面向信息资源共享的高校档案管理方式分析

2015-01-28田园

科学中国人 2015年17期

关键词：资源共享资源管理档案管理

田园

南阳医学高等专科学校

面向信息资源共享的高校档案管理方式分析

田园

南阳医学高等专科学校

随着经济的不断发展，社会越来越信息化，对于高校来说，档案信息化管理水平逐渐提高，而高校档案的信息化管理也成为一项重要工作。本文通过阐述高校档案信息资源共享管理的必要性，讨论现如今存在的问题，并且给出解决的措施。

信息；资源共享；高校；档案管理

高等院校是培养人才的主要地方，而对于高等院校来说，档案资源的管理水平对高校的发展起着一定的作用，所以面对高校档案管理问题，应该给予足够的重视。所以本文旨在讨论高校档案信息资源共享的必要性，存在的问题，最后给出相应的措施。

一.发展高校档案管理信息化的必然性

全球信息化的到来，给整个世界带来了很大的影响，而对于高校来说，档案的管理也将会越来越跟上时代的脚步。这对于高校来说将会是一个新的发展阶段,将档案资源管理引入新的研究之中。档案资源管理的信息化为我们提供了更合理、更便捷的思考角度，从而使档案资源达到一个新的信息化管理。高校档案是所有人才智慧的结晶，也是高等院校辛勤劳动的成果,对档案资源进行信息化管理，可以使高等院校的档案管理工作更加便捷，在需要查询档案资料的时候能更加快速，这使高等院校在档案资源管理方面，达到了一个新的起点。而高校档案资源管理的好坏是学校开发潜力大小的标志之一。

在高等院校的各种工作中，档案资源管理工作也是非常重要的，它在高校工作中是不可或缺的角色，而对于高校档案资源管理来说，信息化是档案资源管理工作的必然结果。首先，高校档案资源实现信息化，可以使档案资源在学校的各部门实现共享，进而与社会进行对接，使档案资源显出最大价值。其次，信息化的到来，对档案资源管理工作的顺利进行起到很大的作用。最后，开展档案信息化管理工作，可以利用反馈回来的问题做出一些措施来解决档案管理中存在的不足，从而针对反馈出来的问题给予解决的措施，以此来加强和改进档案管理工作。所以对于高校来说，档案资源的信息化管理，是当代社会发展的必然结果，不管是高等院校还是企业，档案管理工作都是非常重要的，实现档案资源信息化是档案管理工作的最终目标，也是适应信息化社会的必要结果。所以促进高校档案资源共享,无疑具有十分重要的意义。

二.现如今高校在档案信息化管理工作中出现的问题

1.高校不重视档案信息化管理工作

虽然很多高校已经在很多方面实现了信息化交流，但也有很多高校并没有意识到档案信息化管理的重要性，从而使档案资源管理工作相对于学校的其他工作来说，落后了很大一截。这主要是高校档案管理部门还没有这方面的意识，从而没有对档案管理工作模式进行创新，再加上工作人员对现如今的状况比较满意。另外，学校领导对档案资源的管理不够关心，认为档案管理是件小事，不需要给予足够的重视，这对高校档案管理工作产生了很大的影响。

2.高校档案管理的设施比较落后

档案信息化管理工作的顺利进行，是由很多方面所决定的，而大多数高校档案管理的设施比较落后的话，这给档案管理工作产生了很大的影响，而如果档案管理的工作环境较差等，也会不利于档案管理工作的进行。

3.档案工作缺乏安全保障意识

现如今，很多高校对档案资源管理的工作没有给予足够的关心，从而使档案管理工作人员对其产生了不重视，在档案管理过程中没有进行一定的安全保障，而使一些学生的相关信息被暴露，从而给当事人和学校都造成了不好的影响，所以，针对档案管理工作中的安全问题，高校应该给予足够的重视。

三.针对档案管理问题给出解决的措施

1.完善档案信息化管理设施

高校应该对档案资源的管理给予高度的重视，将档案的信息化管理放在学校的主要任务当中，同时给予一定的资金作为保障，使档案资源的信息化建设更好的进行。同时提高档案管理部门和工作人员的技术水平也是至关重要的。另外，高校还应该加强学校内部信息化的建设，以实现各单位及部门与档案资源相对接，从而推进档案管理的信息化进程。

2.改善档案管理相关制度

要发展档案资源信息化管理建设，相应的管理制度是必不可少的，改善以前不足的管理制度，也是至关重要的，高校应该抱着实事求是的心态，对学校上下进行重新调整，使学校可以更好的建设档案资源管理设施，来保证形成信息化的档案管理制度体系。利用制度来规范和约束高校档案管理的工作，使档案资源工作顺利的进行。另外，高校档案管理部门还应加强对档案的保密工作，保障档案资源管理的安全系数。

3.借鉴先进的管理理念

高校档案的信息化管理，还必须借鉴国内外的先进管理理念，来完善本学校落后的管理理念。但是运用其他的管理理念，还要考虑自身的实际情况，不能死搬硬套，缺乏一定的创新意识，还要考虑到当前信息技术的发展情况，对档案信息化的管理进行一定的创新，来提高档案信息化管理和技术水平，为实现档案资源的信息共享创造有利条件，从而保证档案信息化的管理质量。

4.关心档案管理工作人员

高校不能忽视档案资源管理的重要性，对于档案管理工作人员来说，档案管理工作是一项非常无聊的事，所以为了档案工作的有序进行，高校应该及时对工作人员的情绪进行安抚。同时，高校也应该尽量满足他们在薪水等其他方面的要求，使档案管理工作更好的进行。另外，高校还应该在档案管理知识及信息技术方面对相关人员做好业务培训工作，有计划、有目的的培养出一批既懂得计算机网络技术又有活力对工作热心的复合型人才。高校可以有组织地吸收和培养一些业务骨干，利用这些骨干的模范带头作用，来带动档案管理队伍的工作潜能，从而全面提升高校档案管理的效率和水平。