施工企业财务业务一体化方案设计

2015-01-24石家庄铁道大学四方学院吴莉莉陈亚楠

财会通讯 2015年32期

石家庄铁道大学四方学院吴莉莉陈亚楠

WF公司是一家典型的施工企业，其业务主要集中在路桥建设方面，从事施工机械融资租赁以及其它有关的业务。当前WF公司虽然进行了信息化建设，但财务业务一体化情况并不理想，暴露出不少问题，主要有：其它信息系统没能与财务信息系统的完美对接；实施财务业务一体化的意识不强；全体员工共同配合一体化进程的难度很高；各系统之间的数据共享相对复杂等。本文提出的总构思主要以相应的运作协同操作平台为基础，构建出的财务信息系统开发思路。运作协同操作平台是常见的财务信息系统开发框架，按照具体的功能可以将其划分为以下4层：操作层、对接层、运算层、处理层。操作层的功能是为WF公司的各级信息子系统（CRM，RP，EIP）提供数据暂存空间；对接层是整个信息系统最关键的一层，其功能是为系统内不同业务模块、不同功能模块和操作平台进行的数据传输与共享提供渠道；运算层的功能是为各类数据提供相应的分析与处理服务；处理层的功能是维持整个平台的各项运作保持正常。运作协同操作平台能够为零散的WF公司信息管理系统构建统一的基础，从而实现各类信息的自由交换与集成，不但能够优化公司的运作模式，还能大幅提升公司的财务业务一体化程度。

一、基于异构数据库的财务信息共享机制建立

建立过程可以分为以下4个阶段：（1）借助将不同信息系统的后台程序编码一致化，再对照过去的原始编码与新的一致化编码，就能准确读取每个信息系统中的数据信息，并实现对信息的解析，从而为各个系统之间的信息共享做好铺垫。（2）如果各信息系统的后台数据库是基于不同框架的，就需要建立起各后台数据库之间的数据传输通道，具体操作包括：设计适合各个数据库的数据传输接口程序；插入后台数据传输协议；连接各后台数据库。（3）理顺业务流程，制定严格的系统使用守则，根据流程的实际情况建立与之相应的模块功能，并进行数据上载与储存。按照不同业务流程的运作情况，将生成的各种财务数据和财务信息系统中的凭证一一对应，从而现实数据与凭证的同步化；之后，再根据数据之间的关联性设计相应的数据保存文件。（4）实施数据互换，建立财务信息系统原始数据群，借助有效对接各个数据库，按照事前设定的取数模式，将之前业务环节中的数据传递到后续环节的管理信息系统之中，从而形成原始财务数据日志。为了避免出现数据随意篡改的现象，应进行加密设置，提升数据的安全性。

二、理顺公司业务流程

公司的业务流程中明确规定了每名员工、各职能部门的所有业务活动，并将其有机融合为统一的连续行为，从而逐步实现企业的发展目标。而梳理业务流程则是对其的优化与重组过程，能够有效提升各项业务的运作规范性，让员工可以根据明确的指引开展工作。借助控制业务中的核心节点，能够将员工的个体行为有效汇总为公司的总体行为。

调研发现，WF公司应采取以下步骤进行业务流程梳理：组建流程管理机构（掌控理顺流程的全局）→理顺公司当前的各业务流程（记录流程实际运行情况）→研究当前流程中的不足之处→（若是流程中有不必要的环节）优化业务流程→（若是有必要实施新流程）重组业务流程→流程管理机构审议→落实优化或者重组措施→没有审议通过的，继续提交新的改进方案。

理顺业务流程时，WF公司应该充分结合PDCA循环模式（Plan-do-check-adjustment），拆解当前业务流程，并以此为基础构建相应的优化表单，从而让不同数据信息能够通过优化过的流程实现高效共享，同时可以根据流程核心控制点查询数据的原始出处。若是流程中有不必要的环节，则应该优化流程，将不必须要的环节剔除、简化流程；若是有必要实施新流程，则要对流程进行重组，并建立与之相应的管理规范，从而保证新流程的有效性。通过上文的理顺过程，WF公司对业务流程进行了优化与重组，不但加强了与上游企业的联系，也提升了与下游企业的流程运作效率，从而有效改善了和他们之间的沟通与协作现状，让公司的整个运作过程变得更加科学、更加高效。

不难看出，理顺业务流程其实是一个贯穿企业管理活动始终，而且涉及企业所有业务环节的系统过程。对于现代企业来说，理顺业务流程是进行信息化的重要基础，也是企业实现更高效管理的内在需求，能帮助企业更好的开展风险控制工作。借助理顺业务流程，WF公司能够让各个责任岗位的员工明白其在业务操作过程中扮演的角色；提升风险控制工作的效率，从而实现公司管理机制的改善。

三、实现财务信息系统与业务信息系统的对接

想要提升财务业务的一体化程度，进行财务信息系统和业务信息系统的对接势在必行。对接过程应该基于运作协同操作平台，并遵循建设数据采集与互换接口的原则，实现企业业务数据与财务数据的完美对接。具体对接步骤为：第一步，采集并整合公司的各类业务数据；第二步，按照系统设定的运算逻辑构建财务数据记录凭证模版；第三步，通过模块的自动生成功能，将模板中的业务数据生成财务数据记录凭证。通常来讲，要是财务信息系统后台数据库和业务信息系统后台数据库之间没有实时连通网络的话，就需要借助文件拷贝或者传输的方式实现系统对接；但要是财务信息系统后台数据库和业务信息系统后台数据库之间有实时连通网络的话，就可以借助联机、转存数据库等实现系统对接。转存数据库其实就是暂时存储数据，并及时将数据传输出去的中转站，这样的数据对接模式安全性相对好一些，因为数据互换的双方都无法直接对另一方的后台数据库进行任何操作，从而避免出现恶意的数据篡改以及删除现象。为了保证对接的安全性，WF公司使用的是后一种传输模式。具体的系统对接过程见图1：

图1 系统对接过程图

第一步，对接各业务信息系统和财务信息系统的交易企业信息，对接的信息具体包括：公司客户信息、供应商企业等，并构建信息对比表格；同时，由公司总部以及项目分管公司将各交易明细发送过来，这些信息只能内部使用，绝不可以传播到企业之外。

第二步，对接组织结构与财务对象之间的会计信息，把业务信息系统里面的数据先发送至转存数据库；再通过财务信息系统对数据进行分析与整合，提取其中的有用信息，实现组织结构与财务对象之间的会计信息对接。

第三步，对接个人往来数据信息，把财务信息系统中的个人往来信息，依据一定的顺序进行排序，生成数据表；然后公司总部以及项目分管公司提取有用的个人往来数据。

第四步，根据不同的财务凭证模板设定凭证接口功能，具体设置过程为：（1）确定模板架构。也就是确定所需的凭证模版，通常我们都会将一项业务流程的所有单据划分为同类，若是涉及到的单据过多，那么就需要对其进行分解与细化。（2）确定凭证模版。确定了模板架构之后，就需要根据模板架构确定所需财务凭证的具体数据集成模版。（3）确定系统运算参数。系统用户需要按照自己的具体运营情况，确定不同运算过程的参数，这样大大提升了系统的个性化程度，让系统操作人员可以根据业务需要设定参数，从而提升财务凭证的生成效率。（4）生成业务凭证。进行了上面的处理之后，企业就可以将不同的财务凭证进行整合，汇总为业务凭证。这里的凭证生成操作是可擦写的，也就是如果生成的凭证存在不当之处，操作人员可以将其取消再重新进行生成操作。

通过以上步骤，财务信息系统借助采集到的各项业务数据，利用系统模板生成有关凭证。WF公司借助将财务信息系统和业务信息系统对接，有效改善了当前系统的应用性，并提升了信息处理能力。

四、统一信息标准

因为财务信息系统中的数据存在自己的后台数据库中，业务信息系统的数据也存在自己的后台数据库中，可这两个数据库无论在数据结构还是存储格式上都完全不同，所以导致了系统之间的数据无法实现有效的传输与共享，就算是明知道业务信息系统中有财务信息系统需要的数据，也没有渠道能够快速获得，导致工作效率低下。对于WF公司来说，现在最好的方式就是建立一个数据格式切换中转站，从而实现两套系统之间的信息互换。首先把业务信息系统中的数据发送至格式切换中转站，然后借助数据传输机制把中转站里面的数据发送到财务信息系统里面。为了提升系统的运作效率，建议每天进行一次数据交换，在系统中设定执行时间，由系统自动完成。虽然已经做好数据接口，但是为了确保数据能够正常传输，还是要对接口进行测试，测试功能正常后，就可以进行常规的数据互换操作。具体运作流程见图2：

图2 数据互换过程图

（1）组织机构数据共享。当前WF公司的行政组织与具体核算中的会计对象并没有建立起一一对应关系，导致这两套信息系统建立的树形数据记录结构不同。进行数据同步时，要先把业务信息系统里面存储的组织信息发送到数据格式切换中转站；之后数据协同操作平台会对数据格式切换中转站里面的组织信息进行相应的处理，再把它们发送到财务信息系统中。这样不但实现了组织机构更新数据的同步，也能确保之前的数据接口维持原样。

（2）员工文档数据共享。进行员工文档数据同步时，要先把业务信息系统里面的员工文档数据发送到数据格式切换中转站；之后数据协同操作平台会对数据格式切换中转站里面的员工文档数据信息进行相应的处理，再把它们发送到财务信息系统中。

（3）往来企业数据共享。进行往来企业数据同步的时候，要先把业务信息系统里面的往来企业数据整合之后发送到数据格式切换中转站；之后数据协同操作平台会对数据格式切换中转站里面的往来企业数据进行相应的处理，再把它们发送到财务信息系统中。

（4）业务信息和财务信息的关联数据共享。基于WF公司的实际情况，笔者认为使用ERP系统是其最好的选择。因为ERP系统能快速实现不同数据的集成与共享，并通过自身的运算功能将各类型的数据进行整合与处理，之后高效率输出。进行数据搜索时，只要变动任何一个搜索选项，系统都会马上启动新的搜索机制，针对关键字中的各项数据进行相应的查找，并列出与之相关的财务记录。必要时，还可以生成报表，以便用户全面浏览各项信息数据。实现这两类数据的共享，能够帮助公司管理层更加清楚的掌握公司当前的运营状况，从而制定更加适合公司发展、更加具有针对性的经营决策，进而提升公司的运营效率，最大化公司的价值。

五、实现资金管理数据与业务数据的共享

为了更好地满足发展需要，WF公司非常注意完善自身的财务管理模式。以前，公司进行的财务管理工作基本上就是会计核算以及编制各类报表而已；但是，随着公司的发展与业务范围的拓展，公司希望能够实现资金管理数据和业务数据的共享，从而有效管理公司的业务与资金运作情况，避免因为信息的不对称性导致经营或者财务风险，而令公司蒙受经济损失或者陷入财务危机。

借助财务业务一体化能够有效整合公司的各个价值创造链条，从而找出关键的价值创造环节，并寻求如何更加高效衔接各个业务环节的方法，进而提升公司整体的运作效率。其实，不同业务环节之间不但彼此促进，也会相互制约，如果能够实现数据的共享，就可以密切关注各个流程环节的运作有效性，从而提升流程运作的顺畅程度。WF公司基本上实现了业务数据自动生成凭证的功能，所以确保了不同系统中数据的统一性，使得数据之间具有很高的可比性，令决策者进行数据参考的时候更加一目了然。

（1）预算信息数据。借助表1实现了预算信息数据共享，从而有效提升了WF公司的预算管理效率。