扩大数据总量、积极开放数据、整合数据资源等四方面着手，以数字档案资源建设为核心，对大数据时代高校档案资源体系的构建进行了深入研究。

大数据；高校档案；资源体系；构建

云计算、物联网、移动互联网等新科技与新服务的出现与发展，促使数据的规模和种类逐渐增多。进入大数据时代，数据将贯穿于高校管理、运行和发展的整个过程中，如何更好地利用海量的数据服务学校已经成为当前高校不可避免的一个问题。高校档案资源体系对高校的正常运行与发展起着至关重要的作用，高校应该如何迎接大数据时代带来的机遇与挑战成为高校中首要考虑的问题。

一、大数据的内涵

大数据时代又称巨量资料，是一个相对的概念，并没有非常严格的定义，总体上指的是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。这里我们要将“大数据”与“大规模数据”相区分，两者之间的根本区别是数据间的关联性，这也是大数据得以广泛应用的基础。“大数据”能够快速获得有价值的信息并进行集成，具有对数据对象进行动态处理的功能。大数据技术是发展和挖掘大数据价值的重要工具。因此，大数据应该是数据对象、数据技术与数据应用的统一结合，大数据具有数据信息量大、数据种类繁多、价值密度低、商业价值高、时效速度快等特点。

二、当前高校档案资源体系的构建现状与存在的问题

随着大数据时代的到来，“大档案”、“大服务”、“智慧档案”已经成为高校档案资源体系管理工作的新发展和新特点，但由于传统档案资源体系本身存在很大的问题，在很大限度上阻碍了高校档案资源体系建设的发展。当前，高校档案资源体系构建中存在以下几个问题。

（一）以实体资源为主，数字资源明显不足

在大数据环境下，各个高校仍然是以传统的实体资源为主，数字资源明显不足，两者所占比例的不均衡导致高校档案资源结构出现不合理、不科学的现象。此外，图书馆的藏书资源也主要是结构化资源，纸质文本、资源以及数据库资源大量存在。

随着大数据时代的到来，高校档案资源体系的构建要不断吸取大数据技术与理念，使档案资源更加丰富与广泛。大数据不仅包括结构化信息还包括半结构化、非结构化等信息。因此，在高校档案资源管理的过程中，不仅要做好传统介质档案的建设工作，更要做好对数字档案资源的建设、收集与组织，并对互联网上繁荣的非结构化档案加以筛选、整理。

（二）信息资源比较分散，很难实现资源共享

许多高校档案资源体系的构建都是孤立的、自成体系的，没有形成统筹规划与构建，导致各高校的数据资源都呈现分散孤立、共享程度低的状态，出现了大量“信息孤岛”，降低了网络资源的利用率，严重阻碍了大数据时代学生和教师对档案信息的利用需求。

要改变上述现象，提高网络资源的利用率和共享程度，各高校必须注重合作，加强彼此间的交流与沟通，协同发展，对档案资源管理体系的构建形成整体的规划，并以统一的技术标准作为参照，消灭“信息孤岛”现象的发生，实现多所高校数据资源信息集约化管理。

（三）高校档案在资源重藏轻用，不能实现信息资源的充分利用

目前，各高校的图书档案馆处于“资源储备中心”的模式，只注重对图书资源的收藏与接收，却不能及时将相关资源进行数字化的存储，缺乏对数据的综合挖掘与整合，导致最有浏览价值的档案处于休眠状态，不能实现其价值。

高校在进行档案资源体系的构建时，要时刻明白数字资源建设与数字资源服务是不能相分开的，虽然图书档案馆的首要任务是收藏图书资源，但是收藏的目的是利用和服务，图书作为信息资源，如果只是将其收藏保存起来，却不被人利用，则收藏是毫无价值的。高校档案资源体系的构建目的是方便学生和教师的资源查阅，所以，在图书资源管理过程中要树立“藏用并重”的意识。

三、大数据时代高校档案资源体系科学构建的必要性

《大数据时代》一书中提到“大数据的核心就是预测”。大数据对丰富人类的智慧，对促进新发明和新服务的发展具有积极的作用。因此，大数据时代的图档管理者要树立“大服务”、“大档案”的工作观念，及时掌握各学科的前沿动态，培养并提高自身获取更多数据的能力。

当前，各所高校在教学改革、教学水平测试、联合办学、校企合作等复杂量大的工作中，不仅有大量的信息资料需要归档，同时有需要查阅、利用大量的文件资料来解决问题。当前，怎样多角度、多层次地把高校档案资源从静态信息转换为被人利用动态信息系统使高校档案资源不仅为本校师生服务，还能为社会高效快捷的服务？怎样才能实现高校图书档案资源的共享？这些问题都是基于大时代背景下，各高校资源体系构建所要面临的问题。鉴于这些疑问，下面对大数据时代背景下高校档案资源体系建设的实施策略进行了研究。

四、大数据时代高校档案资源体系建设的实施策略

在大数据时代的背景下，数据信息成为一种重要的资源，各行各业都积极强化“以数据为导向”机制的建立，为迎接“大数据时代”做好了充分的准备。高校档案资源管理者也要开发思维，综合考虑校内外数据之间的联系，并在这些联系的基础上建立起“数据—信息—知识—智慧”的新关系，以数字档案资源管理为核心构建数字化的资源管理体系。

（一）扩大数据总量

在大数据的时代背景下，可以毫不夸张地说，“谁拥有了大数据，谁就占有了制高点”。因此，高校在档案资源体系建设过程中，要树立新的信息发展观，加强数字资源建设，在重视数据积累的同时要更加注重资源的有效利用。

1.加强实体资源的建设

第一，高校档案资源管理者要打破传统思想的束缚，扩大图书信息的收藏范围，加大对价值高、教师和学生需求高的资料的收集，扩大档案馆的藏书量；第二，丰富档案门类，优化资源结构。

2.加快数字资源的建设

数字资源建设与实体资源建设一样重要，甚至随着大数据时代的不断发展，数字资源会成为高校档案资源的主体。各高校要加强档案资源的数字化发展与建设，树立“增量电子化，存量数字化”的发展理念。这需要相关部门做好两方面的工作：对传统的纸质档案进行数字化管理；加强数字档案资源的收藏与管理，对互联网上大量的信息进行整合归档，建设多种形式的数字资源，包括文件在线浏览、专题资源数据库、虚拟档案房间等。

（二）积极开放数据

大数据时代是一个资源共享的时代，高校档案资源管理系统的建设应该朝着社会化、多元化、开放化的方向发展，根据学生和教师的个性化发展需求，充分利用计算机网络技术的发展，开展远程查询功能，加快高校档案管理的开放步伐。

在大数据的发展时代，高校档案资源开放性管理，不仅能保障用户的知情权、提高工作效率，更重要的是能使数据资源由静态变为动态，供所有社会公众利用。

（三）整合数据资源

各高校要想建立全面覆盖的档案资源管理体系，就要对资源进行大力整合。换而言之，资源整合是建设科学合理的档案资源管理体系的决定性环节。资源整合可以起到优化档案资源空间布局和内部结构的作用，能够最大化地实现档案资源有效利用。

1.建立数据资源共享库

不能实现信息的共享，就没法适应大数据的发展要求。信息共享是大数据的发展基础，高效档案资源体系的构建要根据使用者的需求，以整合数据资源为出发点，充分利用网络技术的发展，建立集中、规范的数据资源共享库，从而满足大数据下档案资源管理的要求，实现各高校资源共享的目的。

2.对结构化和非结构化档案数据的合并管理

高校档案资源数据类型包括结构化数据、半结构化数据、非结构化数据。高校档案资源管理要对结构化和非结构化档案数据进行合并管理，通过对云计算和大数据技术的应用为这些数据资源的整合注入新的动力。