会奖活动的风险管理之案例分析

2014年7月17日，MH17航班在乌克兰靠近俄罗斯边界顿涅茨克的沙赫乔尔斯克坠毁，共298人罹难，其中包括108名研究艾滋病的专业人士。据悉，这108名专业人士原计划前往墨尔本参加第20届国际艾滋病大会（AIDS2014），预计在吉隆坡转机，而空难的发生，无疑为第20届国际艾滋病大会蒙上了一层阴影……

现如今，会议产业正在逐步复苏，各行业会议及国际性会议开始增多，在会议策划前期到会议执行期间，各类突发状况时有发生。大新华国际会议展览有限公司第五事业部副总监卢纯向我们介绍：“一般在活动中可能遇到的风险很多。恶劣的自然灾难如：地震、火山喷发、海啸。各种政治事件如：恐怖袭击、政变、罢工。会议食品安全例如食品中毒、饮食过敏等。”因此，在活动期间，做好前期防范和风险管理也是保障活动成功举办的关键因素之一。下面，我们将结合具体案例来进行解析。

案例一

2014年12月31日23时35分许，正值跨年夜活动，因此很多游客、市民聚集在上海外滩迎接新年。黄浦区外滩陈毅广场进入和退出的人流对冲，致使有人摔倒，发生踩踏事件。事故致使36人死亡，49人受伤。

案例分析：

通常来说，展会活动最大的特点就是人流量大、密度高，尤其以类似案例中的跨年、节庆等活动居多。因此，在此类大型活动中，安全问题是展会活动风险管理中的重点，同时也是难点。各种突发事故随时都有可能发生，制定活动安全预案十分必要。

其实，在大型活动中发生踩踏事故已经不是第一次了。2004年2月5日，在北京市密云县密虹公园举办的密云县元宵节灯会上，由于领导和管理责任不落实，导致彩虹桥（亦称云虹桥）上拥挤、踩踏，造成37人死亡、37人受伤的特大傷亡事故，引起了社会的高度重视。然而，这并没有杜绝此类现象的发生，因此，在展会活动中，做好安保工作、提高危机意识也是避免风险的途径。

北京市朝阳区对外交流协会副秘书长李有平向我们介绍，“要有效避免活动中的风险，首先在活动策划时需按照《北京市大型社会活动安全管理条例》规定，对活动单位相关材料审核，签订各项协议书，进行安全风险评估报告及电消检报告。此外，还需要根据活动情况，对场地进行勘察，了解现场设备设施及应急出入口，消防措施情况等，并结合活动的人、事件、地等各项因素进行分析论证提出整改建议等。”

而在出现人员拥挤的情况下，在接到活动区域出现人员拥挤或演出现场游人秩序失控的报告时，就应该有计划的停止、暂缓活动区域内的相关活动，组织保安人员对封闭区域的游客进行疏散。

案例二

2010年，位于冰岛南部的艾雅法拉火山在3-4月接连两次爆发，火山喷发释放出的大量气体导致空中运输瘫痪。据有关方面的统计，全球约680万人因欧洲空中管制措施受困于30多个国家的300多个机场。其中，多个会议团滞留欧洲各国。

案例分析：

一般来说，自然灾害是人们无法预料且避免不了的。大新华国际会议展览有限公司第五事业部副总监卢纯在谈到此问题时表示：“面对这些突如其来的风险，我们首先要做的就是组织酒店资源以保证延期的住宿问题，同时要组织航班资源，为参会人员尽快撤离做好充足准备。还要尽快联系大使馆解决因为自然灾害导致的签证延期问题。”

为防止自然情况给活动带来不便，在2014年南京青奥会期间，青奥气象指挥中心全程监控天气，为能及时准确地预报青奥会期间的天气变化，气象卫星从半小时一次提高到6分钟观测一次。上海、江苏、安徽、浙江、山东等省（市）气象部门的15部天气雷达、6620个自动气象站的信息实现共享。此外，青奥会奥组委还针对可预见状况制定了一系列的预防措施，确保青奥会的顺利举办。

案例三

2008年高交会开幕式前，在深圳市治安巡警支队、福田消防大队的指导下，在高交会举办场馆——深圳会展中心，举行了深圳会展中心投入使用以来课目最多、规模最大的一次实战演习。通过场景逼真的演练，使全场人员全面了解消防设施的使用情况和遇到火灾如何应急处理等，进一步提高人们的消防意识。

案例分析：

常言道：“水火无情”。在各类的展会活动中，由于电路短路、电器功率过大等原因而引起火灾是常有的事。而为了避免由于火灾给人们带来的灾害，在展会活动前期，就应该充分做好火灾预防及现场应急的备案。

北京市朝阳区对外交流协会副秘书长李有平表示：“在活动现场发现火情后，现场指挥人员、安保人员、工作人员迅速使用附近的灭火器材实施火险扑救并组织人员疏散，同时将现场情况上报主管领导，分别负责组织扑救组人员携带和使用火灾附近的灭火器等消防设施进行灭火，并设置半径为30米警戒线；救援组成员负责疏散游客与救助伤员，配合现场公安机关维持现场秩序；落实引导现场备勤救火车辆赶赴失火现场，并引导救援车辆进入现场。现场指挥人员负责将火灾状况、火灾地点、周围游客数量、伤亡人员等情况上报指挥部办公室。同时负责对人员、车辆的疏导。活动现场的120急救专业医护人员及医疗救护人员对现场伤者实施救助，并将现场人员救助情况上报指挥部办公室。”

案例四

2008年，上海浦东新国际博览中心E6展厅内发生一起安全事故。在搬运过程中，一块广告版从高处砸下，导致1名撤展工人当场死亡，3人受伤。事后，据安监部门表示，事故原因可能与脚手架轮子松脱有关。

近年来，展台坍塌事故时有发生。仅2015年至今为止就有广州照明展、武汉汽车后市场博览会、第十五届中国国际模具技术和设备展览会等多起展台坍塌事故。

案例分析

在此情况下，业内人士纷纷对展台坍塌事故做出了详尽的分析与讨论。从分析事故原因到事后的解决方案……在前不久由《中外会展》杂志组织开展的“展台倒塌谁之过”专题座谈上，行业专家纷纷阐述了自己的观点。

对此，北京笔克展览展示有限公司总经理李麒表示：“一旦出现事故，则要及时采取相关措施。及时疏散现场人员，将受伤人员送往医院，清理现场。”而为了减少事故发生的可能性，李麒说：“建议曾经出现事故的企业的押金翻倍，特别严重的建议禁止其入场，提高相关企业的违法成本；提倡场馆信息联网，如果不能实现全部联网，可以先在主要场馆内部实现信息联网，在一家场馆出了事，其他场馆也禁止入内。”

中国畜牧业协会副秘书长刘强德在座谈上也谈到：“可以尝试几种方法减少事故和损失：一、尝试与保险公司合作，强制为特装搭建商上保险，因为一旦出现事故，赔付是最关键的；二、主场搭建商一定要与特装搭建商签订安全协议，协议的备案我们是要监督的；三、在现场施工方面，我们到任何一个场馆办展首先要看展馆的相关配套。”

在展会活动中，多数的参展观众对危机风险的意识都不够，在事故发生的时候，很难进行有效的自我保护。因此，在展会开始前，组织者或承办方可以将所有可能遇到的风险事项、紧急逃散方式以及在发生灾害时的急救措施告知每一位与会者。

在各类大型展会活动中，突发事件时有发生，而我们能够列举出来的也只是能预见到及发生过的。除了以上的情况，在展会活动中，由于组织方组织不力而造成参会参展人员食物中毒、摔伤、物品丢失等情况也时有发生。华阳恒通会展集团董事长罗朝华说：“会议风险管理的根本所在就是，要使活动组织者在风险最低的前提下，追求收益最大化；或在收益一定的前提下，追求风险最小化。”因此，在活动前充分做好相关预案是十分必要的。

对此，海南春秋西点商务会议展览有限公司副总经理刘瑾在采访中谈到：“合理的评估风险、积极寻求解决办法是避免风险发生的重要途径之一。”即合理的通过假设风险的方法、进行细节预设评估并制定解决及预防方案。“其实有很多方法可以评估风险，我们常用的矩阵式就是很好的方法（見左图），当纵轴是可能出现的风险时、横轴是这些风险所带来的影响结果。我们经常说服务要标准化，但是针对于风险我们是没有办法标准化的，这种方法是很有参考性的。”刘瑾说。

展会活动风险管理是展会活动管理工作中不可缺失的重要部分，风险往往与危机共存。活动的顺利进行离不开的对突发事件的风险管理。而做好展会活动的风险管理不仅能有效的保护企业经营不受到各类因素的影响，保证企业经营，也可以使组织单位通过会议风险管理，对整体活动的运行过程拥有前瞻性，提前预知可能发生的风险，规避风险。因此，为保证活动得到成功，做好风险管理是十分必要的。

总之，不论是会议还是活动，只要有人参与，风险就客观存在。而作为会议活动的策划和执行者，要想进行有效的预防、管控，这就需要管理者从风险识别、风险量化、风险对策研究、风险对策实施控制等一系列过程中，做到将积极因素所产生的影响最大化和使消极因素产生的影响最小化。