刍议如何做好新时期下办公室行政管理工作

胡全全

摘 要：事业单位办公室是沟通上下、联系左右、传递信息的中枢纽带，其工作是比较繁忙的，工作内容多元化，涉及到文秘、档案、值班、督查、人事、宣传、协调沟通、政务等，且具有不固定性，工作强度大、任务重。因此说，事业单位办公室行政管理工作的效率如何，关系到事业单位的整体运作效果。本文简要分析办公室行政管理工作的性质特点、行政管理职能，以及如何做好办公室行政管理工作的建议措施。

关键词：事业单位；行政管理；办公室

事业单位办公室是对内对外的一个重要“窗口”，在单位运作过程中发挥着“纽带桥梁”作用，担负着信息和决策的上传下达，协调沟通各职能部门紧密配合以及后勤服务等工作责任，同时也有着协助领导制定决策以及监察执行等职能，可以说，单位办公室是单位的信息中心、服务中心、参谋中心和指挥中心，对单位的健康、和谐、有序发展发挥着至关重要的作用，所以必须充分做好办公室行政管理工作，促进单位的高效运作。

1.办公室行政管理工作的性质特点

1.1 服务性

行政管理工作的特点之一是服务，每天的工作内容是联系、沟通、协调，负责信息的上传下达，这种服务性具体体现在：第一，服务领导。服务领导是行政管理部门的首要工作内容，接收领导指令对内对外传达信息，辅助领导促进工作的顺利进行，所以这就要求行政管理人员要具备整体意识，领会领导的工作意图。第二，服务各部门。主要是跟各部门之间做好协调、沟通工作，这是行政管理工作确保各部门之间紧密配合、协调一致高效运作的重要工作。第三，服务单位员工。行政管理部门管理着单位各种物资，承担着为职工创建良好办公环境的责任。所以，在必要时要调用单位的物资帮助有困难的员工，调动员工工作积极性、激发员工工作热情。

1.2 繁杂琐碎

第一，办公室行政管理工作是琐碎的，大部分都是些很微小的事，但由于行政管理工作起着沟通协调各部门、承上启下的作用，这些琐碎的事情是非常重要的，一旦处理不好，则会影响整个单位各部门之间协调配合的脱节。第二，办公室行政管理工作内容不固定，没有明确的工作目标，工作关系复杂，任务繁重。主要表现在以下几方面：首先，工作内容从上到接待领导，下到办公用品的购买和发放，无论是服务领导开展的工作还是服务基层员工开展的工作都必须谨慎周全，不能出现差错，否则就会影响其他部门或其他环节的运作；其次，办公室内人事关系的处理。对内，上下级之间、同级之间要做好及时沟通和处理，打造和谐、团结、友好的工作氛围；对外，要处理好与其他单位、政府部门的良好关系，树立好本单位良好的形象，也为本单位争取良好的外部支持环境。最后，行政管理工作没有固定、具体的工作内容，一旦有任务就得立马执行，不分时间、地点都要将任务按时完成好。

2 做好办公室行政管理工作的建议措施

2.1 正确把握办公室行政管理职能

要做好办公室行政管理工作，首先就得清楚行政管理这个职位的职能，明确了职能之后，在开展工作的时候才能做到有预见性、目的性，充分发挥职能作用。行政管理职能有：第一，助手职能。行政管理人员要充分了解领导的工作决策部署意图，以此为导向配合领导做好各项任务传达、部署任务，以确保各部门、外部单位的协调运作，提高决策的执行效率。第二，参谋功能。行政管理人员要做好充当领导参谋的角色，要多深入基层员工中，了解员工的心态、困难、诉求，听取基层员工的心声，并向领导反馈，以便为领导做决策时作参考依据。第三，协调职能。行政管理人員要及时、准确的传达领导决策意见，及时给各部门提供必要的帮助，协调好各部门之间的关系，调动员工工作的积极性和创造性，发挥好行政管理职位润滑剂、协调的作用，促进单位的和谐、有序、高效运行。

2.2 正确处理好各项工作事务的关系

办公室行政管理职位的工作是繁琐复杂的，很多时候各种工作任务集中、交叉在一起，千头万绪，不知如何进行先后处理、安排，因此，这就要求行政管理人员要掌握正确处理好各项工作事务关系的技巧。第一，处理好服务中心和日常事务的关系。办公室行政管理人员在平时工作中，要学会变被动为主动，不能被繁琐的工作事务淹没而理不清思路，所以就要按保证重点、统筹兼顾，在工作安排上要将重点工作、全局工作、中心工作摆在首位，在有冲突的情况下，一般日常性事务工作给中心工作让路。第二，处理好参与决策和抓好落实的关系。决策是关系到单位全局性问题的工作，行政管理人员要善于分析、判断，做到能谋善段。与此同时，也要协助领导做好决策贯彻落实工作，按照工作分工安排，制定落实标准，明确工作完成时间，做好监督检查。第三，处理好政务服务和事务服务的关系。这两者都是服务于领导的工作，政务是核心、事务是保证，两者可以分主次对待，以政务服务为主线，以日常接待、后勤服务为次要，但两者都得认真对待。第四，协调好行政工作与其他各部门的关系。在市场经济条件下，资源的自由配置，事业单位也要面临市场的竞争，办公室需要协调的关系也越来越多，领导和员工之间、同级之间、内部和外部之间、本部和分部之间等的关系都要协调好，维护好。办公室行政管理职位在协调这些关系时要做到：维护领导核心地位，做好部门之间工作的协调性，团结、凝聚职工的向心力，争取外部环境的支持度，从而形成合力，促进本单位的和谐、有序、健康发展。

2.3 行政管理人员本身综合素质和能力的提高

一是要增强服务、奉献意识。行政管理工作带有服务性质，作为行政管理服务人员就要增强自身的服务、奉献意识，紧紧围绕“围绕中心、服务大局”的理念，从全局角度思考问题、分析问题，充分认识到做好自身工作、服务好单位各级职能部门及其人员的重要性，在工作上多点奉献精神、服务精神，为广大职工创造良好的工作环境和氛围，处理好个人利益和集体利益的有机统一。二是提高沟通和综合协调能力。行政管理部门是单位的中枢部门，承担着协调、沟通各职能部门的责任，因此，作为办公室行政管理人员要提高自身的沟通能力、综合协调能力，在沟通上要讲究技巧和方式方法，面对问题时既要讲究原则，也要讲究人文关怀，在协调上要照顾好多方的利益和感受，寻求最佳利益平衡点，以保证整个单位体系的协调运作。三是学习专业领域知识，做好调查分析，提高决策的高效性和准确性，提高综合素质能力。行政管理部门要协助领导做决策，这就要求行政管理人员具备一定的管理知识和专业领域的知识，而且还需要深入基层一线做好调研分析工作，这样才能为领导提供可行性、有建设性的决策依据。此外，新形势下，办公室行政管理工作的要求和标准更高，这就要求行政管理人员不断提高心理素质和办事能力，以提高高压高要求下的适应性。

3 结束语

随着事业单位的发展，办公室已经成为了单位综合性的管理服务机构，承担着单位发展谋划决策以及监督决策顺利执行服务的重要职责，关系到单位的高效、有序运作。因此，办公室要充分认识行政管理工作的性质，明确把握办公室行政管理工作的三大职能，处理好四大工作事务关系，增强办公室行政管理人员的服务意识和心理素质，加强沟通能力、综合协调能力的锻炼，加强相关专业领域知识的学习，从而不断提高自身综合素质和能力，确保办公室行政管理工作效率的全面提升。

参考文献

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