高速公路档案管理现状及优化措施探析

李秋君临沂市公路局日东高速公路临沂管理处

高速公路档案管理现状及优化措施探析

李秋君
临沂市公路局日东高速公路临沂管理处

在高速公路管理工作中，高速公路档案管理具有非常重要的作用，有着一定的历史价值和现实意义。本文首先研究了高速公路档案管理现状，在加强高速公路档案管理中提出了针对性策略。

高速公路；档案管理；现状；对策

一、高速公路档案管理普遍存在的问题

1、档案管理工作不到位

高速公路建设与管理中形成的各种资料，可以表现高速公路的发展情况，有益于加强高速公路管理，有着深远的保存意义。但目前的高速公路管理部门没有认识到档案管理工作的重要性。主要有下面这些表现：在档案管理实际工作中没有设置专职管理人员，负责档案的收集与整理工作。高速公路档案管理工作都是由一些部门的工作人员兼任，不设置专业管理人员。二还有一些高速公路档案管理部门不具备专门的档案室，不能对档案资料实现集中管理，办公和档案都在一个办公室中存放，而且也不采取必要的保护措施，由于材料长期放置，文献资料不断增多，文献资料不能得到有效利用。

2、档案信息不能充分利用

高速公路管理过程中产生的很多档案材料都有保存意义，可以为领导决策和业务工作的开展、学术研究提供重要的参考。发挥各种档案资料的作用，则一定会促进高速公路将来的建设和管理水平的提高。但因为不重视档案管理工作，很多高速公路在档案管理中只是一味重视收藏而没有加以开发利用，忽视了高速公路管理档案的实际应用，在发现问题和解决问题过程中很少应用当前的档案资料进行，这种现象使高速公路档案资源大量浪费和闲置，不能发挥自身作用。

3、档案结构有待完善

分析高速公路档案门类，很多高速公路管理部门存有大量的文书档案，而缺少以业务档案为主的特色档案；分析档案载体可以发现存在大量的纸质档案，而缺少其它载体档案种类和数量。这种落后的档案保存模式，与快速发展的高速公路各项业务和信息化条件下档案管理应用的要求相脱节。

二、高速公路档案管理的特点

1、内容广泛、综合性强

分析高速公路工程档案的归档范围，存在工程开始前准备工作中出现的文件，主要内容有调查分析、可行性分析、勘测、设计、土地征用、土地拥有者搬迁等多方面的内容；也存在大量建设高速公路过程中产生的各种文件，主要内容有施工、质量监控、竣工和验收以及交付使用等方面的内容。

2、归档时间跨度大，文件材料周期长

任何一条公路的建设自项目立项、规划、决策、准备工作，到具体施工、结束、验收、使用等过程都需要一年甚至几年的时间，各个不同时期形成的材料具有紧密联系形成一个不可分割的整体。任何一个高速公路建设工程项目在不同建设时期所形成的文件材料虽然不同，但经过认真分析其内容可以发现具有很多联系，它可以真实再现一条高速公路不同建设时期的技术活动过程和历史发展状况。

3、工程项目材料多，涉及单位多

高速公路建设一定要将社会效益放在首位，所以高速公路建设工程具有社会性，同时说明了高速公路建设工程档案也应该具有社会性。分析高速公路建设工程外部可以发现，它与政府的规划、园林、公安、邮电、土地管理、自来水、金融、环卫及电力等部门有关，有着普遍的社会性。分析高速公路工程管理的实际内容可以发现，它还与公路的设计、财务、工程、机械等各个部门有关，同时涉及具有道路管理权限的主管部门。

三、对策

依据高速公路工程档案本身的特点，研究当前高速公路档案管理现状，可以应用下面做法对其不断完善。

1、实现人员专人专职，实施档案管理责任制

当前我国高速公路档案管理工作都是由各个部门工作人员兼职，也具备一定的专业知识有着一定的管理能力，但如果从长远目标考虑，则不利于高速公路档案建设。当前高速公路事业发展迅猛，高速公路工程档案也要求实现现代化、信息化和网络化，一定会在高速公路档案管理工作中应用计算机手段，应用现代化的管理方法，因此高速公路档案管理工作的专业化程度不断加强。如果只是兼职管理高速公路的档案工作，在时间、精力、专业技术等方面都不能达到专业化标准。所以在高速公路档案管理工作中，还需设置工作认真负责、专业技术过硬、懂得现代化管理技术的人才进行专业化管理，保证高速公路档案管理实现专人负责。高速公路工程建设在工程施工开始前，要严格依据档案管理标准实行责任制，要求必须设置专门档案室，切实依据档案工作各项制度去做。在工作实践中，首先要认真学习和研究档案管理制度和国家行业档案管理规章，依据自身实际情况，制订操作性强的《工程档案工作制度》、《立卷工作制度》《、归档工作制度》。

2、实现档案利用由被动变主动

对高速公路档案管理主要应该针对于高速公路实际建设，为公路建设提供各种服务，将及时准确的档案信息展示给建设者。档案在高速公路施工、保养、路政管理中发挥着重要作用，但分析当前的实际状况可以发现，在提供各种服务时还停留在查要和索取的层面，工作方式较为被动，服务范围过于狭窄服务效率不高，导致高速公路档案服务不能发挥自身作用，因此全面开发高速公路档案信息资源，将真实有效的各种材料主动提供到高速公路的建设与保养当中。另外，还需主动提供不断发展的各种信息给高速公路的各个职能部门，保证不同部门在工作实践中有所依据。

3、逐步实现高速公路档案管理手段现代化

随着科学技术的不断发展，在工程建设中应用了大量的新技术，在高速公路系统生产与管理中普遍应用移动硬盘和计算机等现代化设备。但是我国高速公路档案管理工作还不能实现信息化管理，依然较多应用手工管理，在保存档案资料时还是较多应用纸质材料，这种管理模式不但需要大量的人力物力支持，而且档案信息也不能得到有效应用，不利于档案信息的查找工作，与新的历史时期经济建设发展状况不符。最近几年高速公路工程档案利用率不断提高，因此高速公路档案管理应该逐步实现规范化与信息化，所以在高速公路档案管理工作中应该推广应用计算机技术和光盘技术，保证我国高速公路档案管理实现现代化。

[1]郎淑琴.浅谈社保档案管理现状和工作分析[J].科技视界.2013(22)

[2]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报.2012(34)

[3]李助华.企业设备档案管理现状与对策分析[J].科技创业家.2013(02)

李秋君（1986-），女，山东临沂人，研究方向：档案。