医院人事档案管理的现状及对策

作者单位：255036 山东省淄博市中心医院

【摘要】随着医院规模的不断扩大、事业单位管理体制改革的不断推进和深化，使人事档案管理工作逐渐成为公众关注的焦点之一。通过分析医院人事档案管理存在的问题，提出解决问题的对策。健全人事档案管理制度，增强档案意识，提高人事档案管理人员的素质，加强人事档案管理队伍的建设，将进一步促进医院的持续发展和提高医院的竞争力。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.10.005

Present Situation and Countermeasures of Hospital Personnel File Management

YIN Lei　Zibo central hospital，Zibo 255036，China

【Abstract】

Along with the continuous expansion of the hospital，constantly development and deepening of reform in enterprise，the personnel file management has gradually become one of the focus in public.Countermeasures were proposed by analyzing the problems of hospital personnel file management.Improve the system of personnel archives management，strengthen the consciousness of archives，enhance the quality of the personnel file management，reinforce the construction of personnel archives management team.Strengthening of personnel file management is conducive to the further development and improvement of the competitiveness of the hospital.

【Key words 】Personnel file，Management，Countermeasure

医院人事档案记载着医院干部职工一生中各个时期的思想品德、工作作风、业务水平和工作业绩等的真实资料，是反映医院干部职工全部历史和工作经历的真实凭证，是各级组织人事部门按照党的干部政策，全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。因此，加强医院人事档案管理，提高医院人事档案管理水平，对医院的建设和持续发展具有重要的意义 ［1］。

1　医院人事档案管理的现状及存在问题

1.1　对人事档案管理工作的重视不足

医院的重点工作是以患者为中心，为广大人民群众提供优质温馨的医疗卫生服务，因此普遍重视医疗业务发展，而忽视了不引人注目的档案管理工作，档案意识比较淡薄，影响了医院人事档案管理工作。单位领导往往对人事档案管理工作的重视程度不足，极少关心档案管理工作，使档案管理工作处于放任自流的境地，许多档案资料在不知不觉中流失，导致人事档案不能全面客观地反映医院各类人员真实的历史和现状。

1.2　人事档案管理人员缺乏专业知识

由于实施事业单位全员聘用制度以来，人员的流动性加大，档案管理人员变动比较频繁，部分医院人事档案管理工作都是由人事部门的人员兼任，身兼数职，工作繁忙，对人事档案管理工作不到位。有的档案管理人员还是从临床、护理岗位转岗而来，缺乏系统的档案专业知识和专业技能，在某种程度上制约了医院人事档案管理的发展，档案质量和管理水平不能得到保证，存在着重管理轻利用的现象，通常沿袭传统的工作模式，忽略了医院人事档案的动态性规律，对档案材料的收集缺乏及时性和主动性，造成人事档案材料的缺失。

1.3　人事档案利用率偏低

部分医院人事档案设备长期得不到改善，在设备的配备上，大多采取“能有就好”、“能用就行”的原则，计算机、复印机、空调等硬件设施陈旧老化的现象比较严重，将办公、阅档、库房并为一间，根本达不到档案库房、办公室、阅档室和微机室四室分开，人事档案管理手段落后，管理模式原始，存在重保密轻利用的观念，档案服务开发意识较差，造成了人事档案的利用率偏低。

1.4　人事档案管理缺乏科学化和信息化

随着事业单位管理体制改革的不断推进和完善，以及医院的不断发展，人事档案的服务范围扩大，服务职能增加，除了为党政机关、组织人事部门和各级领导提供政治审查、鉴定材料，还为医院干部职工提供学历证明、身份证明、办理公证的相关证明等。部分医院人事档案管理部门没有实施无纸化、信息化阅档，尚采用手工编辑和检索，致使人事档案在使用中不能简捷迅速查找相关人的资料。单纯靠查阅纸质档案，费时又费力，且不利于人事档案的长久性保存。

2　加强医院人事档案管理的对策和建议

医院的竞争就是人才的竞争。人事档案是人才的重要信息来源，对医院优化卫生人力资源、全面了解掌握人才情况起着重要作用 ［2］。因此，加强人事档案管理工作有利于进一步促进医院的发展和建设。

2.1　加强对档案管理工作的领导和支持，推动档案工作的开展

医院领导要重视人事档案管理工作，把此项工作列入重要的议事日程，并当作医院发展的大事来抓，实行主要领导重点抓，分管领导具体抓，选配热爱档案管理工作、各方面素质都过硬的专职人员从事此项工作。重视档案管理人员的业务培训，定期进行岗位培训，使档案管理人员熟练掌握档案管理专业理念和操作技能，提高档案管理人员的素质，进一步增强责任感、使命感，努力开创档案管理工作的新局面。

2.2　提高自身素质，健全各项规章制度是做好档案管理工作的关键

在信息化时代，能否做好医院人事档案管理工作关键在于两点：一是档案管理人员是不是有过硬的业务基础，敢于奉献档案事业的敬业精神。二是管理制度是否健全与得到落实。档案管理人员应树立档案意识、人才意识、服务意识、现代意识、信息意识、法制意识、管理意识、保密意识，扎实工作，努力学习业务知识，全面提高自己的政策水平、管理水平和操作技能。建立完善的规章制度是顺利开展人事档案管理工作，衡量医院人事档案管理工作水平的重要标志。因此，完善有效的竞争激励机制和监督机制，建立健全各项档案管理制度，包括归档制度、借阅制度、收集制度、工作职责等，使档案管理人员才有章可循，有法可依，依法治档 ［3］。

2.3　配备先进的设施，切实做好档案管理的基础工作

档案库房和硬件设施合理配套与否直接影响整个档案管理工作。为了做好档案管理工作，要保证档案用房，舍得在档案管理建设上加大投入，配备先进的现代化设施，充分利用计算机管理，使档案管理工作现代化、规范化 ［4］。日常工作中要狠抓档案管理的基础性工作，在材料的鉴别上要坚持准确，在技术加工处理上注意细致，确保每份档案材料整齐划一、完好无损。运用先进的档案管理软件，做到信息查询快捷方便，统计分析科学准确，保证人事决策的科学性和准确性，增加信息的严肃性 ［5］。

2.4　抓好优质服务，充分发挥档案的利用价值

在遵循安全、保密、方便的原则下，充分发挥医院人事档案的利用价值，积极为党组织和各部门提供可靠的资料，在机构改革、职称晋升、干部任免、工资改革、职工退休等工作中，运用人事档案材料和先进的技术手段，为领导的决策提供全面的超前性服务，努力为利用者提供优质的服务，加大提供利用的广度和深度，提高档案利用的质量和效率，更好服务于医院的发展和建设 ［6］。