快消行业应收账款管理的内控措施

胡海松

目前我国快销行业的特点，追求的是较高地资金周转效率，本文注重在应收款项的评估审批、过程跟踪乃至事后评估等环节设计关键风险点的控制手段，力求从管理手段上改变应收账款催收难坏账多的不利局面，加快资金回笼。以下仅对相关控制要点提出一些管理思路。

一、赊销业务管理的内控措施

1、客户信息档案的建立

企业销售事业部至少每年应根据客户基本情况、历史交易信用、交易规模等资料将客户分类（从优到劣，分为A、B、C、D四类），形成资料清单和分客户的档案资料归档备查。

2、客户分类评判标准

等级评判标准说明

A类

双方业务合作2年或以上

过去2年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续2年经营状况良好必须同时满足

B类

双方业务合作1年以上两年以下

过去1年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续1年经营状况良好。必须同时满足

C类

1年内发生过欠款和违约行为

应收款账龄在45天以上60天以内

本年度新开发或关键资料不全的客户且无欠款和违约行为满足条件之一

D类

过往1年内发生过不良欠款或其他严重违约行为

生产、经营状况不良，严重亏损

本年度新开发或关键资料不全的客户满足条件之一

3、信用额度、期限、审批权限：

客户分类信用期限信用额度审批职责

A类客户

1个月

1-2个月

2-3个月

3个月以上年销售额50%以内

事业部销售总监

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

B类客户

1个月

1-2个月

2个月以上年销售额30%以内

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

C类客户

1个月

2个月以内年销售额10%以内

集团总裁

集团董事长

D类客户现款现货

4、相关责任部门管理要求

1）销售部门：在签订合同和组织发货时，要按照上述条件来确定客户信用期限和额度，赊销合同都必须有相对应地审批流程后方可盖章执行。在所有赊销业务活动中，经办销售业务员必须要在发货申请单上明确赊销的具体起止期间。

2）仓管部门：仓管员必须接到财务部在发货申请单上签发意见后，方可凭单办理发货手续。

3）财务部门：财务经理要对照上述客户信用限额标准对赊销业务进行审核，对于前账未在约定时间结清的，不得审批发货和二次赊销手续，但该客户能提供可靠担保的情况除外；应收账款会计应按照具体客户建立《信用额度期限表》，并以此监督、复核每笔应收账款回款和结算情况。若存在超过信用期限10日内仍未回款的情况，要及时反馈给财务经理和销售总监，以便销售部门组织业务员尽快进行催收。

二、应收账款过程管理的内控措施

1、合同签订环节

销售业务员在与客户拟订合同或协议书时，必须参照《信用额度、期限、审批权限》表中对应的客户信用额度和期限，根据销售量的大小在合同中明确结算期限。

2、日常管理环节

销售部门应与财务部门建立信息沟通机制。

1）销售部门严格按照《信用额度、期限、审批权限》表与财务部门提供的《应收账款账龄分析表》进行核对，并组织跟踪赊销客户的回款情况。

2）要求应收账款会计每月10日前向财务经理和销售总监提供截至当月尚未收到款项的《应收账款账龄分析表》。

3、回款结算环节

业务人员收取的远期票据（如银行承兑汇票、远期支票等有期限的结算工作）金额大于回款金额时，应当视为暂收款并抵冲下次销售款。非经财务负责人同意，多余部分不得以现金退还客户。

4、对于销售回款的考核和责任追究：

1）对于超期欠款的货款按每天万分之二的比例从业务人员薪酬中扣减进行惩罚，业务人员应按前述收款制度的规定加紧收款。本着扣罚超期是为了督促收款的目的，凡业务人员在超期10日之内收回货款的，退还超期扣款。

2）凡属销售业务员原因导致发生坏账的，应按坏账金额的25%扣减销售业务员的业务提成。

3）财务部应收账款会计要做好应收账款账龄分析工作，并负责应收款的预警和协助销售部门回收货款的工作。对该岗位因应收账款账龄分析出错或不及时预警而导致货款不能及时回收的，给予扣发绩效工资的处罚。

4）业务员在销售货物和清收账款时有下列行为的，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。

1.收款不报或积压收款。2.退货不报或积压退货。3.转售不依规定或转售图利。4.代销其他厂家产品。5.截留，挪用，坐支货款不及时上缴。

三、相关责任人交接环节的内控措施

1、原则：企业业务人员岗位调换、离职，必须对所负责的应收账款办理交接手续。

2、对于调岗，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接。没完成交接工作的不得离岗；未尽交接义务的，责任由原责任人承担；交接清楚后，责任由接替者承担。

3、对于离职，应当提前30日向公司提出离职申请，经批准后再办理交接手续。若未办理交接手续而擅自离岗的薪资不予发放，若此行为给公司带来损失，将按照劳动法追究当事人法律责任。

4、交接的条件：有关交接项目均以交接清单为准，包括资料清单以及未尽事宜要详细表述，交接清单若经交、接、监三方签子确认即视为完成交接，完成交接后若发现账目不符时由接交人负责。离职交接以最后在交接单上签字确认的生效日期为准，业务员提出离职后至正式解除劳动合同前应当将原所负责的应收账款全部收回或取得客户承诺付款的担保书。否则公司不予办理离职手续。

5、接替的人责任：业务人员在办理接交手续时，应完成与客户的对账工作，交接前应核对全部账目报表，对存在的疑问或账目不清问题要及时向上级反映，对未取得询证函或有意代为隐瞒者，接交人应与离职人员需共同承担全部责任。

6、交接过程的责任界定：监督人为销售经理，对于移交时发现的业务人员工作过程中发生的舞弊行为如贪污、受贿、短缺等给公司造成经济损失的，除限期赔偿外，有义务依法追究其民事和刑事责任。

通过以上的措施，结合企业自身所处内外部环境、管理理念以及执行力度，必定会在应收账款的管理上有所突破，为提高企业在市场上的竞争力提供有力的支撑。（作者单位：江苏润恒物流集团）

目前我国快销行业的特点，追求的是较高地资金周转效率，本文注重在应收款项的评估审批、过程跟踪乃至事后评估等环节设计关键风险点的控制手段，力求从管理手段上改变应收账款催收难坏账多的不利局面，加快资金回笼。以下仅对相关控制要点提出一些管理思路。

一、赊销业务管理的内控措施

1、客户信息档案的建立

企业销售事业部至少每年应根据客户基本情况、历史交易信用、交易规模等资料将客户分类（从优到劣，分为A、B、C、D四类），形成资料清单和分客户的档案资料归档备查。

2、客户分类评判标准

等级评判标准说明

A类

双方业务合作2年或以上

过去2年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续2年经营状况良好必须同时满足

B类

双方业务合作1年以上两年以下

过去1年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续1年经营状况良好。必须同时满足

C类

1年内发生过欠款和违约行为

应收款账龄在45天以上60天以内

本年度新开发或关键资料不全的客户且无欠款和违约行为满足条件之一

D类

过往1年内发生过不良欠款或其他严重违约行为

生产、经营状况不良，严重亏损

本年度新开发或关键资料不全的客户满足条件之一

3、信用额度、期限、审批权限：

客户分类信用期限信用额度审批职责

A类客户

1个月

1-2个月

2-3个月

3个月以上年销售额50%以内

事业部销售总监

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

B类客户

1个月

1-2个月

2个月以上年销售额30%以内

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

C类客户

1个月

2个月以内年销售额10%以内

集团总裁

集团董事长

D类客户现款现货

4、相关责任部门管理要求

1）销售部门：在签订合同和组织发货时，要按照上述条件来确定客户信用期限和额度，赊销合同都必须有相对应地审批流程后方可盖章执行。在所有赊销业务活动中，经办销售业务员必须要在发货申请单上明确赊销的具体起止期间。

2）仓管部门：仓管员必须接到财务部在发货申请单上签发意见后，方可凭单办理发货手续。

3）财务部门：财务经理要对照上述客户信用限额标准对赊销业务进行审核，对于前账未在约定时间结清的，不得审批发货和二次赊销手续，但该客户能提供可靠担保的情况除外；应收账款会计应按照具体客户建立《信用额度期限表》，并以此监督、复核每笔应收账款回款和结算情况。若存在超过信用期限10日内仍未回款的情况，要及时反馈给财务经理和销售总监，以便销售部门组织业务员尽快进行催收。

二、应收账款过程管理的内控措施

1、合同签订环节

销售业务员在与客户拟订合同或协议书时，必须参照《信用额度、期限、审批权限》表中对应的客户信用额度和期限，根据销售量的大小在合同中明确结算期限。

2、日常管理环节

销售部门应与财务部门建立信息沟通机制。

1）销售部门严格按照《信用额度、期限、审批权限》表与财务部门提供的《应收账款账龄分析表》进行核对，并组织跟踪赊销客户的回款情况。

2）要求应收账款会计每月10日前向财务经理和销售总监提供截至当月尚未收到款项的《应收账款账龄分析表》。

3、回款结算环节

业务人员收取的远期票据（如银行承兑汇票、远期支票等有期限的结算工作）金额大于回款金额时，应当视为暂收款并抵冲下次销售款。非经财务负责人同意，多余部分不得以现金退还客户。

4、对于销售回款的考核和责任追究：

1）对于超期欠款的货款按每天万分之二的比例从业务人员薪酬中扣减进行惩罚，业务人员应按前述收款制度的规定加紧收款。本着扣罚超期是为了督促收款的目的，凡业务人员在超期10日之内收回货款的，退还超期扣款。

2）凡属销售业务员原因导致发生坏账的，应按坏账金额的25%扣减销售业务员的业务提成。

3）财务部应收账款会计要做好应收账款账龄分析工作，并负责应收款的预警和协助销售部门回收货款的工作。对该岗位因应收账款账龄分析出错或不及时预警而导致货款不能及时回收的，给予扣发绩效工资的处罚。

4）业务员在销售货物和清收账款时有下列行为的，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。

1.收款不报或积压收款。2.退货不报或积压退货。3.转售不依规定或转售图利。4.代销其他厂家产品。5.截留，挪用，坐支货款不及时上缴。

三、相关责任人交接环节的内控措施

1、原则：企业业务人员岗位调换、离职，必须对所负责的应收账款办理交接手续。

2、对于调岗，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接。没完成交接工作的不得离岗；未尽交接义务的，责任由原责任人承担；交接清楚后，责任由接替者承担。

3、对于离职，应当提前30日向公司提出离职申请，经批准后再办理交接手续。若未办理交接手续而擅自离岗的薪资不予发放，若此行为给公司带来损失，将按照劳动法追究当事人法律责任。

4、交接的条件：有关交接项目均以交接清单为准，包括资料清单以及未尽事宜要详细表述，交接清单若经交、接、监三方签子确认即视为完成交接，完成交接后若发现账目不符时由接交人负责。离职交接以最后在交接单上签字确认的生效日期为准，业务员提出离职后至正式解除劳动合同前应当将原所负责的应收账款全部收回或取得客户承诺付款的担保书。否则公司不予办理离职手续。

5、接替的人责任：业务人员在办理接交手续时，应完成与客户的对账工作，交接前应核对全部账目报表，对存在的疑问或账目不清问题要及时向上级反映，对未取得询证函或有意代为隐瞒者，接交人应与离职人员需共同承担全部责任。

6、交接过程的责任界定：监督人为销售经理，对于移交时发现的业务人员工作过程中发生的舞弊行为如贪污、受贿、短缺等给公司造成经济损失的，除限期赔偿外，有义务依法追究其民事和刑事责任。

通过以上的措施，结合企业自身所处内外部环境、管理理念以及执行力度，必定会在应收账款的管理上有所突破，为提高企业在市场上的竞争力提供有力的支撑。（作者单位：江苏润恒物流集团）

目前我国快销行业的特点，追求的是较高地资金周转效率，本文注重在应收款项的评估审批、过程跟踪乃至事后评估等环节设计关键风险点的控制手段，力求从管理手段上改变应收账款催收难坏账多的不利局面，加快资金回笼。以下仅对相关控制要点提出一些管理思路。

一、赊销业务管理的内控措施

1、客户信息档案的建立

企业销售事业部至少每年应根据客户基本情况、历史交易信用、交易规模等资料将客户分类（从优到劣，分为A、B、C、D四类），形成资料清单和分客户的档案资料归档备查。

2、客户分类评判标准

等级评判标准说明

A类

双方业务合作2年或以上

过去2年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续2年经营状况良好必须同时满足

B类

双方业务合作1年以上两年以下

过去1年内未发生不良欠款和其他严重违约行为

最近连续1年经营状况良好。必须同时满足

C类

1年内发生过欠款和违约行为

应收款账龄在45天以上60天以内

本年度新开发或关键资料不全的客户且无欠款和违约行为满足条件之一

D类

过往1年内发生过不良欠款或其他严重违约行为

生产、经营状况不良，严重亏损

本年度新开发或关键资料不全的客户满足条件之一

3、信用额度、期限、审批权限：

客户分类信用期限信用额度审批职责

A类客户

1个月

1-2个月

2-3个月

3个月以上年销售额50%以内

事业部销售总监

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

B类客户

1个月

1-2个月

2个月以上年销售额30%以内

事业部总经理

集团总裁

集团董事长

C类客户

1个月

2个月以内年销售额10%以内

集团总裁

集团董事长

D类客户现款现货

4、相关责任部门管理要求

1）销售部门：在签订合同和组织发货时，要按照上述条件来确定客户信用期限和额度，赊销合同都必须有相对应地审批流程后方可盖章执行。在所有赊销业务活动中，经办销售业务员必须要在发货申请单上明确赊销的具体起止期间。

2）仓管部门：仓管员必须接到财务部在发货申请单上签发意见后，方可凭单办理发货手续。

3）财务部门：财务经理要对照上述客户信用限额标准对赊销业务进行审核，对于前账未在约定时间结清的，不得审批发货和二次赊销手续，但该客户能提供可靠担保的情况除外；应收账款会计应按照具体客户建立《信用额度期限表》，并以此监督、复核每笔应收账款回款和结算情况。若存在超过信用期限10日内仍未回款的情况，要及时反馈给财务经理和销售总监，以便销售部门组织业务员尽快进行催收。

二、应收账款过程管理的内控措施

1、合同签订环节

销售业务员在与客户拟订合同或协议书时，必须参照《信用额度、期限、审批权限》表中对应的客户信用额度和期限，根据销售量的大小在合同中明确结算期限。

2、日常管理环节

销售部门应与财务部门建立信息沟通机制。

1）销售部门严格按照《信用额度、期限、审批权限》表与财务部门提供的《应收账款账龄分析表》进行核对，并组织跟踪赊销客户的回款情况。

2）要求应收账款会计每月10日前向财务经理和销售总监提供截至当月尚未收到款项的《应收账款账龄分析表》。

3、回款结算环节

业务人员收取的远期票据（如银行承兑汇票、远期支票等有期限的结算工作）金额大于回款金额时，应当视为暂收款并抵冲下次销售款。非经财务负责人同意，多余部分不得以现金退还客户。

4、对于销售回款的考核和责任追究：

1）对于超期欠款的货款按每天万分之二的比例从业务人员薪酬中扣减进行惩罚，业务人员应按前述收款制度的规定加紧收款。本着扣罚超期是为了督促收款的目的，凡业务人员在超期10日之内收回货款的，退还超期扣款。

2）凡属销售业务员原因导致发生坏账的，应按坏账金额的25%扣减销售业务员的业务提成。

3）财务部应收账款会计要做好应收账款账龄分析工作，并负责应收款的预警和协助销售部门回收货款的工作。对该岗位因应收账款账龄分析出错或不及时预警而导致货款不能及时回收的，给予扣发绩效工资的处罚。

4）业务员在销售货物和清收账款时有下列行为的，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。

1.收款不报或积压收款。2.退货不报或积压退货。3.转售不依规定或转售图利。4.代销其他厂家产品。5.截留，挪用，坐支货款不及时上缴。

三、相关责任人交接环节的内控措施

1、原则：企业业务人员岗位调换、离职，必须对所负责的应收账款办理交接手续。

2、对于调岗，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接。没完成交接工作的不得离岗；未尽交接义务的，责任由原责任人承担；交接清楚后，责任由接替者承担。

3、对于离职，应当提前30日向公司提出离职申请，经批准后再办理交接手续。若未办理交接手续而擅自离岗的薪资不予发放，若此行为给公司带来损失，将按照劳动法追究当事人法律责任。

4、交接的条件：有关交接项目均以交接清单为准，包括资料清单以及未尽事宜要详细表述，交接清单若经交、接、监三方签子确认即视为完成交接，完成交接后若发现账目不符时由接交人负责。离职交接以最后在交接单上签字确认的生效日期为准，业务员提出离职后至正式解除劳动合同前应当将原所负责的应收账款全部收回或取得客户承诺付款的担保书。否则公司不予办理离职手续。

5、接替的人责任：业务人员在办理接交手续时，应完成与客户的对账工作，交接前应核对全部账目报表，对存在的疑问或账目不清问题要及时向上级反映，对未取得询证函或有意代为隐瞒者，接交人应与离职人员需共同承担全部责任。

6、交接过程的责任界定：监督人为销售经理，对于移交时发现的业务人员工作过程中发生的舞弊行为如贪污、受贿、短缺等给公司造成经济损失的，除限期赔偿外，有义务依法追究其民事和刑事责任。

通过以上的措施，结合企业自身所处内外部环境、管理理念以及执行力度，必定会在应收账款的管理上有所突破，为提高企业在市场上的竞争力提供有力的支撑。（作者单位：江苏润恒物流集团）