文化事业单位档案网络服务探讨

2015-01-10郭娟娟

中国管理信息化 2015年19期

关键词：信息检索档案馆事业单位

刘群，郭娟娟

（济南市图书馆，济南 250001）

文化事业单位档案管理网络服务的重大作用就在于信息服务机构能够运用加工、处理、存贮、传递信息的专业技能和先进技术手段使泛滥的信息系统化，使用户迅速找到自己所需要的档案信息。

1 文化事业单位档案网络服务的前提条件

1．1 应用现代信息技术

现代信息技术的出现打破了信息时空限制，计算机的使用和网络的发展使信息的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面都发生了重大变化，并为广泛的信息交流提供了可能。文化事业单位综合档案馆（室）在自身的建设与发展过程中，必须应用现代信息技术，在传统阅览设施的基础上，加强网络设备建设，建立电子阅览室，利用网络终端，让多媒体、激光打印机等现代技术，使用户享受到方便、快捷、直观的服务。

1．2 建立文化事业单位档案网络

随着信息技术、网络技术和数字化技术的飞速发展，文化事业单位档案馆（室）应把设置档案管理主页作为一项重要工作来抓。文化事业单位档案管理主页是档案信息服务的指南，其作用如下：一是对网上用户利用档案信息资源起着重要的引导作用；二是为用户查阅、检索各种有用的档案信息提供优质的服务；三是使文化事业单位档案部门借助计算机网络，摆脱自我封闭、走向社会，建立起文化事业单位档案信息服务的新模式。

1．3 建立文化事业单位档案信息数据库

加强档案工作数字化和网络化建设的前提是建设资源配置合理、利用方便的档案信息数据库，即对档案实物载体和各种形式的信息载体有序的整理。建立档案信息数据库应包括以下几个方面的内容：一是将馆藏的印刷型纸质文档及其它各类载体的档案进行数字化处理，根据需要建立不同类型的数据库。二是通过对电子文件的收集，按照数字管理体系进行归档、整理，建立相应的数字化档案数据库。三是建立各类数字化档案内容专题数据库。根据文化事业单位现代化管理主要内容和发展方向，深入揭示某一系列专题档案内容，建立从目录到档案全文内容的数据库。如：历年大事记数据库、重要文件数据库、历年完成重要业务指标数据库等。

1．4 提高文化事业单位档案工作者的业务素质

档案工作者的素质是数字化建设的一个关键因素。在网络环境下，随着档案形态的彻底变革，其工作重点将转移到信息资源的开发和利用上来，工作内容将由信息咨询、信息服务等组成。而信息服务工作的对象将由以文献单元为主深入到以知识单元为主。在网络环境下，档案是高度发达的信息网络上的一个重要节点，它必须根据外部环境的变化，重新审视自己在社会生活中的地位，调整自己的行为。同样，档案工作人员将成为名副其实的信息专家，其职能主要在信息资源的开发与利用、信息产品的生产以及为用户提供使用信息的教育与培训。档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理、数据录入、网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能，要熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术和多媒体技术，要具备网页制作和维护能力。只有这样，档案工作者才能适应档案数字化建设和现代管理的需要。

2 文化事业单位档案网络服务的具体措施

2．1 建立文化事业单位档案信息检索系统，为用户提供服务

开展网络档案信息检索服务的重中之重就是要建立文化事业单位档案信息检索系统，因为文化事业单位档案检索系统不仅能直接列出案卷目录、文件目录，而且还能提供用户输入检索要素的搜索引擎；不仅可以按分类号查询，还可以提供关键词、作者、标题、日期等检索方式。只有建立了文化事业单位档案信息检索系统，在文化档案网站上开辟档案信息检索系统客户终端使用说明栏目，将档案信息数据库的资料范围、检索途径、索取方式加以介绍，并通过电话联系、网络信息反馈等方式，与用户进行交流与沟通，及时解答用户对检索系统所提出的各种问题，以保证用户顺利地使用档案信息检索系统。

2．2 丰富档案网站内容，提供特色馆藏档案信息

文化事业单位档案网络信息服务的重要组成部分是对档案信息资源按专题、类别进行二次或三次的加工、提炼和深层开发，开发信息检索、汇总分析、专题跟踪等工作，如：大事记查询；机构变更、职工名录查询；提供现行文件在线阅览和在线目录检索等。这些工作主要是通过用户特定的专题需要进行档案信息资源的专供服务，因此，文化事业单位档案馆（室）应设立专或兼职主页制作和维护人员，利用专业方法和技能，对馆藏资源和网络信息资源进行分析鉴别，并按专题进行信息的加工和创新，然后，在主页上设置多级链接，将档案信息由浅入深、逐一展示。

2．3 开展档案数字信息咨询服务

开展文化事业单位档案数字信息咨询服务，首先，要将数字咨询服务的网页与档案室的主页相相连，充分揭示该项服务的过程；其次，通过数字档案管理开发系统快速建立FAQ数据库，将档案馆（室）常见的问题与解答存放在FAQ数据库中，方便读者进行查询与浏览；第三，用户在FAQ中找不到答案时，可以通过填写表单进行咨询，档案管理工作人员以E-mail的形式，在两个工作日内进行回答；第四，档案工作者通过系统提供的实时在线虚拟参考咨询平台，采用实时和互动的技术，与用户进行现场的对话和同步浏览。