探析展会项目管理过程的注意事项与对策

中国机床工具工业协会 丁辉

探析展会项目管理过程的注意事项与对策

中国机床工具工业协会 丁辉

摘 要：在展会运营管理当中，项目管理是提高展会质量的重要手段，对展会的成功举办具有重要的促进作用。考虑到展会策划的特点，以及展会涉及的诸多环节和准备内容，展会项目管理的工作难度较大。为了保证展会项目管理能够得到有效开展，提高展会项目管理的整体效果，应立足展会实际，明确展会项目管理的具体目标，并根据展会项目管理的实际需求，制定具体的项目管理措施，对展会项目管理工作进行统筹安排，提高展会项目管理的合理性和有效性，满足展会项目管理的各项需要。

关键词：展会策划 项目管理 实效性

1 前言

在展会准备过程中，项目管理的内容相对较多，要想提高项目管理的整体效果，除了要明确项目管理的重要性之外，还要掌握展会项目管理的主要内容，并制定展会项目管理的具体措施，做到找准展会项目管理的着力点，使展会项目管理工作能够得到有效的开展，满足展会策划需要。因此，我们要对展会项目管理引起足够的重视，并从展会实际需要入手，深入探讨展会项目管理的工作措施，保证展会项目管理工作能够得到有效开展，提高项目管理的实效性。

2 展会项目管理的主要内容

从目前展会项目管理工作的开展来看，展会项目管理的内容主要表现在以下几个方面。

2.1 项目的前期调研与启动

在展会项目管理中，项目的前期调研与启动是项目管理的第一阶段，通过对展会项目的前期调研，明确展会项目管理的目标，并根据展会的实际需要，将项目管理工作有效启动起来，使展会项目管理工作能够开始并进入运转程序。因此，项目的前期调研与启动，是展会项目管理工作的主要内容，是展会项目管理工作的开端。

2.2 项目组织管理

所谓项目组织管理，主要是根据展会的实际需要，在准备工作中建立健全的组织机构，并配备必要的管理人员，使项目组织机构高效运转并提高项目管理的实效性，使项目组织机构成为指导项目管理有效进行的核心组织，满足项目管理的实际需要。为项目组织管理提供有力支持，保证项目管理工作的有效开展。

2.3 项目财务管理

在展会筹备过程中，对展会的整体资金需求进行预算，并合理规划展会的资金需求及资金利用方案，对展会的准备和召开有着重要影响。为了满足这一需求，财务管理成为了项目管理工作的重要内容，对项目管理工作的开展起到了有力的支持，保证了项目管理工作的有效开展。因此，项目财务管理工作是其重要的组成部分。

2.4 项目的实施控制

展会项目管理启动之后，项目管理的多项措施得到了有效开展，其中各项准备工作也得到了有效实施。为了保证展会的准备工作和整体进度满足实际需要，在项目管理中加强实施控制，是确保展会项目管理取得实效的关键，对展会项目管理而言具有重要意义。因此，项目的实施控制，是展会项目管理工作的重要内容。

2.5 项目合同管理

在展会项目管理中，有些准备工作需要与其他专业公司配合，为了规范工作行为，提高合作效果，在项目管理中合同管理是做好项目管理工作的关键，对展会项目管理而言具有重要意义。基于这一认识，正确开展合同管理，是提高展会项目管理工作有效性的关键，我们应将合同管理作为展会项目管理的主要内容。

2.6 项目危机管理

在展会项目管理工作中，为了保证展会准备工作能够有序进行，降低意外风险的发生，在项目管理中应包含危机管理内容，其重点应放在项目风险的前期调研和控制上，保证展会项目管理工作得到有效开展，并满足项目管理工作的实际需要，使展会准备工作能够做到万无一失，提高展会的准备工作水平。

3 展会项目管理的具体措施

基于展会项目管理的重要性及实际需要，要想提高项目管理的实效性，除了要对项目管理工作引起足够的重视之外，还要根据项目管理内容采取具体的管理措施，具体如下。

3.1 做好展会项目的前期调研与启动工作

万事开头难。在展会项目的管理中，前期调研与启动工作是项目管理的第一阶段。只有做好项目的前期调研工作，才能对展会准备工作内容有正确认识，并掌握展会准备工作原则，为展会项目管理工作的启动提供有力支持。因此，做好项目的前期调研与启动工作，是保证项目管理工作得到有效开展的关键，对展会项目管理工作有着重要意义。

3.2 加强展会项目的组织管理

在展会项目管理中，建立健全的项目管理组织机构，是提高组织管理效果的关键。基于这一认识，展会项目管理应根据展会项目管理的实际需要，确立科学的组织机构，并优化组织管理流程，使项目组织机构能够高效运转，满足项目管理的实际需要，达到提高项目管理实效性的目的。因此，加强项目的组织管理十分重要。

3.3 做好展会项目财务管理

在展会准备工作中，展会所需资金及财务活动，需要有专门的财务管理手段作为支持。为了保证展会项目管理能够取得实效，在展会项目管理中应做好项目财务管理工作，提高财务管理的针对性和高效性，为项目管理提供有力支持。所以，在项目财务管理中，应严格执行财务管理规定，强化财务管理行为。

3.4 加强展会项目的实施控制

项目的实施控制是关系到展会项目管理实效性的关键。基于展会项目管理的实际需要，以及展会项目管理的必然需求，加强项目的实施控制，可以确保展会项目管理措施得到有效的贯彻和落实，最终达到提高项目执行力的目的。因此，加强项目的实施控制，对展会项目管理工作的开展有着重要的现实意义。

3.5 做好展会项目的合同管理

为了规范展会项目管理行为，使展会项目管理工作得到有效开展，在展会项目管理过程中，应对合同管理引起足够的重视，并加强合同管理，提高合同管理的针对性和实效性，保证合同管理能够得到有效开展，使合同管理能够更好的为项目管理服务，规范项目管理中的合作行为，提高项目合作质量。

3.6 做好展会项目危机管理

展会在准备和召开过程中，为了避免意外因素对展会项目管理工作造成影响，做好项目危机管理，是提高展会项目管理工作的重要措施。因此，展会项目管理应做好项目危机管理工作，并做到正确前期调研项目危机和项目风险，通过有效的措施控制项目风险，保证展会项目危机管理工作取得实效。

4 展会项目管理应把握正确的原则

基于展会项目管理的重要性及特点，展会项目管理要想高质量顺利进行，不但要制定具体的项目管理措施，还要把握正确的项目管理原则，使展会项目管理工作能够在规定的框架之内得到有效开展，提高项目管理的针对性和实效性。结合展会项目管理实际，在展会项目管理中应把握以下原则：

4.1 展会项目管理应把握全面性原则

项目管理作为展会筹备的重要工作内容之一，其工作方式和工作原则对展会的筹备工作效果都产生了重要影响。基于展会项目管理实际，以及展会筹备工作的特点，在展会项目管理中只有把握全面性原则，重视项目管理目标的确定、管理措施的制定以及管理内容的研究和覆盖，才能提高展会项目管理工作的整体效果，进而满足展会筹备工作需要。因此，展会项目管理应把握全面性原则，应从展会筹备的角度出发，务必在项目管理中覆盖所有的准备内容，使项目管理工作能够满足展会筹备的实际需要，提高展会筹备的整体质量。

4.2 展会项目管理应把握针对性原则

考虑到展会项目管理工作的复杂性和重要性，在展会项目管理工作中，不但要明确项目管理的所有内容，还要根据展会筹备工作需要找出关键事件，并将其作为项目管理的重要着力点，使展会项目管理能够抓住关键事件，并提高项目管理关键节点的管理质量，满足项目管理的实际需要，达到提高项目管理质量的目的。因此，在展会项目管理中，应把握针对性原则，并根据展会项目管理的实际需要，采取有针对性的措施，提高展会项目管理工作的针对性，保证展会项目管理工作能够得到全面有效的开展，最终提高展会筹备工作水平。

4.3 展会项目管理应把握实效性原则

在展会项目管理中，项目管理作为具体的管理和执行手段，对展会的筹备工作产生了重要影响。通过采取必要的项目管理手段，展会筹备工作得以有条不紊的进行，无论是财务管理、合同管理还是危机管理等工作都得到了有效的开展。因此，项目管理的实效性对展会的筹备工作有着重要影响，只有把握实效性原则，并保证展会项目管理工作有效开展，才能提高展会项目管理质量，提高展会筹备水平。

5 结语

通过本文的分析可知，在展会准备过程中，项目管理的内容相对较多，要想提高项目管理的整体效果，除了要明确项目管理的重要性之外，还要掌握展会项目管理的主要内容，并制定展会项目管理的具体措施，做到找准展会项目管理的着力点，使展会项目管理工作能够得到有效的开展，满足展会策划需要。因此，我们要对展会项目管理引起足够的重视，并从展会实际需要入手，深入探讨展会项目管理工作措施，保证展会项目管理工作能够得到有效开展，提高项目管理的实效性。

参考文献

[1] 赵军红.会展项目管理沙盘模拟实训课程教学探讨[J].现代企业教育,2014(22).

[2] 杨勇.基于参展企业视角的会展需求模型分析[J].河北经贸大学学报,2013(04).

[3] 顾娟,卢志远,欧文权.项目管理模式的比较研究[J].市场论坛,2014(10).

[4] 刘大可.中国高等会展教育发展态势分析[J].北京第二外国语学院学报,2013(05).

[5] 苏彦朝,石宏伟.我国会展教育不能满足会展企业需求的原因及对策[J].商场现代化,2014(12).

[6] 祖似杰,庄卫民.项目管理与企业发展战略[J].项目管理技术,2014(03).

中图分类号：F713.83

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2015)05(c)-184-02