试论对社保档案中的信息资源的开发与利用

2015-01-10池莉蓉

中国管理信息化 2015年19期

关键词：社会保障档案馆环节

池莉蓉

（秀山县人力社保局中平乡社保中心，重庆 409906）

试论对社保档案中的信息资源的开发与利用

池莉蓉

（秀山县人力社保局中平乡社保中心，重庆 409906）

社保档案资源建设逐渐发展完善，服务人民的档案利用体系也日趋进步、走向成熟。为了更好的贯彻落实党和政府关注社保、改善民生的政策措施，切实贯彻落实全面、协调.、可持续的发展观，努力构建社会主义和谐社会的繁荣发展，各级政府部门都积极将社保问题摆在首位,切实抓好民生工作。

社会档案资源；档案建设；管理利用服务

1 社保档案信息资源的利用与开发的意义

社保档案工作如普通的档案工作一样，是由档案信息的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务和统计环节组成，只是由于社保档案的特殊性，编研工作和统计工作会相对的弱化，但是利用服务工作仍然是重中之重，它是社保档案信息与社会发生联系的主要通道，是直接面对利用者的工作，一系列的环节都是为了更好地做好社保档案的利用而开展的，是社保档案利用服务的基础。社保档案的利用者不会去直接接触其他环节的工作，即使其他环节的工作做得再好，没有利用服务环节或者利用服务环节做得不够好，利用者就无法体会到其他环节中工作人员的辛苦和优秀。

社保档案利用服务工作是衡量社保档案工作质量的重要标志，它除了可以检测其他环节的工作质量之外，社保档案信息资源的利用服务的优化势必给其他环节提出更高的要求。通过利用服务环节，社保档案工作人员会了解到社保档案的利用规律，不同种类的档案会在什么时间段被集中利用，何种档案会逐渐地受到关注等等，通过这种规律，档案人员就会利用这种规律有目的、有针对性地去做好收集和整理，甚至编目和检索的工作，以便利用者对于档案的利用更具时效性。社保档案的利用服务水平得到提升，相关的基础工作也要配合，例如相关文件的及时归档、数据库的更新、检索方式的优化，硬件设施的完善等等。

2 加强我国社保档案信息资源建设

2.1 加强对社保档案理论的研究，为社保档案建设提供支持

根据实际需求探索建立针对社保档案整理实践的相关理论。一方面，对已经进入综合档案馆的社保档案合理规整，并在整理的过程中不断发现新问题，进而在解决问题的过程中丰富社保档案的实践理论。另一方面，可以针对群众在利用社保档案时往往集中于其中几个甚至多个特定种类的现实情况，探求建立新的社保档案管理模式，社保档案信息管理模式可以探索将与每个社会个体相关的社会档案信息进行整理，并且借助计算机信息系统进行档案信息的保管，为社会档案信息利用提供方便。通过这种整理模式的创新，能够在实现社会档案实体管理的同时，借助社会信息管理模式为社保档案信息资源的利用提供有力支持，加强整个档案管理的系统性。同时，还要积极将这种实践探索上升到理论高度，丰富社保档案的应用理论，从而进一步指导综合档案馆社保档案信息资源的建设，解决人民群众方便快捷利用档案的需求与社保档案依照保管造成的分散性之间的矛盾，以达到服务社会大众的需求，提高社保档案的利用率。2.2统一社保档案数字化标准

综合档案馆需要在加强本馆社保档案数据库建设的同时，引导其他涉民单位建设社保档案数据库共享平台。一方面，综合档案馆要立足于本馆实际，积极推进社保档案数据库的建设。通过整理馆藏社保档案，开展纸质档案数字化与电子文件规范化工作，丰富社保档案数据库的内容，建立以全宗为单位的档案目录数据库和档案全文数据库，注重对馆内不同种类的社保档案分类建库，对于综合档案馆来说，积极组织建立流动人口社保档案数据库共享平台，发挥自身优势，成为档案馆提高社会地位，发挥档案作用的好机会。重视社保档案数字化的质量，着重保证社保档案信息的真实性和有效性，同时突出社保档案数据库建设标准的制定，为社保档案的有效利用提供支持。

3 社保档案信息资源的利用服务实践

社会保障档案建设和管理的最终目的是提供利用、为民服务。能够为社保工作提供档案信息资源，为科学决策提供依据；解决百姓的实际需求和切实关心的社会保障问题。社会保障档案工作部门应加强重视，积极采取多项措施保证社会保障档案的利用服务工作顺利开展。首先，社会保障工作展幵利用与保密范围，对社会保障档案的利用权限做出明确规定，各区（市）保存的档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。档案管理部门或档案工作人员应当配合本单位做好政府信息公开工作，保证住房保障档案的安全、合理、有效利用。其次，充分挖掘档案信息资源，进行社会保障档案的深度开发。为社会提供开放式咨询服务，帮助利用者查阅有关文件或档案资。要建立合理有偿服务的机制，在政策和条件许可并确保社会效益的前提下，创造应有的经济效益，实现社会保障档案管理和建设的良性发展与自我完善，发挥社会保障档案的最大价值。

此外，掌握社会保障档案的利用效果，根据记录和实际利用情况适时适度调整和完善社会保障档案的管理与利用服务工作。再次，要建立社会保障档案管理信息系统，全面实行数字化管理。就需要利用信息技术开展社会保障档案的信息采集、归档、保管和利用，实现档案的数字化管理，从而满足社保档案信息资源的建设、发展、管理的需要。