医院档案信息化建设的现状与对策

汪露

阜阳第二人民医院，安徽阜阳236015

医院档案信息化建设的现状与对策

汪露

阜阳第二人民医院，安徽阜阳236015

当前，随着数字化医院的提出，无纸化办公以及计算机网络技术在医院的应用，对医院档案信息化建设和安全管理提出了更高的要求。因此，要想提高医院档案信息化的管理水平，防止医院内部信息泄露和医院建设发展过程中重要史料的丢失和损坏，必须加强对当前医院档案信息化现状的系统分析和科学价。

档案；医院；信息；策略

医院档案是医院在发展过程中形成的具有保存价值的一切文字、数据、图表、声像及其他各种形式的原始记录,其内容涵盖党政、医疗、科研、教学、人事、会计、设备、基本建设等,涉及医院管理和医疗工作的方方面面,是医院的宝贵财富[1]。对医院档案的信息化建设不仅关系到患者的诊疗信息是否能准确快速被搜索出来，同时还关系到医院档案能否被安全保密的储存。2006年,该院综合档案室通过国家二级科技事业档案管理单位评审,该院参照卫生部、国家档案局颁发的《医药卫生档案管理暂行办法》,结合该院档案工作的实际,目前档案分为:文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、、科技档案、特殊载体档案八大类。较好的达到了医疗相关信息共享的目的，降低了档案的管理成本，提高了医院信息资源的利用率。

1 概述

所谓档案信息化建设，顾名思义就是利用计算机和网络技术将医院原来的对档案纸质版的管理手段转变为信息化和数字化的形式，最终达到医院档案资源的共享化。加快医院档案信息的数字化以及自动化的管理模式，重点内容是加大医院档案信息化管理的所需要的基础条件，所需要的系统安装以及信息资源包含的范围，相关规章制度的标准制定，医院档案信息的人才队伍建设等[2]。总之，档案信息建设的核心内容是通过对医院医疗相关信息的收集和汇总，建立完整的信息数据库，同时对医院的整体档案信息资料进行一体化管理，使医院的每一位员工都可以共享相关资源。

2 现状分析

2.1 医院对电子文件的监控较弱

相关学者研究表明[3-4]：在传统观念中，在一定程度上医院的电子文件主要储存于软件内，随着电子产品种类的不断更新，电子文件的形式也会跟着储存载体的变化而发生相应的改变。医院内部的电子文件最常见的问题是发生在复制粘贴以及对其存盘的过程中。因此，在实际工作中，如果操作者在操作的过程中，对电子文件采取人为的修改，造成电子文件数据的失真。另外，由于医院对电子文件的监控出现漏洞，当操作者将电子文件打印成纸质版后进行签名或者盖章时，相关领导对文件内容的真实性很难把握。

2.2 医院档案管理系统还没有统一标准

目前，关于医院档案管理系统的种类较为繁多，但是对于管理系统的软件国内还没有统一的标准，由于缺乏规范化，就会出现当前的各级医院机构往往是片面的依据自身科室的需求引入或者自行研发档案管理系统，虽然这种做法在一定程度上满足了医疗机构的基本需要，但是由于系统的片面性，最终导致了档案信息化管理由于没有统一的标准而缺乏客观的评价[5]。与此同时，有的医疗机构由于档案信息管理系统引入时间过长，导致系统的检索功能已不能满足医院发展的基本需求，甚至连最基本的信息查找或者整理都不能完成，对医院相关信息的再利用的效率也不高。相关文献报道，有的医疗机构长期对档案信息化建设重视不够，对信息化建设所需要的硬件以及场所设备的资金投入不足，管理水平较为落后，档案信息化的优势很难真正的发挥出来。

2.3 对医院档案信息缺乏科学的管理

当前，各级医疗机构对档案信息的管理者的出身往往是由医院的其他科室和专业，而通过档案信息系统培训过的人员较少。由于非专业档案信息管理者在实际操作的过程中缺少娴熟的计算机及其网络操作知识和技巧，当计算机或者网络平台出现故障时不能及时的采取有针对性的措施，就会导致档案信息网络运行不畅的情况[6]。同时，管理人员在档案信息资料进行管理的过程当中，由于档案室的硬件设备投入不足，软件建设跟不上，没有统一的标准化的规章制度，最终导致医院档案信息化只是停留在口头上，而实际当中进行的工作较少。

2.4 缺乏对医院档案网络平台的维护

有学者指出[7]：在相当大的程度上，医院档案的信息系统和网络平台具有复杂性和不确定性，网络整体的兼容性并不强，极易受互联网外界环境的干扰和攻击。除此之外，目前各级医院机构中的网络管理员的专业技术水平参差不齐，有个别网络管理人员对网络的维护和保养缺乏专业的知识，当外界病毒或黑客对医院档案网络进行攻击时不能及时的采取有针对性的措施，给医院的档案信息安全构成很大的威胁。

2.5 人事档案材料内容质量不高

由于多种原因,当前医院许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,有的招聘人员的人事档案材料空洞的和停留于形式的多,细致的、实际性的少。同时能较详细的反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,但是真正反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述的少，或者只讲优点,避免缺点，内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。同时，在信息化的管理过程中，由于档案的规范化以及标准化的相对滞后，再加上信息网络应用软件的不一致，制约了人事信息管理系统整体水平的发展，导致医院人事档案信息获得和更新的相对滞后，造成人力、物力资源的浪费。同时，由于人事档案关系到人员的隐私，均属于秘密级的材料，但在信息化管理的过程中，可能会由于网络的漏洞而造成人事信息资料的泄露。

3 对策

3.1 加大对电子文件的监管理力度

各级医疗机构的主要领导就加大对电子文件监管的重视程度，避免因人为的改动而造成医院档案信息不准的现象发生。同时，作为医疗机构的领导者应加强对档案信息化建设工作做进一步的了解，从而提高对信息化建设的重视程度。在实际的操作过程中，可以参考其他医院在建设档案信息化过程中的相成功经验，总结分析医院档案信息化建设对提高医院综合实力和提高医院运作效率的重要作用[8]。随着信息技术在不断发展，对电子文件的规范化管理也显得尤为重要，因此，在医院整体推进档案信息化的过程中，应制定严格的电子文件管理规定，确保电子文件在可管可控的状态下运行，防止人为对数据资料的修改，造成数据失真的严重后果。

3.2 制定标准化的管理制度

在医院档案信息化的建设过程中，要想达到对有限的信息资源共享的目的，必须标准化的管理制定作为信息化运行的前提条件，通过科学合理可行的管理制度，确保档案信息建设能够又好又快的发展。例如，医院的档案管理部门应对医院的所有电子文件负总责，其他各临床科室和功能科室应互相协助与支持档案管理部门的工作。通过档案办公自动化管理系统的建立，在制度设定时，可以考虑各个科室在向档案管理部门递交电子文件资料时，可能通过自动化管理系统和规章制度，从而确保对电子文件的处理能按照标准化的流程进行[9]。同时，还应制定相关的操作技术规范。对管理软件的选择，可以使用兼容性以及应用性相对都比较好的软件，而且还应对软件的相关技术参数以及标准做进一步的规范。

3.3 提高医院档案管理者的综合素质

由于医院档案信息化建设对提高医院的综合实力方面发挥的作用日益变大，系统的运行环境也越来越复杂，这就对档案信息资料的管理人员的综合素质有了更高的要求。因此，各级医疗机构应该适应发展趋势，积极加强对医院档案管理人才的培养力度[10]。通过定期以及不定期的方式，对医院的相关人员进行系统的专业化的培训，使档案信息系统的相关人员对档案信息化建设过程中的部门分工、职责分工进一步的明确等。而且还应该加大管理管对医院各部门的业务活动做进一步的掌握，在档案管理的工作中才能根据各个科室的实际情况提供有针对性的档案服务。

3.4 加强对医院档案网络平台的维护

为了防止档案信息网络被病毒或黑客攻击而造成重要资料的泄漏，医院应按照各类资料的类型及其保密级来对其进行安全层次分类，在分类过程中可以参照资料的密级、来源以及资料的价值等方面综合考虑，通过文件资料的层次分类，最后再根据文件层次分类的不同对用户设置访问权限。与此同时，档案信息管理人员还应对医院的敏感信息进行时时的监控，定期对档案信息管理系统的安全性进行仔细的检测，发现有安全隐患时要及时采取有针对性的防控措施。同时，要想确保档案管理系统的网络安全，管理者还应该通过一些物理隔离的方式来为其提供支持，在登陆系统时可以通过防火墙、身份认证以及加密的方式来进行。另外，通过采取限制内部区域网用户同外部互联网连接的危险点以及危险服务，从而有效提高档案信息网络的安全性和可靠性。

3.5 加快医院的人事和文书管理的信息化建设

随着数字医院的进程加快，医院信息化建设的需求也越来越大，医院管理者要想能够快速找到所需要的人、事、物；作为建设者应该有全部人员的具体信息，身份证号、近期照片、毕业学校专业、兴趣爱好、信仰、民族、工作经历、婚姻情况、子女情况、家庭住址、电话、QQ、微信、工作岗位、技术职称、职务、语言能力、计算机水平等等；再有就是招聘流程、工资标准、调动流程、审批流程、统计报表等。通过人事和文书的信息化管理，逐步形成相对规范的各种业务处理流程、行政规章、管理制度、项目、人员信息，以及工作日志、文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等。同时，还应利用现成的档案管理，严格按要求进行文件定时定期归档处理。

[1]陈君.医院档案数字化建设的若干问题探讨[J].中国误诊学杂志,2011,11 (9):2153.

[2]张志聪.浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新[J].黑龙江史志,2014 (9):103-105.

[3]邱彤.中医院档案信息化管理现状与对策[J].档案管理,2014(3):83.

[4]边荣云.基于数据仓库数据挖掘的医院档案信息化管理[J].现代仪器与医疗,2014(2):9-11.

[5]赵贤琳.信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].办公室业务,2014 (15):170.

[6]厉红霞,张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药, 2012,25(5):43-44.

[7]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012,19(2):165-166.

[8]徐楠松.论信息化视域中的医院档案管理工作的发展[J].办公室业务, 2013(3):34-35.

[9]杨慧安.医院档案信息化建设面临的问题与对策刍议[J].计算机光盘软件与应用，2012(4):11-12.

[10]张敏，张晶.医院档案信息化管理与电子病历管理信息系统概述[J].中国外资（上半月）,2013(11):275.

Present situation and Countermeasures of the construction of hospital archives information

WANG Lu
Fuyang Second People's Hospital，Fuyang，Anhui Province，236015，China

At present,with the proposal of digital hospital,the paperless office and computer network technology in hospital application,put forward higher request to the hospital archives information construction and safety management.Therefore,in order to improve the hospital archives information management level,prevent the important historical hospital internal information leakage and the development of hospital construction in the process of loss and damage,must strengthen the system analysis and scientific assessment of the current status of informationization of hospital archives.

Archives;Hospital;Information;Strategy

R19

A

1672-5654（2015）01（a）-0103-02

2014-10-08）

汪露（1974-），女，安徽阜阳人，本科，人事科副科长，主要从事医院档案管理工作。